為什麼需要將Word轉換為Excel？
在專案管理、團隊協作或日常辦公中，經常會遇到需要將Word文件中的表格或數據轉移到Excel進行進一步分析、統計或自動化處理的情境。直接複製貼上雖然快速，但遇到複雜格式、多表格或大量資料時，容易出現欄位錯亂、格式跑掉等問題。因此，選擇合適的轉換方法，能大幅提升效率與準確度。
Word 轉 Excel 的主流方法比較
下表整理了常見的Word轉Excel方法，並比較其優缺點與適用情境：
| 方法 | 優點 | 缺點 | 適用情境 |
|---|---|---|---|
| 複製貼上 | 快速、簡單、無需額外工具 | 格式易亂、僅適合單一表格 | 少量、格式單純的表格 |
| 單一檔案網頁法 | 格式還原度高、可批次處理 | 步驟較多、需重新開啟檔案 | 多表格、格式較複雜的文件 |
| 另存為CSV | 易於匯入、適合純數據 | 格式丟失、僅限純表格 | 純數據表格、無特殊格式 |
| VBA自動化 | 可批次處理、彈性高 | 需程式基礎、設定較繁瑣 | 大量表格、重複性高的需求 |
| 第三方工具 | 支援多格式、進階轉換功能 | 需額外安裝、部分需付費 | 複雜文件、格式要求高 |
方法一：複製貼上（最簡單入門）
步驟說明
-
選取Word表格
在Word中，點選欲轉換的表格左上角小箭頭，或拖曳滑鼠選取範圍。 -
複製內容
使用Ctrl+C（Windows）或Command+C（Mac）將表格複製。 -
貼上到Excel
在Excel選擇目標儲存格，按Ctrl+V或Command+V貼上。
可選擇「保留來源格式」或「符合目的格式」貼上，依需求調整。 -
格式調整
根據實際情況，調整欄寬、行高、字型或加入公式。若遇到合併儲存格、欄位錯位等問題，可利用Excel的「文字分欄」功能或手動調整。 -
儲存檔案
完成後，點選「檔案」>「另存新檔」，選擇適當檔名與儲存位置。
常見問題與解決
- 格式跑掉：貼上後若欄位錯亂，可嘗試「貼上值」或「文字分欄」功能。
- 多表格需重複操作：此法僅適合單一表格，若有多個表格建議參考下述進階方法。
方法二：單一檔案網頁法（精準還原格式）
此法能大幅提升表格格式還原度，尤其適合多表格或複雜格式文件。
操作步驟
- 在Word中點選「檔案」>「另存新檔」。
- 儲存類型選擇「單一檔案網頁（*.mht）」。
- 開啟Excel，選擇「檔案」>「開啟」，找到剛剛儲存的網頁檔案。
- Excel會自動將Word內所有表格匯入，且格式還原度高。
- 檢查並微調格式，儲存為Excel檔案。
適用情境
- Word檔案內含多個表格。
- 表格格式較複雜，需精準還原。
注意事項
- 若遇到特殊格式或圖片，部分內容可能需手動調整。
- 匯入後建議檢查每個表格的對齊與欄位順序。
方法三：另存為CSV檔案
適合純數據表格，無需保留格式時使用。
- 在Word中將表格內容複製到新文件，確保每欄以Tab分隔。
- 點選「檔案」>「另存新檔」，選擇「純文字（*.txt）」。
- 開啟Excel，選擇「檔案」>「開啟」，選取剛儲存的.txt檔。
- 依Excel指示選擇「分隔符號」（通常為Tab），完成匯入。
- 如需，另存為Excel檔案。
方法四：VBA自動化（進階批次處理）
若需批次處理多個Word表格，或定期重複轉換，可利用VBA自動化。
簡易VBA範例
在Excel中按下Alt+F11開啟VBA編輯器，插入新模組，貼上以下程式碼（僅供參考）：
Sub ImportWordTables()
Dim wdApp As Object
Dim wdDoc As Object
Dim tbl As Object
Dim ws As Worksheet
Dim i As Integer, r As Integer, c As Integer
Set wdApp = CreateObject("Word.Application")
Set wdDoc = wdApp.Documents.Open("C:\你的Word檔案路徑.docx")
Set ws = ThisWorkbook.Sheets(1)
i = 1
For Each tbl In wdDoc.Tables
For r = 1 To tbl.Rows.Count
For c = 1 To tbl.Columns.Count
ws.Cells(i, c).Value = tbl.Cell(r, c).Range.Text
Next c
i = i + 1
Next r
i = i + 1 '表格間空一行
Next tbl
wdDoc.Close
wdApp.Quit
End Sub
注意事項
- 使用VBA需有基本程式知識。
- 建議先備份檔案，避免資料遺失。
方法五：第三方工具協助（適合複雜或批次需求）
若上述方法無法滿足需求，或需處理PDF、簽署等特殊格式，可考慮第三方工具：
- pdfFiller: 支援PDF與Word、Excel間的格式轉換，適合處理帶有表單或簽名的文件。
- SignNow: 適合需要數位簽署及文件自動化流程的團隊。
- Able2Extract、Adobe Acrobat等：支援多種格式互轉，適合進階用戶。
選擇工具時，建議評估其安全性、支援格式及操作難易度。
常見格式問題與解決方案
| 問題類型 | 可能原因 | 解決方式 |
|---|---|---|
| 欄位錯位 | Word表格合併儲存格 | Excel中手動調整或用「文字分欄」 |
| 格式跑掉 | 直接貼上未選擇正確格式 | 選擇「符合目的格式」貼上 |
| 多表格合併混亂 | 多表格未分開處理 | 建議用單一檔案網頁法或VBA自動化 |
| 特殊符號亂碼 | 編碼不一致 | 匯入時選擇正確編碼（如UTF-8） |
進階協作工具推薦
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- Monday.com: 提供專案管理、表單自動化與多維度資料視覺化，適合跨部門協作。
- ClickUp: 支援任務追蹤、文件管理與AI協作，適合需要高度客製化的團隊。
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這些工具能補足Excel在協作、流程自動化及跨平台整合上的不足，讓團隊管理更上一層樓。
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