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【專案管理101】專案管理是什麼?初學者指南|入門必讀!

什麼是專案管理?接到專案應該怎樣做?我們將為你全面介紹專案管理的入門知識、技巧和幫助你處理專案更得心應手的工具。立即閱讀下文,輕鬆掌握專案管理!

歡迎來到專案管理的世界!不論你是剛踏入職場的新手,還是經驗豐富的專業人士,這篇【專案管理是什麼?初學者指南】都是你的必讀文章。

專案管理在現代社會中扮演著極其重要的角色,無論是建設工程、軟體開發,亦或是市場策略和活動規劃,專案管理都能在其中發揮不可替代的作用。一個優秀的專案管理者能夠在一定期限內,以最少的資源將成果效益最大化。

那麽專案管理到底如何操作呢?是否很難掌握?其實不然,只要掌握了專案管理的基本原理和技巧,你就能將其「舉一反三」地運用到各類情境中,可謂是將複雜項目「手到擒來」。接下來,就讓我們帶領你一起了解專案管理的定義、關鍵概念、管理階段,以及必備的工具和技能吧!

專案管理是什麼? — 專案管理的定義與目的

專案管理,顧名思義,是對「專案」進行「管理」的過程。那什麼是專案呢?專案通常具有臨時性和獨特性,有時間節點和一定的期限,目的是創造一種獨特的產品、服務,或達成特定的結果。專案與日常運營的最大區別在於其獨特性和臨時性。日常運營是持續不斷、重複性的活動,而專案則是一次性的、具有獨特目標的活動。

專案管理是應用相關的知識技能和工具來對專案進行過程中的時程、預算和執行情況進行有效管控,從而輔助工作人員更好地完成專案需求及目標。專案管理包括了多個核心流程,如範疇管理、時間管理、成本管理、質量管理、風險管理等等。有效的專案管理,能夠確保專案在預算、時間和執行範疇的限制下,發揮綜合效益,達到專案預定的品質標準。

專案管理的好處

專案管理的好處是多方面的。無論是個人還是企業,都能夠通過專案管理取得更大效益的成果。

  • 首先——專案管理作爲企業獨立項目開展,能夠起到「試點」的效果。即通過有限的資源和時間,令團隊能夠更加自由且目標清晰地聯合多部門開展新工作,測試新項目的可行性,以更低成本獲得更有效成果。如企業在進行數字化轉型過程中,便可通過成立專案團隊進行轉型試點,通過一個團隊的數字化轉型「以小見大」,測試企業整體轉型的可行路綫。
  • 其次——專案管理作爲有明確時間節點和階段性目標的工作,能夠讓團隊成員更明白自身任務及工作結構,專案經理明確專案目標、路徑、分工、進度和團隊成員的職責劃分,提高效率推進目標落實。
  • 此外——專案管理能有效控制任務風險,預防任務中可能出現的問題,並在突發狀況時,回顧職責劃分和時間節點迅速找出問題所在,針對性解決,將整體損失降至最低。

與此同時,專案管理不僅可應用於企業項目,你也能將其運用在日常生活中,如規劃一場婚禮、裝修房屋、或是籌劃一次長途旅行。只要你了解並掌握了專案管理的基本原理和技巧,就能通過有效的任務劃分提高目標完成效率,在各類情境中高效發揮個人價值。

專案管理的關鍵概念

專案管理中的利害關係人

在專案管理中,利害關係人是指那些對專案有直接或間接影響,或者會被專案影響的人或組織。其中可能包括專案經理、專案團隊成員、客戶、供應商,以及其他相關的內部和外部人員,如需要調動及配合任務完成的資源部門等。瞭解並管理利害關係人的期望和需求,也是專案成功的關鍵之一,所以在專案啓動和規劃階段,就需要對此有明確清晰的分析。

專案範疇

專案範疇是指專案須達成的具體目標,以及為達成這些目標,所需要完成的工作。範疇管理是專案管理的重要部分,包括定義、確認,以及控制專案的範疇。一個清晰、詳細的範疇描述,可以幫助專案團隊確保在預算和時間的限制下,達成專案的目標。

專案生命週期 — 專案管理的五個階段

專案生命週期是指一個專案從開始到結束的過程,通常可以分為五個主要階段:啟動、規劃、執行、控管及結束。每個階段都有其特定的目標和活動。

  • 啟動階段:在這個階段,專案團隊需要確定專案的目標、範疇、主要利害關係人,以及影響專案的各種因素,並撰寫專案章程,用來描述專案的主要資訊,如關鍵時間節點、預期成果,以及預算和可利用資源等限制。同時進行初步的風險評估,識別可能影響專案的風險,並制定相應的解決方案。
  • 規劃階段:此階段的主要工作是製定詳細的專案計畫,包括時間表、預算、資源需求,以及風險管理策略等。這可以幫助團隊明確了解每位成員的任務角色和責任,以及如何達成專案目標的具體任務指標。
  • 執行階段:在此階段,專案團隊需要根據前期所確定的專案計畫開展實際工作,將計劃中的階段目標進行細化和落實。專案經理需要有效地領導團隊,確保成員的所有工作都按照專案計畫進行。
  • 監控階段:該階段與執行階段為配合進行的過程,專案經理需要持續監控專案的進度和品質,並隨時進行調整管理,與團隊成員和利害關係人進行溝通,確保專案任務一直在有效推進。
  • 結束階段:專案完成後,專案團隊需要評估專案結果,檢視專案結果是否達到預期目標,記錄執行過程中的經驗教訓,並與利害關係人進行最後溝通,正式結束專案。理解專案的生命週期,明白專案管理的五個階段具體如何進行,可以幫助你更好地控制專案的進度和品質,並有效管理專案的風險,從而確保專案目標的達成。
專案管理五大流程

專案管理的技術與方法

在專案管理中,有許多技術和方法可以幫助我們更有效地管理和控制專案。以下是一些常見的專案管理技術和方法:

工作分解結構 (Work Breakdown Structure, WBS)

工作分解結構是一種將專案的工作和輸出分解成更小、更易於管理部分的方法。這種方法有助於確定專案的範疇並確定所需的工作。

甘特圖 (Gantt Chart)

甘特圖是一種可視化工具,用於表示專案的時間表。它顯示了專案的各個任務、任務的各個時間節點,以及任務之間的相互關係。

專案管理甘特圖示例

來源: Construction Gantt Chart | Template by ClickUp™

敏捷專案管理 (Agile Project Management)

敏捷專案管理是一種靈活的專案管理方法,強調適應變化和客戶參與。在敏捷管理中,專案被分解成一系列的迭代或衝刺,每個迭代或衝刺都產生一個可用的產品或服務的部分。

關鍵路徑法 (Critical Path Method, CPM)

關鍵路徑法是一種專案管理技術,用於確定專案的最短完成時間。它通過分析專案的任務、持續時間和依賴關係來確定專案的 「關鍵路徑」。

風險管理 (Risk Management)

風險管理是一種專案管理技術,用於識別、評估和控制專案的風險。這包括任何可能導致專案偏離其目標的因素,如資源短缺和控制變更等情況的出現。

以上只是專案管理中會使用到的一部分技術和方法。選擇哪種方法取決於專案的性質、規模、複雜性,以及專案團隊的經驗和技能。

專案管理軟體——最大化運用專案管理原理和技術

掌握了專案管理的原理和技術,如何能夠再提升專案管理效率呢?這個時候,我們一定要學會使用不同的專案管理軟體來幫幫手!

專案管理軟體是可以有效提升專案團隊規劃、執行以及監控專案的工具,合理利用資源能夠幫助專案團隊更好地明確個人職責及落實任務細節。常見的專案管理軟體包括Monday.com、 ClickUp、Teamwork、Wrike及Notion等。

Monday.com

Monday專案管理軟體
來源:monday.com

monday.com 是一款工作作業系統,特色是強調自訂化與靈活性,即能夠根據專案團隊的不同需求進行不同的「自定義」規劃,更加準確地匹配專案任務需求。這款工具不僅提供自訂工作流程和看板,還能與多種常用工具(例如 Google Drive、Slack 和 Zoom)整合,有助於簡化工作流程並提升團隊的生產力。

ClickUp

來源:Clickup 官網

ClickUp 是一個全能的專案管理平台,能讓你的所有工作都在一個地方同時進行。它的多視圖功能讓你可以在列表、看板、甘特圖等不同視圖間自由切換,能夠幫助專案團隊成員節約時間和資源,達成更快的協同配合。此外,強大的自訂欄位和自動化功能,能讓你根據團隊的實際需求來設定工作空間,能夠令任務工具和團隊成員之間的適配度更高,更加高效地完成任務。

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Lucidchart

Lucidchart 是一款功能強大、易於使用的專案管理軟體,提供了一個線上平台,讓你可以輕鬆創建和分享各種圖表和流程圖,以更好地組織和管理專案。透過直觀的編輯界面和豐富的圖表模板,Lucidchart 讓你和專案團隊能夠通過便捷高效的方式來視覺化專案結構、任務分配和進度追蹤,同時促進團隊間的協作和溝通。

Miro

Miro 作為一款專案管理軟體,提供了一個協作平台,讓團隊可以集中管理專案相關的資訊、文件和工作流程。Miro 的特點是以視覺化方式呈現資訊,讓團隊能夠在一個虛擬白板上創建和編輯內容,並實時進行協作。Miro 還提供了各種專案白板工具和模板,如貼紙、筆刷和形狀,讓你可以根據需要定制和創建不同的圖表和專案工具,以視覺化和協作為核心,幫助團隊提高專案效率和協作品質。

Teamwork

Teamwork 提供一個集中化的平台,讓你可以輕鬆規劃、協調和控制所有的專案。而且,它與 Google Drive、Dropbox 和 Microsoft Outlook 等工具的整合功能,可以讓你的工作流程更加順暢,在專案管理的過程中節約時間,一體化分配專案任務並達到有效的多平臺專案任務監控管理。

Wrike

Wrike 提供全面的任務管理、專案規劃和團隊協作功能。其詳細的進度追蹤和報告功能讓你能夠深入了解專案的績效,而它與 Adobe Creative Cloud、Google Apps 和 Salesforce 等平台的整合功能,讓專案管理更加方便,專案團隊經理能夠通過這個平台明確掌握成員的任務進展,更清晰目標完成情況並隨時作出相對應調整推動任務進程。

Notion

Notion 是一個全能的工作空間,將筆記、任務管理、看板和資料庫整合在一起。這款工具讓你可以自由設定和調整工作空間,且多功能的設計為你的團隊提供了一個全面的寫作、規劃、協作和組織工作的平台。專案管理團隊能夠運用這個平台一體化管理個人任務所用工具和資源,高效共享任務所需資料並增强團隊間的協同力。

專案管理的原理和技巧並不僅限於職場,接下來,讓我們一起探討如何將這些專案管理工具應用到日常生活中,讓生活更富有條理,更加有效率。

專案管理在日常生活中的應用

在日常生活中,我們經常需要處理各種大小不一的任務和挑戰,這些任務和挑戰可以看作是我們生活中的 「專案」。以下是一些如何在日常生活中運用專案管理的原理和技巧的建議:

設定明確的目標

在開始任何專案之前,我們首先需要設定一個明確的目標。這個目標應該是具體的、可以衡量的、能夠達成的、有相關資源的,以及具有時間限制的(SMART)。這樣,我們就可以清楚地知道我們要達成什麼,並且衡量我們的任務進度和成效。例如,我們暑假家庭旅行的目標是參觀三所大學,那麽我們就可以根據路程便利程度等影響因素來製作「旅行專案」規劃了。

規劃和分解任務

一旦我們設定了目標,我們就需要制定一個計劃來達成這個目標。這包括了分解目標成為更小、更易於管理的任務,並安排這些任務的優先級和時間。我們可以使用像甘特圖這樣的工具來視覺化我們的計劃。

日常生活中,無論是規劃家庭預算,還是籌劃家庭活動,專案管理的技巧都能派上用場。例如,我們可以使用工作分解結構來規劃家庭旅行,將旅行分解成各種活動(例如購買機票、訂酒店、規劃行程等),然後再進一步分解成更小的任務(如比較不同航空公司的價格、查詢酒店的評價等),劃定任務優先次序和完成時間,來幫助我們更好地完成家庭規劃。

監控進度和調整計劃

在實施計劃的過程中,我們需要不斷地監控任務進度,並根據實際情況調整我們的計劃。這時,我們便可以使用不同的專案管理軟體工具來輕鬆地製作進度表,並在需要的時候調整我們的計劃。例如,當我們有健身的目標時,便可以利用Monday.com來記錄日常熱量攝取範圍、運動任務和周期、體重變化等影響因素,直觀明確地知道自己的健身進度並根據需要隨時調整計劃。

學習和反思

每當我們完成一個專案,無論結果如何,都應該花時間學習並反思。我們可以問自己:哪些是做得好的?哪裏需要改進?我們從這個經驗中學到了什麼?這樣,我們就可以不斷進步,並在下一個專案中做得更好。

在日常生活中,我們都需要不斷學習掌握新技能,專案管理的原理和技巧可以幫助我們更有效地進行日常學習。例如,我們可以利用Notion將學習資料都進行綜合整理,設定學習目標,規劃學習計劃,通過Notion的寫作、看板等功能整理筆記並追蹤學習進度。我們還可以利用風險管理的原理,通過Notion的規劃功能等來預測和處理可能遇到的困難和挑戰。

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.

學習新技能可以視為一個專案,專案管理的技巧可以幫助你更有效地學習。例如,你可以設定學習目標,規劃學習計劃,並追蹤你的進度。你還可以利用風險管理的原理來預測和處理可能遇到的困難和挑戰。

以上只是一些例子,實際上,你可以在生活中的許多方面應用專案管理的原理和技巧。

專案管理需要掌握哪些專業技能呢?

領導與溝通

專案管理需要出色的領導與溝通技巧。作為一個專案經理,你需要有效指導團隊成員,確保每個人都清楚自己的角色和責任,確保其能夠高效完成任務。你還需要能夠技巧性的與團隊成員、利害關係人和客戶進行溝通,確保彼此所掌握信息的準確和及時傳遞。

風險識別與處理

專案管理也需要能夠識別和處理風險的能力。這意味著你需要能夠在專案規劃和執行階段預見可能會出現的問題,並提前制定計劃來應對這些問題。這可能包括對專案進行過程中所需資源、時間表、成本和質量的風險進行評估和管理。

批判思考與決策

專案管理需要良好的批判思考和決策能力。你需要能夠分析任務執行過程中的有效信息,識別可能面對的問題,並做出有效決策。這可能包括決定專案任務的優先順序,處理專案中出現的臨時問題,或評估專案完成效果並作出提升方案。

那麽作爲新手,如何開始學習專案管理呢?

學習資源與課程

如果你希望學習專案管理,有許多資源和課程可以幫助你。這些資源可能包括書籍、網路課程、工作坊和研討會。這些資源可以幫助你理解專案管理的基本原理,學習專案管理的技巧和方法,並獲得實際的經驗。

10大專案管理課程推薦|線上獲取Google、IBM、頂尖大學證書

ClickUp University

Project management templates to centralize your projects | monday.com

Project Management Guide for Beginners 2023 | Wrike

Teamwork Academy

專案管理的證照

專案管理的證照可以證明你的專業知識和技能。這些證照可能包括專案管理專業(PMP)認證專案經理(CAPM)敏捷認證專家(PMI-ACP)等。這些證照通常需要一定的學習和工作經驗基礎,並報名參加通過考試。

面對專案管理過程中的挑戰,我們有哪些解決方法呢?

專案管理的過程中可能會遇到許多挑戰,例如,專案範疇的變更、資源的限制、時間壓力等。作爲新手,你在剛面對這些問題時可能會束手無策,別怕,其實有許多方法可以幫助我們解決這些挑戰。

例如,我們可以使用工作分解結構來更好地管理專案範疇,利用有效的時間管理技巧來應對時間壓力,並運用風險管理的原理來處理可能的問題和風險。

當我們掌握了專案管理的原理和技巧后,還可以多多利用相關工具,如Monday.comClickUp等專案管理軟體工具來幫助我們處理專案任務,從而更好地梳理管理流程,應對突發狀況挑戰。

結論

專案管理對於企業和個人來說都是一項非常重要的技能。無論你是在管理一個大型的企業專案,還是在規劃你的個人生活,專案管理的原理、技巧和相關工具都可以幫助你更有效地完成任務,高質量達成目標。我們鼓勵所有的讀者都去學習和實踐專案管理,並從中獲得成功。

專案管理的常見問題 (FAQs)

什麼是專案管理?

專案管理是指在一定時間內,計劃、組織、管理資源,以達成特定目標或目的的過程。它涉及協調和監督各種任務和活動,管理預算和時間表,並確保項目成功完成。

哪些是常用的專案管理技術?

有許多專案管理技術,包括關鍵路徑法、風險管理和敏捷方法。每一種技術都設計用於幫助專案經理高效、有效地計劃、執行和完成專案。

專案管理有哪些好處?

專案管理可以幫助組織和個人更高效、有效地實現目標。通過使用專案管理技術,專案可以按時、在預算範圍內以及達到所需的質量水準完成。項目管理還有助於確保所有參與項目的人都共同致力於實現共同目標,這有助於改善溝通和協作。

專案管理中有哪些常見的挑戰?

專案管理中的一些常見挑戰包括有效地管理資源、管理預算和時間表、應對意外問題或變更以及確保參與專案的所有人有效地溝通。為了克服這些挑戰,專案經理可能需要具備靈活、創造性和適應性,並可能需要依靠其解決問題的技能和經驗。

如何在日常生活中應用專案管理?

專案管理原則和技術可以應用於日常生活的許多領域,例如管理家務、實現健身目標或學習新技能。通過設定明確的目標,規劃和分解任務,監控進度並根據需要進行調整,個人可以更高效、有效地實現目標。

如何學習更多關於專案管理?

有許多資源可供學習專案管理,包括書籍、網上課程、工作坊和研討會等。考慮探索不同的資源,找到最適合自己學習風格和需求的資源。此外,追求專案管理證書可以幫助證明自己的專業知識和技能,並在該領域推進自己的職業生涯。

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