Excel 函數 IF 全面教學
Excel IF函數是辦公自動化與數據分析中不可或缺的工具。它能根據指定條件，靈活地返回不同結果，廣泛應用於成績評定、專案進度追蹤、業績分類、工時統計等多種場景。無論你是專案經理、團隊領導還是日常資料處理者，熟練掌握IF函數都能大幅提升工作效率。
舉例來說，專案管理者可利用IF函數自動判斷任務是否逾期，業務人員可根據銷售額自動分類績效等級，HR可依員工出勤自動判斷是否需補假。這些自動化判斷不僅減少人工錯誤，也讓決策更即時。
IF 函數語法與參數說明
IF 函數語法結構
IF函數的基本語法如下：
=IF(邏輯測試, 條件成立時的結果, 條件不成立時的結果)
例如：
=IF(A1>=60, "及格", "不及格")
參數詳細解析與注意事項
| 參數名稱 | 必填 | 說明 |
|---|---|---|
| logical_test | 是 | 欲判斷的條件（如A1>=60），結果為TRUE或FALSE |
| value_if_true | 是 | 若條件成立（TRUE）時要回傳的值或公式 |
| value_if_false | 是 | 若條件不成立（FALSE）時要回傳的值或公式 |
注意事項：
– 所有三個參數皆需填寫，否則可能出現錯誤或非預期結果。
– value_if_true與value_if_false可為文字、數字、公式或其他函數。
– 若需回傳空白，可輸入""。
IF 函數常見應用範例
單一條件判斷（如成績及格判斷）
假設A欄為學生分數，B欄需顯示是否及格。
公式：
=IF(A2>=60, "及格", "不及格")
步驟說明：
1. 在A2輸入分數（如75）。
2. 在B2輸入上述公式。
3. 按下Enter，B2即自動顯示「及格」或「不及格」。
應用情境：
學校成績判斷、KPI達標判斷、任務完成狀態分類等。
多條件判斷與嵌套 IF
若需根據分數分為A/B/C三個等級：
公式：
=IF(A2>=85, "A", IF(A2>=60, "B", "C"))
步驟說明：
1. 在A2輸入分數（如68）。
2. 在B2輸入上述公式。
3. 按下Enter，B2即顯示「B」。
應用情境：
獎金分級、績效評等、風險分級等。
IF 結合 AND/OR/NOT 的進階用法
AND用法：
同時滿足多個條件才成立。例如：分數大於等於60且出勤率大於等於80%才算及格。
公式：
=IF(AND(A2>=60, B2>=0.8), "及格", "不及格")
OR用法：
任一條件成立即可。例如：分數大於90或參加加分活動即為優秀。
公式：
=IF(OR(A2>90, C2="是"), "優秀", "一般")
NOT用法：
條件不成立時執行。例如：未完成訓練則標記為「需補訓」。
公式：
=IF(NOT(D2="完成"), "需補訓", "已完成")
應用情境：
專案任務複合條件判斷、員工考核、複雜業務規則自動化等。
IF 函數在專案管理/業務/人事等場景的應用
- 專案管理： 自動標示任務是否逾期（如
=IF(截止日<TODAY(), "逾期", "正常")）。 - 業務分析： 根據銷售額自動分類業績（如
=IF(銷售額>=目標, "達標", "未達標")）。 - 人事管理： 判斷員工是否需補假、是否符合加班條件等。
IF 函數進階技巧與常見問題
常見錯誤與排查
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數類型錯誤，如用文字比較數字 | 檢查邏輯測試與參數型態 |
| #NAME? | 公式拼寫錯誤或引用不存在的名稱 | 檢查函數拼寫與範圍名稱 |
| 結果為0或空白 | value_if_true/value_if_false未正確設定 | 確認公式第三參數是否正確 |
排查建議：
– 檢查每個參數是否填寫完整。
– 確認條件判斷式的格式與資料型態一致。
– 若需回傳空白，請輸入""而非留空。
嵌套IF的限制與IFS函數介紹
- 傳統IF最多可嵌套7層（部分新版Excel可達64層），過多嵌套會降低可讀性且易出錯。
- 建議多條件判斷時，使用IFS函數（如
=IFS(A2>=85,"A",A2>=60,"B",TRUE,"C")），語法更簡潔。
IF 函數與其他條件函數（如COUNTIF、SUMIF）的比較
| 函數名稱 | 主要用途 | 典型語法範例 |
|---|---|---|
| IF | 單一/多條件判斷 | =IF(A2>100,”高”,”低”) |
| COUNTIF | 計算符合條件的數量 | =COUNTIF(A:A,”>=60″) |
| SUMIF | 加總符合條件的數值 | =SUMIF(B:B,”>=60″,C:C) |
應用建議：
– IF適合單格判斷與分類。
– COUNTIF/SUMIF適合統計與加總大量資料。
實用建議與效率提升
- 公式簡潔性： 儘量減少嵌套層數，善用IFS、AND、OR等輔助函數。
- 易維護性： 將常用條件設為命名範圍，便於後續維護。
- 自動化建議： 若需大規模條件判斷與自動化，可考慮結合Monday.com等專案管理工具，透過其自動化規則快速處理多條件分類與提醒，減少手動設定公式的繁瑣。
- 跨軟體應用： IF函數邏輯也適用於Google Sheets、部分PDF表單工具，提升跨平台效率。
常見FAQ
Q1：IF函數最多能嵌套幾層？
A：舊版Excel最多7層，較新版可達64層，但建議多條件時改用IFS函數以提升可讀性。
Q2：如何讓IF結果為空白？
A：在value_if_true或value_if_false輸入""即可，例如=IF(A2>0, "正數", "")。
Q3：IF函數可以與哪些函數結合？
A：常見如AND、OR、NOT、SUM、COUNT、VLOOKUP等，能大幅擴展應用範圍。
Q4：遇到#VALUE!錯誤怎麼辦？
A：檢查邏輯判斷式與參數型態是否一致，避免將文字與數字直接比較。
Q5：IF函數能否用於Google Sheets？
A：可以，語法與Excel相同，操作方式一致。
小結與延伸應用
掌握Excel IF函數，不僅能解決日常資料分類、條件判斷等問題，更能在專案管理、業務分析、人事考核等多元場景中發揮自動化效益。建議讀者多加練習，並依實際需求結合進階技巧或自動化工具（如Monday.com），讓工作流程更高效、準確。
