Excel 取字串教學總覽
在日常數據處理、報表整理或名單清理時，經常需要從一串文字中擷取特定資訊。無論是從姓名、編號、郵件、地址或產品代碼中提取關鍵字，Excel都能透過多種內建函數高效完成。掌握這些字串截取技巧，不僅能提升工作效率，也能減少人為錯誤，為自動化流程打下基礎。
常用字串截取函數介紹
Excel提供多種字串處理函數，以下為最常用的幾種，並附上實務範例與注意事項。
LEFT 函數－從左側擷取字元
語法說明：
=LEFT(text, [num_chars])
– text：要擷取的原始字串
– num_chars：要從左側擷取的字元數
範例：
若A2為「PM王小明」，=LEFT(A2,2) 結果為「PM」。
進階應用：
若需動態擷取「-」前的字串（如「A-12345」），可結合FIND函數：
=LEFT(A2, FIND("-",A2)-1)
常見錯誤：
– num_chars小於1時會出現空白。
– 若num_chars超過字串長度，會回傳整個字串。
RIGHT 函數－從右側擷取字元
語法說明：
=RIGHT(text, [num_chars])
範例：
A2為「PM王小明」，=RIGHT(A2,3) 結果為「王小明」。
進階應用：
擷取郵遞區號（如「台北市100」），=RIGHT(A2,3)。
常見錯誤：
– num_chars為負數時會出錯。
– 若num_chars超過字串長度，會回傳整個字串。
MID 函數－從中間擷取字元
語法說明：
=MID(text, start_num, num_chars)
– start_num：起始字元位置（第一個字為1）
範例：
A2為「PM王小明」，=MID(A2,3,2) 結果為「王小」。
進階應用：
擷取產品編號中間段（如「A-12345-B」取「12345」）：
=MID(A2, FIND("-",A2)+1, FIND("-",A2, FIND("-",A2)+1)-FIND("-",A2)-1)
常見錯誤：
– start_num小於1會出錯。
– num_chars為0會回傳空白。
LEN 函數－計算字串長度
語法說明：
=LEN(text)
範例：
A2為「PM王小明」，=LEN(A2) 結果為5。
應用情境：
– 配合LEFT/RIGHT/MID動態計算擷取長度。
– 判斷資料格式是否正確（如手機號碼長度）。
字串搜尋與定位
FIND 與 SEARCH 函數
語法說明：
– FIND(find_text, within_text, [start_num])：區分大小寫
– SEARCH(find_text, within_text, [start_num])：不區分大小寫
範例：
A2為「Excel教學」，=FIND("教",A2) 結果為6。
常見應用：
– 尋找特定符號或字元位置，配合LEFT/RIGHT/MID動態擷取。
– 搜尋多重符號時，可搭配多個FIND/SEARCH。
錯誤處理：
– 若找不到字串，會出現#VALUE!。可用IFERROR包覆：
=IFERROR(FIND("教",A2), "未找到")
結合截取與搜尋－動態擷取案例
案例1：擷取@前的帳號
A2為「[email protected]」
=LEFT(A2, FIND("@",A2)-1) 結果為「user01」
案例2：擷取特定符號後內容
A2為「報表-2023」
=MID(A2, FIND("-",A2)+1, LEN(A2)-FIND("-",A2)) 結果為「2023」
進階字串處理技巧
TRIM、REPLACE、SUBSTITUTE 等輔助函數
-
TRIM(text)：去除多餘空白
例：A2為「 王小明 」，=TRIM(A2)結果為「王小明」 -
REPLACE(old_text, start_num, num_chars, new_text)：以新字串取代指定位置字元
例：A2為「A12345」，=REPLACE(A2,2,3,"-")結果為「A-45」 -
SUBSTITUTE(text, old_text, new_text, [instance_num])：取代指定內容
例：A2為「A,B,C」，=SUBSTITUTE(A2,",","/")結果為「A/B/C」
Excel 365 新字串函數（如適用）
若使用Excel 365，可善用以下新函數：
-
TEXTSPLIT(text, col_delimiter, [row_delimiter])：依分隔符號分割字串
例：A2為「A,B,C」，=TEXTSPLIT(A2,",")結果為A、B、C三欄 -
TEXTBEFORE(text, delimiter, [instance_num])：取分隔符號前內容
例：A2為「[email protected]」，=TEXTBEFORE(A2,"@")結果為「user01」 -
TEXTAFTER(text, delimiter, [instance_num])：取分隔符號後內容
例：A2為「[email protected]」，=TEXTAFTER(A2,"@")結果為「gmail.com」
常見問題與錯誤排除（FAQ）
Q1：FIND/SEARCH找不到字串時怎麼辦？
A：會出現#VALUE!，建議用IFERROR包覆，或先用ISNUMBER判斷是否存在。
Q2：如何批次擷取多欄資料？
A：將公式拖曳複製至多個儲存格即可，或用陣列公式/動態陣列處理。
Q3：LEFT/RIGHT/MID遇到全形/半形字元會有問題嗎？
A：中文全形字元每個仍算一個字元，但特殊符號或表情符號可能需特別處理。
Q4：Google Sheets字串函數與Excel有何不同？
A：大部分函數語法相同，但部分新函數（如SPLIT）在Google Sheets更早支援，建議依實際平台查閱官方說明。
實務應用案例
案例1：批次擷取姓名
假設A欄為「王小明-業務部」，需擷取姓名：
=LEFT(A2, FIND("-",A2)-1) 結果為「王小明」
案例2：報表自動化－擷取產品代碼
B欄為「產品A_2023」，需擷取年份：
=RIGHT(B2,4) 結果為「2023」
案例3：郵件名單整理
C欄為「[email protected]」，需擷取公司網域：
=MID(C2, FIND("@",C2)+1, LEN(C2)-FIND("@",C2)) 結果為「company.com」
提升效率的進階建議
- 大量資料處理時，建議先用公式批次處理，若遇到複雜規則可考慮VBA或Power Query自動化。
- 當字串處理需求涉及多表協作、跨部門資料整合時，可考慮導入專業的專案管理或自動化工具，如 Monday.com、ClickUp，這些工具支援自動化流程、批次資料處理與團隊協作，能大幅提升效率。
- 若需進行PDF、Google Sheets等多平台資料串接，建議選用支援多格式的工具，減少手動轉換與錯誤。
總結與行動建議
熟練運用Excel的字串截取函數，能大幅提升數據處理與報表整理效率。無論是基本的LEFT、RIGHT、MID，還是進階的FIND、SEARCH、LEN及新一代TEXTSPLIT等，都能靈活應對各種實務需求。建議讀者可依據自身工作情境，逐步練習並結合多種函數，遇到大量或複雜資料時，適時引入自動化工具如Monday.com、ClickUp等，打造高效的數據處理流程，讓團隊協作與專案管理更上一層樓。
