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【專案是什麼?】接專案後怎麼做?簡單5步學會專案管理!

什麼是專案?接到專案怎樣做?讓我們帶你了解專案的定義、類型,和專案管理的五大流程,助你快速掌握專案知識和技巧,事半功倍地完成專案!

無論是初入職場的新人亦或是已打拼事業多年,在實際工作當中,你是否都面臨過這樣的情境呢?

  • 主管或上級突然給你指派陌生任務,規定了主題,限制了預算,還要求你必須在某一時間點前完成;
  • 而不管是特定節日活動還是市場行銷方案,無論任務大小,都是一環扣一環,不能出差錯的;
  • 你需要自己去搜集各方面資訊,規劃任務流程,並且尋求其它部門幫助;
  • 只有這樣,你才能在規定時間內用有限的預算資源,完成任務交付成果給主管。

對以上流程,有沒有感到很熟悉呢?我們或多或少都曾參與到這樣的任務過程中,或是規劃者,或是執行者。那麼這種兼具「暫時性和獨特性」的任務,我們就稱之為「專案」。

隨著當今社會急速變化,我們面臨的突發狀況越來越多,需要我們處理的專案在工作或生活中出現的頻率也越來越高。

那麼我們如何能夠更好、更從容地面對專案挑戰並有效解決呢?首要任務便是了解清楚專案到底是什麼?原理和流程具體是怎樣的?接下來,讓我們一起找找答案吧!

專案是什麼

何謂專案 or 什麼是專案? 專案意思全解

專案的定義

一般而言,組織或公司內的工作可以分為兩種類型:例行性工作和非例行性工作。通常,例行性工作被稱為「作業」,而非例行性工作則被稱為「專案」。

作業是由各職能部門負責的例行性和重複性工作。這些工作通常有固定的工作流程、產出結果和評價標準等。作業的主要目的是從事與公司業務相關的服務、生產和維運等例行性工作。

專案則是由跨職能部門的團隊負責的非例行性和暫時性工作。這些工作通常根據組織或公司的不同需求發佈,沒有固定的工作流程和產出結果,還會根據任務主題制定相對應的評價標準。專案的主要目的是完成與開創機會和解決問題相關的任務。

基於以上描述,專案可以被定義為一個具有暫時性和獨特性的任務,由特定需求和目標驅動,由暫時性團隊利用一定的有限資源與預算,在規劃時間內完成,以交付事先預定的獨特產品、服務或結果。相對於例行性工作,專案管理需要更靈活的方法和管理思維,以應對不確定性和變動性的挑戰。

專案的特徵

專案作為一個具有明確目標和特定時程的暫時性工作,通常涉及跨部門或領域的合作,旨在達到特定的成果或產出,且具有以下幾個關鍵特徵:

  • 目標導向:專案的核心是明確的目標或成果。這些目標可能包括開發新產品、架設網站、實施新系統、建造建築物或組織大型活動等。專案的成功與否通常以實現這些目標為評估標準。例如,一家公司決定推出一個新的行銷活動,目標是提高產品的知名度和銷售量。這個行銷活動就可以被視為一個專案,其目標是在特定時期內實現銷售目標。
  • 暫時性:專案是一項暫時性的工作,有明確的開始和結束時間,是有特定情形及需求的。例如,一家建築公司開始執行建造一棟大樓的專案。這個專案有一個確定的開始日期和預期的完工日期,大樓建成即專案結束。
  • 獨特性:每個專案都是獨特的,具有特定的要求和任務等。專案可能涉及新的技術、不同的目標群體或特殊的地理位置等。這使得每個專案都需要相對應的策略和方法來管理。例如,一家科技公司開始進行一個新的研發專案,旨在開發一款創新智能手機。這個專案具有獨特的技術要求和市場需求,需要特定的研發流程和資源分配。
  • 資源限制:專案通常在有限的資源下進行,包括人力、財務和物資等。專案管理的一項重要任務是在這些限制下進行有效的資源規劃和管理。例如,一個國際性的大型活動專案需要在預算和時間限制下組織和執行。專案經理必須合理分配資金、人力和設備,以確保順利達成專案目標。
專案的特點

總而言之,專案具有目標導向、暫時性、獨特性和資源限制等特徵,其目標需要通過有效的計劃、執行和監控,確保能夠按時、按需求地達到預期成果。

專案的類型

專案類型可以根據不同的標準進行分類。以下是幾個常見的專案類型:

  1. 開創型專案(Create):組織或公司為了應對社會或市場變化,尋求新的生存及成長機會、滿足顧客及市場的需求以及創造新盈利來源,所成立的專案。這類專案旨在開發新的技術、產品或系統等。例如,一個市場營銷團隊所負責的新產品上市專案,其可能包括市場調查、競爭分析、制定行銷策略、設計推廣活動和監測市場反饋等活動。
  2. 提升型專案(Improve):組織或公司為了提升內部運作、資源運用、以及作業流程的效率所成立的專案。這類專案主要涉及原有組織結構或流程的更新,例如組織再造專案、制度系統改革專案、ISO系統導入專案、設備更新專案及工作流程改善專案等。
  3. 解決型專案(Solve):組織或公司為解決外部或內部所突發的問題而成立的對應專案。這類專案主要是為了維護組織或公司穩定運營,塑造良好形象等,例如客戶投訴解決專案、科技產品漏洞問題解決專案、品牌形象公關問題解決專案、產品設計不良問題解決專案、財務狀況改善解決專案等。
  4. 建置型專案(Build):組織或公司為了開始、維持或擴充事業及項目運營,必須建置新的制度系統、組織架構、基礎設施等所成立的專案。這類專案旨在引入組織內的變革,改善業務流程、結構或文化。例如,一家公司可能啟動一個組織重組專案,以提高效率和協作。這種專案需要組織發展專家、變革管理者和相關部門的參與,並且可能包括培訓、溝通、制度設計和評估等活動。
  5. 活動型專案(Activity):組織或公司內部或外部的行政及相關職能部門,根據內部或客戶的不同需求,所舉辦的宣導、娛樂、溝通等相關活動專案。這類專案通常涉及組織和執行特定的活動或活動系列。例如,一個活動策劃公司所負責的音樂節或會議專案。這種專案需要活動策劃者、場地管理者、供應商和參與者等多方合作,並且需要具體的行動規劃、預算、行程安排、行銷和執行等步驟。

專案的類型可以根據特定行業、組織需求或專案目標來進一步細分。每個專案都有其獨特的需求和挑戰,需要適當的專業知識和方法來進行管理。專案管理團隊在不同類型的專案中起著關鍵的角色,他們負責規劃、執行和監控專案,以確保順利達到預期成果。

步驟全解!專案管理的5個流程(專案管理是什麼、為什麼、怎麼做)

專案管理是專案任務中組織和管理資源,以達成特定目標的方法,共有五個重要流程,分別是啟動階段、規劃階段、執行階段、監控階段和結束階段。以下將詳細介紹每個階段的具體內容和執行方式。

啟動階段

作為專案的開始,起始階段需要明確專案的目標和範圍。專案經理和利益相關者應進行以下工作:

  • 確定專案目標:明確定義專案的目標和預期成果。例如,一個軟體開發專案的目標可能是開發一個新的應用程式,提供特定的功能。
  • 辨識利益相關者:識別專案中的利益相關者,包括專案團隊成員、管理層、客戶和其他相關方。了解他們的需求和期望,並確保他們的參與和支持。
  • 進行可行性分析:評估專案的可行性,包括技術、資源、時間和財務方面的可行性。這有助於確定專案是否可行並制定相應的策略。

規劃階段

專案團隊需要在規劃階段制定具體的計劃和策略,以實現專案目標。以下是一些在這個階段需要執行的重要任務:

  • 制定專案計劃:制定一個詳細的專案計劃,包括任務分配、時間軸、資源分配、風險管理和監控計劃等。這個計劃將成為指導專案執行的藍圖。
  • 確定專案範圍:明確定義專案的範圍和界限,確定哪些工作和任務包含在專案內或范圍之外,這有助於保持專案的焦點並避免範圍過大做無用功。
  • 管理風險:這包括識別風險、評估風險影響和可能性,以及制定應對措施。
  • 確定專案相依性:識別專案任務之間的相依性和順序關係。這有助於確定任務的有序執行和關鍵路徑開展。

執行階段

執行階段是專案的實際實施階段,專案團隊需要按照預期計劃進行專案任務的分配和執行,並管理專案進度和資源。

  • 任務執行:按照專案計劃,專案團隊成員執行各自任務,並定期報告進度,確保信息流通順暢,解決所遇問題。
  • 資源管理:專案經理需要監控和管理專案所需的資源,包括人力、物資和預算,確保資源按計劃分配,並及時調整,以滿足專案需求。

監控階段

監控階段需要持續監控和評估專案任務的進展,以確保專案按計劃進行並達到預期目標。

  • 監控進度:專案經理定期追踪和監控專案任務執行的進度,與計劃進度進行比較,並進行必要和及時的調整,解決任務間的相互依賴和衝突問題,確保專案按時完成。
  • 監控費用與資源:監控專案的費用和資源使用情況,解決任何資源短缺或超支的問題,確保一切資源在預算範圍內進行。
  • 監控風險:持續監測和評估專案面臨的風險,並及時應對。這可以減輕風險對專案進展和成果的影響。

結束階段

結束階段是專案的交付和總結階段。專案團隊需要完成專案成果交付,並進行專案的總結和評估,以便改進下次專案執行。

  • 交付成果:將專案成果提交給相關方進行驗收。這可能是一個產品、服務或活動等。
  • 驗收和評估:與相關方一起驗收專案成果,確保其符合預期標準和要求。同時,進行專案成果評估,總結任務執行中的經驗教訓。
  • 專案總結:整理專案相關文件和報告,包括專案計劃、執行記錄、問題日誌和監控報告等。這些文件對於未來類似專案的參考和學習非常重要。

結束語

現在,了解了專案的定義、特徵、類型和5個流程具體做什麼之後,你應該已經掌握好專案的原理和方法了吧?想不想動手操作,進行實際應用呢?

專案管理的每個階段都有特定的目標和執行任務,可以根據需求選擇對應的方法和工具來協助我們高效完成。市面上已經有很多多功能的專案管理軟體工具可供選擇,如Monday.comClickUpTeamwork等等,快快行動起來吧!

專案常見問題 FAQs 

專案的目標是什麼?專案的目標和預期成果是什麼?

專案的目標是指專案所致力實現的具體目標或結果。這些目標可以是提供一個新的產品或服務、改善現有產品或服務、實施一個新的流程或系統,或者達到特定的業績目標等。

專案的時程是多久?進度和里程碑是什麼?

專案的時程指的是專案預計需要花費的時間。進度是指專案在不同階段上的時間安排和進展情況。里程碑則是指專案中的重要里程碑事件或關鍵里程碑,用於標誌專案的重大進展或完成特定的階段。

專案的預算是多少?預算如何分配和管控?

專案的預算是指專案所分配的資金金額。預算的分配涉及確定不同活動和資源所需的費用,並根據優先順序進行分配。預算的管控涉及監視和管理專案開支,以確保在預算範圍內進行。

誰是專案的負責人?負責人的職責是什麼?

專案的負責人通常被指定為專案經理或專案負責人。他們負責領導和管理整個專案,包括規劃、執行、監控和結束專案。他們的職責包括制定專案計劃、分配任務、監督成員、溝通與利害關係人、問題解決和風險管理等。

專案成員的角色和貢獻是什麼?如何協調和溝通?

專案成員的角色和貢獻取決於其在專案中的職責和專業領域。他們可能是專案經理、專家顧問、技術人員、開發人員、設計師等。協調和溝通的方法可以包括定期開會、使用協作工具、確定溝通渠道和頻率等,以確保成員之間的順暢合作和信息流通。

專案需要哪些資源和技術支援?這些資源是否可行和可用?

專案所需的資源和技術支援取決於專案的性質和要求。資源可以包括人力資源、財務資源、設備、技術工具等。確定這些資源的可行性和可用性需要進行相應的研究和評估。

專案中的風險和問題是什麼?如何監控和應對?

專案中的風險是指可能影響專案目標實現的不確定事件。問題則是指在專案執行過程中出現的具體困難或挑戰。監控和應對風險和問題的方法包括風險評估和管理、問題識別和解決、制定應變計劃等。

專案的利害關係人是誰?如何管理他們的期望和需求?

專案的利害關係人是指對專案有利害關係的個人或組織,包括項目贊助人、客戶、使用者、管理層等。管理利害關係人的期望和需求涉及與他們的溝通、參與和管理關係,以確保他們的利益得到充分考慮。

專案的評估和驗收標準是什麼?如何確保交付成果的品質?

專案的評估和驗收標準是用於評估專案成果是否符合預期要求的標準和檢查點。確保交付成果的品質涉及制定品質計劃、執行品質控制活動、進行品質審查和驗收等。

專案中的溝通和報告機制是什麼?如何確保信息的流通和透明度?

專案中的溝通和報告機制包括確定溝通渠道、頻率、報告格式等,以確保專案團隊成員之間的有效溝通和信息的流通。透明度可以通過定期報告、會議記錄、共享文件等方式實現。

專案中的衝突和問題如何解決?是否有紛爭解決的程序?

在專案執行過程中,衝突和問題是難以避免的。解決衝突和問題的方法包括開放的溝通、協商、尋求共識和採取衝突解決程序。

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