Excel 儲存格顏色條件格式基礎介紹
Excel的條件格式功能，能根據儲存格內容自動變更顏色，是數據視覺化與重點標示的強大工具。無論是專案進度、業績追蹤、預算管理還是成績分析，透過條件格式都能讓關鍵資訊一目了然，提升決策效率。
條件格式適用於Excel桌面版（Windows/Mac）、網頁版及手機版。雖然核心邏輯一致，但部分進階功能（如複雜公式、圖示集）在網頁或手機版可能有限制，建議進行進階設定時優先使用桌面版。
如何設定儲存格顏色條件格式
基本步驟與操作介面說明
- 選取範圍：以滑鼠框選欲套用條件格式的儲存格區域。
- 開啟條件格式功能：
- Windows/Mac桌面版：點選「開始」>「條件格式」。
- 網頁版：點選「常用」>「條件格式」。
- 手機版：點選下方功能列的「格式」>「條件格式」。
- 選擇規則類型：可選預設規則或自訂公式。
- 設定格式樣式：選擇顏色、字型、邊框等。
- 儲存並套用：按「確定」完成設定。
預設條件格式規則應用
Excel內建多種常用規則，適合快速視覺化：
- 資料條：以色條長度呈現數值大小，適合業績、進度等比較。
- 色階：依數值高低自動套用漸層色彩，常用於分數、溫度、預算等。
- 圖示集：以箭頭、圓點、旗幟等圖示標示不同區間，適合狀態追蹤。
案例說明：
假設有一組月銷售數據，選取數據範圍後，套用「資料條」即可快速看出哪個月份表現突出。
自訂條件格式與公式應用
預設規則無法滿足時，可用公式自訂條件：
- 選擇「新規則」>「使用公式決定要格式化的儲存格」。
- 輸入公式（如
=B2>=85）。 - 設定格式（如綠色底色），按「確定」。
進階公式範例：
- 多條件判斷：
=AND(B2>=60, B2<85)，可標示及格但未達優秀的分數。 - 判斷空白：
=ISBLANK(B2)，自動標示未填寫資料的儲存格。 - 相對/絕對參照：
需根據公式應用範圍調整，如=$B2>目標值，確保每列都參照正確目標。
實務提醒：
公式條件格式最常見錯誤是參照錯誤，建議先在單一儲存格測試公式，再批次套用。
條件格式進階技巧與常見問題
多重規則與優先順序管理
當同一儲存格同時符合多個條件格式時，Excel會依規則順序套用。可在「條件格式」>「管理規則」中調整上下順序，並勾選「停止處理」以避免後續規則覆蓋前面設定。
實務案例：
在專案進度表中，若同時有「逾期標紅」與「完成標綠」規則，應將「完成標綠」排在前面，並設定停止處理，避免已完成項目被標為逾期。
條件格式常見錯誤與排解
- 格式未生效：常因公式參照錯誤、範圍選取不當或規則優先順序問題所致。
- 規則複製問題：直接複製儲存格時，條件格式會一併帶入，但公式參照需檢查是否正確。
- 規則衝突：多重規則時，建議善用「管理規則」檢查與調整。
條件格式與其他功能的結合
- 篩選/排序：條件格式不會因篩選或排序而消失，能協助快速找出異常值。
- 資料驗證：可搭配資料驗證，對不合格資料自動標色。
- 圖表：條件格式僅作用於儲存格本身，若需圖表同步變色，需進階設定。
實用案例與應用情境
成績單分數高低標示
情境：學生成績單需標示優秀與不及格分數。
步驟：
1. 選取成績範圍（如B2:B30）。
2. 設定條件格式：
– =B2>=85 → 綠色底色（優秀）。
– =B2<60 → 紅色底色（不及格）。
3. 完成後，分數自動依條件變色，方便教師快速檢視。
業績/預算達標警示
情境：業務團隊需追蹤月業績是否達標。
步驟：
1. 假設B2:B12為實際業績，C2:C12為目標。
2. 設定條件格式：
– =B2>=C2 → 綠色底色（達標）。
– =B2<C2 → 橙色底色（未達標）。
3. 主管可一眼辨識哪些業務需加強。
專案進度/逾期提醒
情境：專案管理需標示逾期與即將到期任務。
步驟：
1. 假設A2:A20為截止日，B2:B20為狀態。
2. 設定條件格式：
– =AND(A2<TODAY(),B2<>"完成") → 紅色底色（逾期未完成）。
– =AND(A2-TODAY()<=3,A2-TODAY()>=0,B2<>"完成") → 黃色底色（即將到期）。
3. 團隊可即時掌握專案風險。
條件格式管理與批次操作
規則管理與批次移除
- 管理規則：於「條件格式」>「管理規則」檢視、編輯、刪除所有規則。
- 批次移除：選取範圍後，點選「條件格式」>「清除規則」>「清除選取儲存格的規則」或「清除整個工作表的規則」。
條件格式複製與套用
- 複製格式：可用「格式刷」將條件格式快速套用至其他區域，注意公式參照需正確。
- 跨工作表套用：需在每個工作表分別設定，條件格式無法直接跨表複製。
常見問題FAQ
Q1：如何針對特定文字變色？
A：選擇「新規則」>「使用公式決定要格式化的儲存格」，輸入如=A2="逾期"，即可針對含特定文字的儲存格變色。
Q2：條件格式能否針對日期自動變色？
A：可以。舉例：=A2<TODAY()可標示過去日期，=A2=TODAY()可標示今日。
Q3：如何只複製條件格式，不複製內容？
A：可選取來源儲存格，點選「格式刷」，再點選目標儲存格，僅複製格式。
Q4：條件格式能否套用至整列？
A：可以。設定公式時，將參照欄位固定（如=$B2="完成"），即可讓整列依條件變色。
Q5：條件格式與篩選、排序會有衝突嗎？
A：不會。條件格式會隨著篩選、排序自動更新顯示。
結語與進階工具推薦
善用Excel條件格式，能大幅提升數據可讀性與決策效率，尤其在專案管理、團隊協作、業績追蹤等場景更能發揮價值。若需要更進階的自動化、跨部門協作與視覺化管理，建議可考慮如Monday.com、ClickUp、Notion等專業工具，這些平台內建多種自動標示、進度追蹤與數據視覺化功能，能進一步優化團隊工作流程。歡迎實際體驗，選擇最適合自己團隊的數位協作方案。
