什麼是SUBTOTAL函數？
SUBTOTAL是Excel中專為數據列表設計的匯總函數，能根據指定方式（如求和、平均、計數等）對部分或全部數據進行動態計算。與SUM等傳統函數不同，SUBTOTAL可自動忽略已隱藏的列（視代碼選擇而定），並能與篩選、分組等功能無縫結合，特別適合處理大型數據集、動態報表或需要分層小計的專案管理場景。
SUBTOTAL與SUM、AGGREGATE的差異
- SUM：無論資料是否被隱藏或篩選，皆會納入計算。
- SUBTOTAL：可選擇是否忽略隱藏列，搭配篩選時僅計算可見資料，避免重複或錯誤匯總。
- AGGREGATE：進階函數，支援更多統計方式與錯誤處理，但語法較複雜，適合進階用戶。
實務應用情境：
在專案進度報表、銷售數據分析或團隊績效追蹤時，經常需要針對特定條件或可見資料進行小計，這時SUBTOTAL能大幅簡化流程並提升準確性。
SUBTOTAL函數語法與參數說明
SUBTOTAL語法
SUBTOTAL(函數代碼, 範圍1, [範圍2], ...)
- 函數代碼：決定計算方式與是否忽略隱藏列。
- 範圍：欲計算的儲存格範圍，可支援多個區段。
函數代碼完整列表
| 代碼 | 計算方式 | 是否忽略隱藏列（手動隱藏） | 是否忽略篩選隱藏列 |
|---|---|---|---|
| 1 | 平均值 | 否 | 是 |
| 2 | 計數 | 否 | 是 |
| 3 | 計數非空白 | 否 | 是 |
| 4 | 最大值 | 否 | 是 |
| 5 | 最小值 | 否 | 是 |
| 6 | 乘積 | 否 | 是 |
| 7 | 標準差 | 否 | 是 |
| 8 | 標準差（母體） | 否 | 是 |
| 9 | 求和 | 否 | 是 |
| 10 | 變異數 | 否 | 是 |
| 11 | 變異數（母體） | 否 | 是 |
| 101 | 平均值 | 是 | 是 |
| 102 | 計數 | 是 | 是 |
| 103 | 計數非空白 | 是 | 是 |
| 104 | 最大值 | 是 | 是 |
| 105 | 最小值 | 是 | 是 |
| 106 | 乘積 | 是 | 是 |
| 107 | 標準差 | 是 | 是 |
| 108 | 標準差（母體） | 是 | 是 |
| 109 | 求和 | 是 | 是 |
| 110 | 變異數 | 是 | 是 |
| 111 | 變異數（母體） | 是 | 是 |
說明：
– 1~11代碼：僅在篩選時忽略隱藏列，手動隱藏（右鍵隱藏）不會被忽略。
– 101~111代碼：無論是篩選還是手動隱藏，皆會忽略隱藏列。
選用建議：
若需確保只計算可見資料，建議使用101~111代碼。
SUBTOTAL的常見應用場景
基本匯總（求和、平均、計數等）
-
求和
=SUBTOTAL(9, A2:A20)
計算A2:A20的總和，篩選時自動更新結果。 -
平均值
=SUBTOTAL(1, B2:B20)
計算B2:B20的平均值，僅納入可見資料。 -
計數
=SUBTOTAL(2, C2:C20)
計算C2:C20的數量，配合篩選時自動調整。
產業應用案例：
專案經理可用於統計各任務狀態數量、計算已完成工作時數，或分析團隊成員績效。
搭配篩選與隱藏列的應用
-
只計算可見列
=SUBTOTAL(109, D2:D100)
109代碼確保手動隱藏與篩選隱藏的列都不計入，適合動態報表。 -
篩選資料時的動態小計
在篩選（Filter）後，SUBTOTAL會即時反映可見資料的匯總結果，無須手動調整公式。
實戰情境：
銷售主管篩選特定區域或產品線時，可即時查看該篩選條件下的銷售總額或平均單價。
自動小計與多層分組
-
自動小計功能
Excel「資料」>「小計」可自動插入SUBTOTAL公式，依指定欄位分組並計算小計、總計。 -
多層分類小計案例
例如依「部門」與「專案」雙層分組，Excel會自動插入多個SUBTOTAL，方便展開/收合檢視。
產業應用案例：
財務分析師可用於年度預算分部門、分專案的小計與總計，協助決策。
在表格（Table）中的應用
- Excel表格自動行為
將資料轉為表格（Ctrl+T），在表格底部插入SUBTOTAL公式，無論篩選或隱藏列，結果皆自動更新。
實務建議：
建立表格後，SUBTOTAL能與表格篩選、排序等功能完美結合，適合動態管理專案任務清單或資源分配表。
SUBTOTAL進階技巧與常見問題
常見錯誤與排解
- 合併儲存格導致計算異常
SUBTOTAL無法正確處理合併儲存格，建議避免合併，或先拆分儲存格再計算。 - 空白列或非數值資料
若範圍內有大量空白或非數值資料，計算結果可能不如預期，建議先清理資料。 - 公式嵌套導致重複計算
若SUBTOTAL範圍內已包含其他SUBTOTAL，最終總計時會自動忽略子小計，避免重複。
效率提升小技巧
- 快速插入小計
利用Excel「資料」>「小計」功能，能自動分組插入SUBTOTAL，省去手動公式編輯。 - 搭配巨集自動化報表
進階用戶可錄製巨集，批次插入或更新SUBTOTAL公式，提升報表自動化效率。 - 快捷鍵應用
配合Ctrl+T建立表格、Alt+D+S啟用小計，能快速切換分析視角。
SUBTOTAL與其他函數比較
| 功能 | SUM | SUBTOTAL | AGGREGATE |
|---|---|---|---|
| 計算可見列 | 否 | 是 | 是 |
| 忽略錯誤值 | 否 | 否 | 是 |
| 支援多統計法 | 否 | 是 | 是 |
| 語法複雜度 | 低 | 中 | 高 |
| 適用情境 | 基本加總 | 分組/動態報表 | 進階統計 |
選用建議：
– 日常動態報表、分組小計：優先考慮SUBTOTAL。
– 需忽略錯誤值或複雜統計：可考慮AGGREGATE。
常見FAQ
Q1：SUBTOTAL為何結果與SUM不同？
A：SUM會計算所有資料（包括隱藏列），而SUBTOTAL可根據代碼選擇是否忽略隱藏列，特別是在篩選或手動隱藏時，結果會不同。
Q2：如何只計算可見列？
A：請使用101~111代碼（如109為求和），即可同時忽略篩選與手動隱藏的列。
Q3：SUBTOTAL可否多條件小計？
A：SUBTOTAL本身僅支援單一分組，若需多條件小計，建議搭配Excel自動小計功能或樞紐分析表。
Q4：SUBTOTAL支援哪些Excel版本？
A：SUBTOTAL為Excel內建函數，支援大多數主流Excel版本（含Microsoft 365、Excel Online等）。
SUBTOTAL的優缺點與適用情境
優點
- 動態更新：資料變動或篩選時，結果即時同步。
- 支援篩選/隱藏列：可精準計算可見資料，避免重複或錯誤匯總。
- 分組自動小計：搭配Excel小計功能，能快速建立多層級報表。
- 適合大數據集：提升專案管理、團隊協作時的數據處理效率。
限制與不適用情境
- 無法多條件小計（建議用樞紐分析表）。
- 不支援合併儲存格。
- 進階統計（如忽略錯誤值）需用AGGREGATE。
- 適用於結構化清單，對於非結構化資料效果有限。
小結與進一步提升建議
掌握SUBTOTAL函數，能顯著提升你在專案管理、團隊協作與日常數據分析中的效率，讓報表更具彈性與精準度。若你需要更進階的數據整合、協作與自動化管理，建議可嘗試如 Monday.com、ClickUp 等專案管理平台，這些工具不僅支援多維度數據分析，還能整合Excel、Google Sheets等辦公軟體，協助你打造高效的數據驅動工作流程。
