IF函數是什麼？適用情境與基本概念
IF函數是Excel中最常用的邏輯判斷工具，能根據指定條件自動回傳不同結果。無論是成績分類、獎金計算、出勤判斷，還是資料自動分類，IF函數都能大幅提升資料處理效率。
舉例來說，當你需要根據員工銷售額決定是否發放獎金，或依據學生分數判斷是否及格，IF函數都能幫你自動完成這些判斷與分類。
IF函數的定義與用途
- 定義：根據邏輯條件，判斷為真時回傳一個值，否則回傳另一個值。
- 常見用途：
- 成績分類（及格/不及格/優秀）
- 獎金發放（達標/未達標）
- 出勤判斷（正常/遲到/缺席）
- 資料標籤自動化（高/中/低）
IF函數語法詳解
語法結構與參數說明
IF函數的標準語法如下：
=IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
- logical_test：邏輯測試條件（如A1>=60）
- value_if_true：條件成立時的回傳值
- value_if_false：條件不成立時的回傳值
常見錯誤提醒：
– 參數遺漏或逗號錯誤，會導致#VALUE!或#NAME?錯誤。
– 回傳值可為文字、數字、公式或其他函數，但文字需加上雙引號。
基本範例解析
範例1：成績判斷
假設A2儲存格為學生分數，B2要顯示及格或不及格：
=IF(A2>=60, "及格", "不及格")
範例2：日期判斷
若要判斷某日期是否晚於指定日：
=IF(A2>DATE(2023,12,31), "逾期", "正常")
範例3：文字判斷
根據產品類型自動標註：
=IF(A2="高階", "高價", "一般")
IF函數進階用法
巢狀IF公式
當條件超過兩種時，可將IF函數巢狀使用。舉例：
範例：成績等級分類
=IF(A2>=90, "優秀", IF(A2>=60, "及格", "不及格"))
- 分數≥90：優秀
- 60≤分數<90：及格
- 分數<60：不及格
易讀性技巧：巢狀IF過多時，建議分段註解或使用IFS函數（見下節）。
與AND、OR、NOT結合
IF可結合邏輯函數，進行多條件判斷。
AND結合：同時滿足多條件
=IF(AND(A2>=60, B2="出席"), "合格", "不合格")
- 分數及格且出席才算合格。
OR結合：任一條件成立
=IF(OR(A2="主管", B2>=100000), "發獎金", "不發獎金")
- 主管或業績達標即可發獎金。
NOT結合：條件不成立時
=IF(NOT(A2="離職"), "在職", "離職")
- 非離職員工標註為在職。
IFS函數與IF比較
IFS函數是Excel較新版本提供的多條件判斷函數，語法更簡潔，適合條件較多時使用。
IFS語法範例
=IFS(A2>=90, "優秀", A2>=60, "及格", A2<60, "不及格")
| 特點 | IF函數巢狀 | IFS函數 |
|---|---|---|
| 可用版本 | 所有Excel版本 | Excel 2016以上 |
| 可讀性 | 較差（多層巢狀） | 較佳（條件分明） |
| 彈性 | 高 | 較高 |
選用建議：條件少時用IF，條件多時建議用IFS提升可讀性。
IF函數實務應用案例
成績分類、薪資獎金、出勤判斷
案例1：員工獎金發放
若業績達標且出勤正常，發放獎金：
=IF(AND(B2>=100000, C2="正常"), "發放", "不發放")
案例2：出勤狀態自動判斷
根據打卡時間判斷是否遲到：
=IF(A2>TIME(9,0,0), "遲到", "準時")
案例3：產品分類標籤
根據庫存數量自動標註高、中、低：
=IF(A2>=100, "高", IF(A2>=50, "中", "低"))
條件格式化、資料篩選自動化
- 條件格式化：搭配IF公式，將特定條件自動標色（如低於目標自動標紅）。
- 資料篩選：用IF產生輔助欄，快速篩選符合條件的資料（如標註VIP客戶）。
常見錯誤與排解
常見錯誤訊息
| 錯誤訊息 | 可能原因 | 解決方法 |
|---|---|---|
| #VALUE! | 參數格式錯誤、類型不符 | 檢查條件與回傳值格式 |
| #NAME? | 拼字錯誤、函數名稱錯誤 | 確認函數拼寫與參數正確 |
| #REF! | 參照儲存格遺失或刪除 | 檢查儲存格參照 |
| FALSE/TRUE | 回傳值未加雙引號（文字） | 需加上雙引號，如”及格” |
排錯建議與注意事項
- 文字判斷時請加雙引號。
- 巢狀IF過多時，易出現括號錯誤，建議逐步檢查。
- IF回傳值可為公式、函數或空白（””），依需求設計。
FAQ：IF函數常見問題解答
多條件判斷怎麼寫？
可用AND、OR結合IF，或用IFS函數簡化多條件判斷。
IF能否搭配其他函數？
可以。常見如SUM、VLOOKUP、COUNTIF等，可嵌入IF判斷中提升自動化。
Excel與Google Sheets語法有何不同？
大部分語法相同，但Google Sheets支援ARRAYFORMULA等進階用法，且IFS、IFERROR等新函數在新版Excel與Google Sheets皆可用。
結語與工具推薦
IF函數是Excel資料自動判斷與分類的核心工具，無論是日常報表、績效計算還是大數據處理，都能大幅提升效率。若需進一步優化團隊協作、專案管理與自動化流程，建議可搭配如 Monday.com、ClickUp 等專業工具，將Excel資料串接進團隊工作流程，實現跨部門協作與即時追蹤，讓資料判斷與決策更高效。
