Excel函數大全總覽
Excel函數是提升辦公效率、數據分析與自動化不可或缺的工具。無論是專案管理、財務報表、業績追蹤還是團隊協作，熟練運用各類函數都能大幅簡化流程、減少人為錯誤。
本篇將依照函數類型進行分類，並結合實務案例、常見錯誤與FAQ，協助你從基礎到進階全面掌握Excel函數。
Excel常用函數分類與說明
數學與統計函數
SUM、SUMIF、SUMIFS
- SUM：加總一組數值。
範例：=SUM(B2:B10)，計算B2到B10的總和。 - SUMIF：根據條件加總。
範例：=SUMIF(A2:A10,"已完成",B2:B10)，加總A欄為「已完成」對應的B欄數值。 - SUMIFS：多條件加總。
範例：=SUMIFS(C2:C10,A2:A10,"已完成",B2:B10,">100")，同時滿足多條件時加總。
實務情境：
在專案預算控管時，常需針對特定狀態或部門進行加總，SUMIF/SUMIFS可快速統計各部門已核銷金額。
常見錯誤：
– 條件範圍與加總範圍長度不一致，會導致#VALUE!錯誤。
AVERAGE、AVERAGEIF、AVERAGEIFS
- AVERAGE：計算平均值。
範例：=AVERAGE(D2:D20) - AVERAGEIF/AVERAGEIFS：條件平均。
範例：=AVERAGEIF(B2:B20,">60",C2:C20)
產業應用：
人資部門計算員工績效平均分數，或根據部門篩選平均工時。
COUNT、COUNTA、COUNTIF、COUNTIFS
- COUNT：計算數字儲存格數。
範例：=COUNT(E2:E100) - COUNTA：計算非空儲存格數。
範例：=COUNTA(E2:E100) - COUNTIF/COUNTIFS：條件計數。
範例：=COUNTIF(F2:F100,"已完成")
常見錯誤：
– COUNT不會計算文字，需用COUNTA。
MAX、MIN
- MAX：找出最大值。
範例：=MAX(G2:G50) - MIN：找出最小值。
範例：=MIN(G2:G50)
案例說明：
業務部門可用於找出最高銷售額與最低業績。
邏輯函數
IF、IFERROR、IFS
- IF：根據條件判斷。
範例：=IF(H2>80,"達標","未達標") - IFERROR：錯誤時給予替代值。
範例：=IFERROR(VLOOKUP(...),"查無資料") - IFS：多條件判斷（新版Excel）。
範例：=IFS(I2>90,"優秀",I2>60,"合格",TRUE,"需加強")
實務應用：
自動標記成績等級、審核狀態等。
常見錯誤：
– IF巢狀過多易造成公式難以維護，建議使用IFS或結合AND/OR。
AND、OR、NOT
- AND：多條件皆為真。
範例：=AND(J2>60,K2="完成") - OR：任一條件為真。
範例：=OR(L2="逾期",L2="延遲") - NOT：條件取反。
範例：=NOT(M2="已取消")
產業情境：
專案管理中，AND/OR常用於複雜審核條件組合。
查找與參照函數
VLOOKUP、HLOOKUP、XLOOKUP
- VLOOKUP：垂直查找。
範例：=VLOOKUP("王小明",A2:D100,3,FALSE) - HLOOKUP：水平查找。
範例：=HLOOKUP("年度",A1:Z10,5,FALSE) - XLOOKUP：新版通用查找，支援向左查找、錯誤處理。
範例：=XLOOKUP("王小明",A2:A100,C2:C100,"查無資料")
新舊比較：
XLOOKUP功能更彈性，建議新版Excel用戶優先學習。
常見錯誤：
– VLOOKUP預設為近似查找，常因未加FALSE導致錯誤結果。
– 查找值不存在時出現#N/A，可用IFERROR包覆。
INDEX、MATCH、INDEX+MATCH
- INDEX：回傳指定位置的值。
範例：=INDEX(D2:D100,5) - MATCH：回傳查找值的位置。
範例：=MATCH("專案A",B2:B100,0) - INDEX+MATCH：組合查找，彈性高於VLOOKUP。
範例：=INDEX(C2:C100,MATCH("王小明",A2:A100,0))
應用案例：
多欄查找、動態資料表查詢，適合複雜資料結構。
OFFSET
- OFFSET：依基準儲存格偏移取得範圍。
範例：=SUM(OFFSET(N2,1,0,5,1))，從N2往下1格，取5列加總。
文字處理函數
CONCATENATE、CONCAT、TEXTJOIN
- CONCATENATE：舊版字串合併。
範例：=CONCATENATE(O2,"-",P2) - CONCAT：新版合併多欄。
範例：=CONCAT(O2:Q2) - TEXTJOIN：可自訂分隔符合併。
範例：=TEXTJOIN(", ",TRUE,O2:Q2)
實務情境：
合併姓名、地址、標籤等資訊。
LEFT、RIGHT、MID
- LEFT/RIGHT：擷取左/右側指定字數。
範例：=LEFT(R2,3)、=RIGHT(R2,2) - MID：從指定位置擷取字串。
範例：=MID(S2,2,4)
常見錯誤：
– 超出字串長度會回傳空白。
TRIM、UPPER、LOWER
- TRIM：移除多餘空白。
範例：=TRIM(T2) - UPPER/LOWER：轉換為全大寫/小寫。
範例：=UPPER(U2)
日期與時間函數
TODAY、NOW
- TODAY：回傳今天日期。
範例：=TODAY() - NOW：回傳目前日期與時間。
範例：=NOW()
DATE、YEAR、MONTH、DAY
- DATE：組合年、月、日。
範例：=DATE(2022,5,20) - YEAR/MONTH/DAY：擷取年、月、日。
範例：=YEAR(V2)
應用案例：
自動產生報表日期、計算年資。
DATEDIF、EDATE
- DATEDIF：計算兩日期間隔。
範例：=DATEDIF(W2,X2,"M")，計算月數。 - EDATE：加減月份。
範例：=EDATE(Y2,6)，往後6個月。
新版Excel專屬函數
XLOOKUP
- XLOOKUP：支援向左查找、錯誤處理、可自訂回傳值。
- 優勢：取代VLOOKUP/HLOOKUP，語法更直觀。
FILTER
- FILTER：根據條件動態篩選資料。
範例：=FILTER(A2:C100,B2:B100="進行中")
應用情境：
自動產生動態清單、即時篩選專案進度。
UNIQUE
- UNIQUE：取得唯一值清單。
範例：=UNIQUE(D2:D100)
SORT
- SORT：自動排序資料。
範例：=SORT(E2:F100,2,-1)
注意：
上述函數僅支援新版Excel（如Microsoft 365），舊版無法使用。
函數組合應用與實務案例
案例1：自動標記專案狀態
結合IF、AND、VLOOKUP
範例：
=IF(AND(VLOOKUP(A2,專案表,3,FALSE)="進行中",B2>100000),"重點專案","一般專案")
說明：自動判斷專案是否為高預算且進行中，標記為「重點專案」。
案例2：多條件統計
結合SUMIFS、COUNTIFS
範例：
=SUMIFS(金額欄,狀態欄,"已完成",部門欄,"研發部")
說明：統計研發部已完成專案總金額。
案例3：動態產生唯一清單
結合UNIQUE、FILTER
範例：
=UNIQUE(FILTER(姓名欄,部門欄="行銷部"))
說明：取得行銷部所有獨立員工名單。
常見錯誤與排解技巧
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 排解建議 |
|---|---|---|
| #N/A | 查無資料、查找值不存在 | 檢查查找值、用IFERROR處理 |
| #VALUE! | 資料類型不符、範圍長度不一致 | 檢查公式參數、範圍一致性 |
| #REF! | 參照範圍已刪除 | 檢查公式參照的儲存格是否存在 |
| #DIV/0! | 除以零 | 檢查分母是否為零 |
| #NAME? | 函數拼寫錯誤 | 確認函數名稱拼寫 |
實用技巧：
– 善用IFERROR包覆公式，提升報表穩定性。
– 使用公式稽核功能追蹤錯誤來源。
FAQ：Excel函數常見問題
Q1：VLOOKUP與XLOOKUP有何不同？
A：XLOOKUP支援向左查找、錯誤處理與動態範圍，功能更完整，建議新版Excel用戶優先使用。
Q2：如何避免SUMIF/SUMIFS出現錯誤？
A：確保條件範圍與加總範圍長度一致，並檢查條件格式。
Q3：COUNT與COUNTA差在哪？
A：COUNT僅計算數字儲存格，COUNTA計算所有非空儲存格。
Q4：如何合併多欄文字並自訂分隔符？
A：建議使用TEXTJOIN，可自訂分隔符，語法彈性高於CONCATENATE。
Q5：新版函數無法使用怎麼辦？
A：部分函數僅支援新版Excel（如Microsoft 365），舊版用戶可用傳統函數組合取代。
結語：如何選擇適合的函數
選擇Excel函數時，建議先明確定義需求（如加總、查找、分類等），再依照資料結構選擇最合適的函數或組合。
若需進行專案管理、團隊協作或自動化流程，建議搭配如 Monday.com、ClickUp 等專業工具，結合Excel函數，能大幅提升工作效率與數據準確性。
持續學習並實踐各類函數，將能讓你在日常工作中游刃有餘，輕鬆應對各種數據處理挑戰。
