什麼是Excel條件格式？
Excel條件格式是一項強大的資料視覺化工具，能根據儲存格的內容或公式結果，自動變更儲存格的顏色、字型、圖示等格式。這讓使用者能快速辨識異常數據、分級顯示成績、追蹤專案進度等，提升資料判讀效率。
常見應用場景
- 專案管理進度追蹤：自動標示進度落後的任務。
- 成績分級：用不同顏色區分A、B、C等級。
- 異常數據偵測：高亮顯示超出合理範圍的數值。
- 到期提醒：自動標註即將到期或已逾期項目。
- 重複值檢查：快速找出重複資料。
這些應用大幅減少人工檢查的時間，讓團隊協作與決策更有效率。
條件格式的基本設定步驟
條件格式的設定方式直觀，以下以Excel桌面版為例，並補充線上版與手機版的差異。
基本步驟
- 選取欲套用條件格式的儲存格範圍。
- 點選功能區的「開始」>「條件格式」。
- 選擇內建規則（如「大於」、「小於」、「重複值」、「資料條」等）。
- 設定條件與格式（如顏色、字型、圖示）。
- 按「確定」完成設定。
不同版本操作差異
- Excel線上版：功能較桌面版簡化，部分進階規則（如自訂公式）可能受限。
- 手機版App：僅支援部分基本條件格式，進階設定需回到桌面版操作。
快速套用常見條件格式
- 高亮重複值：選擇範圍 > 條件格式 > 強調儲存格規則 > 重複值。
- 分級顯示：選擇範圍 > 條件格式 > 色階，依數值高低自動漸層著色。
- 前10%/後10%：適用於績效排名、成績分布等。
自訂格式與顏色
- 可自訂顏色、字型、粗體、斜體，甚至套用「圖示集」顯示箭頭、信號燈等視覺符號，提升資料辨識度。
實例：專案進度追蹤
假設有一欄「進度百分比」，可設定小於80%的儲存格自動變紅色，提醒專案負責人及時處理。
進階：用公式設定條件格式
條件格式不僅能套用內建規則，更能利用公式自訂複雜條件，實現跨欄位、複合邏輯判斷。
設定步驟
- 選取欲套用的範圍。
- 點選「條件格式」>「新增規則」>「使用公式決定要設定的儲存格」。
- 輸入公式（結果需為TRUE/FALSE）。
- 設定格式並完成。
常用公式範例
-
AND/OR複合條件
例：同時滿足A欄>80且B欄<60
=AND($A2>80, $B2<60) -
跨欄位比較
例：若B欄日期早於今天，標紅
=$B2<TODAY() -
IF搭配條件
例：若C欄為「完成」則綠色
=$C2="完成"
實務案例：異常數據標示
財務報表中，若「支出」大於「預算」，可用公式=$B2>$C2自動標示紅色，及早發現預算超支。
管理與編輯條件格式規則
隨著規則增多，管理條件格式變得重要。Excel提供「管理規則」功能，協助檢視、調整、刪除規則。
操作步驟
- 點選「條件格式」>「管理規則」。
- 選擇適用範圍，檢視所有規則。
- 可調整規則順序（優先套用）、編輯條件、批次刪除或複製規則。
多條件優先順序與衝突處理
- 規則由上而下執行，若多條件同時符合，僅套用最上方且「停止處理」的規則。
- 可利用「上移/下移」調整規則優先順序，避免格式衝突。
批次移除與複製
- 移除：選取範圍 > 條件格式 > 清除規則（可選擇僅清除選取範圍或整個工作表）。
- 複製：使用「格式刷」將條件格式快速套用至其他範圍。
實例：批次管理專案進度格式
專案表格常需同時標示多欄進度與狀態，透過「管理規則」可統一調整格式，確保視覺一致性。
條件格式的實用案例
專案管理：進度與風險提醒
- 進度低於預期自動標紅，超過預期標綠。
- 任務到期日接近時自動變色，提醒負責人。
成績分級：分數區間著色
- 90分以上為綠色，60-89分為黃色，60分以下為紅色，方便教師快速判讀班級表現。
異常偵測：數據超標提示
- 銷售報表中，若單日銷售異常高或低，立即高亮顯示，便於主管追蹤原因。
到期提醒：合約/付款管理
- 合約到期前30天自動標黃，已到期標紅，減少遺漏風險。
重複值檢查：資料清理
- 客戶名單、發票號碼等欄位自動高亮重複內容，確保資料唯一性。
常見問題與解決方法（FAQ）
Q1：條件格式未正確套用，可能原因？
- 範圍選取錯誤，或公式未正確參照（絕對/相對位置）。
- 規則優先順序衝突，導致部分規則被覆蓋。
- 格式設定未儲存，需再次確認設定步驟。
Q2：大量資料下條件格式導致Excel變慢？
- 建議僅針對必要範圍套用條件格式，避免全欄全列設定。
- 可將複雜公式簡化，或分批處理資料。
Q3：如何快速複製條件格式到其他表格？
- 使用「格式刷」工具，或在「管理規則」中調整適用範圍。
Q4：條件格式與資料驗證有何不同？
- 條件格式僅改變儲存格外觀，不限制輸入內容。
- 資料驗證則可限制輸入範圍、格式，防止錯誤資料進入。
Q5：條件格式能否跨工作表設定？
- 目前僅支援單一工作表範圍，無法直接跨表設定。
條件格式與其他Excel功能比較
| 功能 | 主要用途 | 是否改變外觀 | 是否限制輸入 | 常見搭配情境 |
|---|---|---|---|---|
| 條件格式 | 視覺化資料 | 是 | 否 | 數據分級、異常標示 |
| 資料驗證 | 限制輸入內容 | 否 | 是 | 表單填寫、數據清理 |
| 篩選/排序 | 資料篩選與重組 | 否 | 否 | 報表分析、查找資料 |
| SUMIF/COUNTIF | 條件加總/計數 | 否 | 否 | 統計分析、績效計算 |
條件格式常與SUMIF、COUNTIF等函數搭配，讓資料分析更直觀。例如，先用條件格式高亮異常，再用COUNTIF統計異常數量。
推薦專案管理工具提升效率
在專案管理、團隊協作中，條件格式能協助快速掌握進度與風險。若需更進階的專案追蹤與自動化，建議搭配Monday.com、ClickUp等專業工具，這些平台支援自訂視覺化規則、進度條、提醒等功能，並可與Excel資料整合，讓團隊管理更高效。
結語與行動呼籲（CTA）
善用Excel條件格式，不僅能提升資料判讀效率，更能優化專案管理與日常工作流程。建議讀者依照本文步驟實作，並根據實際需求靈活運用進階公式與管理技巧。若需更完整的專案協作與自動化功能，不妨試用Monday.com等工具，進一步提升團隊效率。
