什麼是Word與Excel合併列印？
合併列印是Word與Excel協作的一項強大功能，能將Excel中的大量資料自動帶入Word文件，批次產生個人化的信件、標籤、證書、成績單等。這項功能廣泛應用於企業郵寄、活動邀請、教育證書發放、成績單列印等場景，大幅提升文件處理效率，減少人工重複輸入的錯誤與時間成本。
常見應用情境：
– 行政人員批次產生郵寄標籤或信封
– 學校製作學生證書、成績單
– 活動單位寄送個人化邀請函
– 公司發送薪資單、獎狀等
優點：
– 大量文件自動化產製，節省時間
– 資料集中管理，減少錯誤
– 支援多種格式（信件、標籤、信封等）
– 可搭配篩選、排序、條件式內容等進階應用
限制：
– 需正確設計Excel資料表
– Word與Excel版本需相容
– 進階應用（如插入圖片）有一定學習門檻
開始前的準備事項
在進行合併列印前，建議先確認以下要點，以避免後續操作遇到問題。
Excel資料表格式要求
- 欄位命名：第一列必須為欄位名稱（如「姓名」、「地址」、「郵遞區號」），且不得重複或包含特殊符號。
- 資料完整性：每一列為一筆資料，避免中間有空白列或欄位。
- 資料一致性：同一欄位資料型態需一致（如電話欄位全為數字或全為文字格式）。
- 無合併儲存格：避免使用Excel的合併儲存格功能，否則資料可能無法正確帶入。
Word文件格式建議
- 建議使用全新或範本文件，避免與舊有內容混淆。
- 預留合併欄位插入位置，方便後續排版。
支援的Word/Excel版本
- 合併列印功能支援大多數主流版本的Word與Excel（如Office 2016、2019、Microsoft 365等）。
- 若使用Mac或線上版，部分介面或功能位置略有不同，建議參考對應說明。
Excel資料表製作教學
正確的資料表設計，是合併列印順利進行的關鍵。以下以郵寄標籤為例，說明如何建立合適的Excel資料表。
步驟詳解
- 開啟Excel，建立新工作表。
- 於第一列輸入欄位名稱（如：姓名、地址、郵遞區號、電話等）。
- 從第二列開始輸入每位對象的資料，每一列為一筆。
- 檢查資料完整性，確保無空白列、欄位名稱無誤。
- 儲存檔案，建議使用.xlsx格式，檔名可為「郵寄名單.xlsx」等。
常見格式錯誤與修正
- 欄位名稱有空格或特殊符號：建議使用簡單中文或英文，避免如「姓名#」等。
- 中間有空白列：請刪除空白列，否則Word可能只讀取到空白前的資料。
- 合併儲存格：請取消合併，確保每格僅有一筆資料。
Word合併列印設定步驟
完成Excel資料表後，即可於Word啟動合併列印，以下以郵寄標籤為例，說明全流程。
啟動合併列印精靈/功能列
- 開啟Word，點選「郵件」標籤。
- 選擇「開始郵件合併」→ 選擇所需類型（如「標籤」、「信件」、「信封」等）。
- 若為標籤，進一步選擇標籤廠牌與型號，確保格式正確。
連結Excel資料表
- 點選「選擇收件者」→「使用現有清單」。
- 選取剛剛儲存的Excel檔案，選擇正確的工作表（如Sheet1）。
插入合併欄位
- 將游標移至欲插入資料的位置。
- 點選「插入合併欄位」，選擇對應欄位（如「姓名」、「地址」等）。
- 可依需求調整排版與格式。
預覽與調整格式
- 點選「預覽結果」，檢查資料是否正確帶入。
- 若有格式跑版，可回到設計畫面調整。
完成合併與列印/匯出
- 點選「完成與合併」→「編輯個別文件」或「列印文件」。
- 若需匯出PDF，可選擇「另存新檔」為PDF格式。
合併列印進階技巧
合併列印不僅能批次產生標準文件，還能進行多種進階應用，提升文件個人化與專業度。
資料篩選與排序
- 在「選擇收件者」→「篩選」或「排序」中，可依據Excel資料（如地區、部門）篩選特定對象。
- 例如：只列印台北地區的郵寄標籤。
條件式合併
- 可設定條件，根據資料內容顯示不同文字。
- 例如：若「職稱」為「經理」，則在信件中自動加註「敬啟」。
插入圖片/條碼
- 雖然Word合併列印主要支援文字資料，但可透過「插入圖片」搭配IF欄位，根據Excel欄位內容插入不同圖片（如證書照片）。
- 條碼可利用外部字型或插件製作，再批次插入。
多頁合併列印
- 合併列印支援跨頁文件（如多頁成績單），只需設計好Word文件格式，資料即可自動帶入多頁。
合併列印常見問題與排解
資料未正確帶入
- 檢查Excel檔案是否有空白列、合併儲存格或特殊符號。
- 確認選擇正確的工作表。
欄位亂碼/格式錯誤
- 若出現亂碼，檢查Excel儲存格式，建議使用.xlsx。
- 若欄位顯示錯誤，檢查Word合併欄位是否對應正確。
列印結果不符預期
- 預覽時即檢查格式，避免列印後才發現排版問題。
- 標籤格式需與實體標籤紙型號相符。
版本相容性問題
- 若Word與Excel版本差異大，建議將Excel另存為舊版格式（.xls）。
- 部分線上版功能有限，建議使用桌面版操作。
合併列印與其他工具比較
合併列印雖以Word/Excel最為普及，但也有其他工具可達成類似批次文件處理，適合不同需求。
| 工具 | 優點 | 適用情境 | 限制 |
|---|---|---|---|
| Word/Excel | 功能完整、支援多格式、易於學習 | 郵寄標籤、證書、信件等 | 進階應用需學習、插圖有限 |
| Google文件/Sheets | 雲端協作、多人同時編輯 | 團隊協作、遠端作業 | 合併列印功能較簡單 |
| pdfFiller | 線上PDF表單自動化、支援電子簽名 | 批次產生PDF、線上簽核 | 需付費、學習新介面 |
如需進行大量PDF表單自動化，或需線上協作與電子簽核，可考慮如pdfFiller等工具。若需專案協作、文件流程管理，則可評估Monday.com等平台，整合任務、文件與流程，提升團隊效率。
FAQ：合併列印常見問答
合併列印可以插入圖片嗎？
可，需將圖片檔案路徑存於Excel欄位，於Word中使用「插入合併欄位」搭配IF及INCLUDEPICTURE欄位，但設定較為進階。
如何只列印特定資料？
可於「選擇收件者」→「篩選」功能，設定條件（如只列印某部門、地區）。
如何將結果匯出成PDF？
完成合併後，於Word選擇「另存新檔」→「PDF」格式，即可產生批次PDF文件。
合併列印支援哪些檔案格式？
Excel資料表建議使用.xlsx或.xls，Word文件建議使用.docx。部分舊版格式亦支援，但功能可能受限。
結論與推薦工具
Word與Excel合併列印是辦公自動化的實用利器，能大幅簡化大量文件製作流程，適用於郵寄、證書、成績單等多元場景。正確設計資料表、熟悉合併步驟與進階技巧，能有效減少錯誤與重工。若需進一步提升團隊協作、文件管理效率，可評估Monday.com等專案平台，或結合pdfFiller等工具，打造更完整的辦公自動化流程。
