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什麼是風險管理?專案風險管理的策略及步驟詳解!

什麼是風險管理?專案辦理過程中如何規避風險?一起來學專案風險管理的策略和步驟!本文為你詳細解釋專案風險管理的類型和具體步驟,為你推薦五大專案風險管理軟體工具,教你提高專案任務成功率!

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在這個充斥著變化和不確定性的世界裡,風險無所不在。無論是企業還是個人,我們都必須面對各方面的潛在問題。那麼,應該如何預防這些風險威脅到我們的工作和生活呢?答案就是風險管理。

接下來,我們將與你一起探索風險管理的重要性,深入了解專案風險管理的策略和步驟,為你揭示如何識別潛在的風險,評估風險的嚴重性,以及如何採取有效的措施來控制和減少風險。我們還將分享實用的多功能專案風險管理工具,教你如何提高效率,幫助你在面對專案風險時有更多的信心和準備!

風險管理的定義及重要性

風險管理的定義

風險管理是一種組織化且持續進展的過程,旨在識別、評估、控制、以及監控可能對組織目標產生影響的風險。風險管理不僅包括處理可能產生負面影響的風險,也包括識別並把握可能帶來正面機會的風險。

風險管理的目的與效益

風險管理的主要目的是幫助組織達到其業務目標並完成使命。透過風險管理,組織可以:

  • 更有效地分配資源:風險管理可以幫助組織識別什麼風險可能會對業務產生最大的影響,並確定應該如何合理分配資源,優先處理哪些風險。
  • 提高決策效能:風險管理可以提供關於風險的詳細資訊,幫助決策者在面對不確定性時做出更好的決定。
  • 提高組織的信譽:有效的風險管理可以促進任務的成功,提高組織的信譽,增強利益相關者的信心。

延伸閱讀:

風險管理的重要性

在今日這個複雜且快速變化的環境下,風險管理的重要性不言自明。無論是面對經濟波動、政策變化、技術創新,或是自然災害等,風險管理都可以幫助組織提前識別潛在的問題,並進行適當的規劃和應對。同時,風險管理也可以幫助組織把握正面的發展機會,從而提高競爭力並推動創新。

專案風險管理的定義及重要性

專案風險管理的定義

專案風險管理是專案管理的重要部分之一,涉及識別、評估、控制,以及監控與專案相關的特定風險。這些風險可能來自專案範疇、時間、成本、品質管理等各個方面,並可能對專案的成功產生影響。

專案風險管理的目的與效益

專案風險管理的主要目的是為了提高專案的成功率。透過專案風險管理,專案團隊可以更好地理解和控制那些可能對專案產生影響的風險,並確保專案能夠在預定的時間、預算、品質等約束條件下完成。

專案風險管理的效益包括:

  • 提高專案預測的準確性:風險管理可以幫助專案團隊更準確地預測專案的成本、時間,以及質量等重要指標,從而進行更準確的專案規劃和執行。
  • 提高決策效能:透過風險管理,專案團隊可以在面對不確定性和專案問題時做出更好的決定。
  • 提高專案團隊的信心:有效的風險管理可以增強專案團隊對專案成功的信心,產生積極影響。

專案風險管理的重要性

專案管理中,風險是無所不在的。無論是技術風險、經濟風險、市場風險,或是人力資源風險,都可能對專案的成功產生影響。專案風險管理的重要性在於,它可以幫助專案團隊提前識別這些風險,並採取適當的對策來降低風險的影響。

同時,專案風險管理也可以幫助專案團隊把握機會,例如利用新的技術、市場趨勢等來增強專案的價值和成功幾率。因此,專案風險管理是專案成功的關鍵因素之一,發揮著重要作用:

預防問題的發生

專案風險管理可以幫助我們預先識別並處理可能出現的問題,以防止其在專案執行過程中實際發生。

例如,如果我們在建築專案中提前識別到了天氣變化(如暴雨或風暴)可能導致工程延誤的風險,就可以提前做好規劃和應對措施,如調整工作計劃或預先儲備必要的物資等,降低其受影響範圍。

提高效率

通過專案風險管理,我們可以更有效地使用專案資源,提高專案工作的效率。

以軟體開發專案為例,如果我們提前識別到了哪一部分的開發工作會遇到困難,那麼就可以為這些開發工作優先分配資源(如開發工作者),以避免在專案後期因為這些問題而需要更多的時間和資源去解決。

延伸閱讀:6 步掌握新產品開發流程!產品設計關鍵|研發流程範例

增強信心

專案風險管理也能增強團隊對專案成功的信心。當我們全面掌握了專案可能發生的風險問題,並且已經制定了應對風險的計劃,就可以更有信心地進行專案任務。

比如,在開設新餐館時,我們可能會面臨食材供應短缺、員工訓練有誤等風險,但如果我們已經預料到這些問題並提前做好了充足的準備(聯繫好供應商預留食材、計劃好公關措施等),就可以更有信心地開業,迎接客人。

提高專案成功率

專案風險管理能提高專案的成功率。例如,在進行大型活動的規劃時,我們需要面對來自各方的風險,如場地設施、天氣、安全等。透過專案風險管理,我們可以提前識別並規劃這些風險的應對措施,從而減少活動失敗的機會,提高成功機率。

以上是專案風險管理的幾個重要性,透過專案風險管理,我們可以更好地控制專案,優化專案資源利用率並提高專案的成功可能。

專案風險管理的類型

技術風險

技術風險涉及到專案中使用的技術是否可行、是否能夠滿足專案需求、是否會產生意外問題等。

例如,在開發新的軟體應用時,可能依賴於某種先進的編程語言或框架。但如果這種語言或框架在實際使用中出現未預期的問題或限制,則可能導致專案延期或者需要額外的資源來解決這些問題。

成本風險

成本風險與專案的預算有關。當專案的實際成本超過了預算時,就存在成本風險。

例如,於建設專案中,可能需要進行大量的物料購買和勞動力投入。如果物料價格上漲或者工資增加,專案成本可能超過預算,這就產生了成本風險。

時間風險

時間風險與專案的任務進度有關。當專案的實際進度落後於計劃的進度時,就存在時間風險。

例如,在製藥研發專案中,可能需要進行一系列的臨床試驗。如果試驗結果不符合預期,需要重新進行,則可能延遲專案進度,這就產生了時間風險。

延伸閱讀:

法律風險

法律風險與專案在法律和監管方面的規定有關。當專案的操作違反了相關法律或監管規定時,就存在法律風險。

例如,在開發數據驅動的醫療診斷工具時,可能需要處理大量的個人健康數據。如果數據處理方式違反了數據保護法,可能導致罰款甚至停止專案,這就產生了法律風險。

人力資源風險

人力資源風險與專案的人力資源管理有關。當專案的人力資源不足,或者專案團隊的技能和經驗不足時,就存在人力資源風險。

例如,在技術專案中,可能需要團隊中的工程師們具備專業知識基礎及技能。如果關鍵的人員離職或者因疾病無法工作,專案可能無法按照計劃進行,這就產生了人力資源風險。

延伸閱讀:人力資源管理是什麼?速解人資HR必備技能,提升關鍵能力!

專案風險管理流程怎麼做?

避免風險

避免風險的策略是將專案的某些元素或活動進行修改,以消除風險或將其降到最低。例如,如果在建設專案中,發現某種建材供應不穩定,可以選擇更換建材以避免因供應問題而導致的專案延誤。

轉移風險

轉移風險就是將風險轉給其他人或組織,這通常涉及到保險或外包。例如,上述的建築專案也可能會因為員工受傷而產生風險,那麼專案經理可以選擇為工人都購買工傷保險來轉移這種風險。

減輕風險

減輕風險是指通過採取對應的措施來減少風險事件發生的可能性或其對專案的影響。例如,為了減輕軟體開發專案中的技術風險,可以進行詳細的需求分析和設計審查以降低技術錯誤的可能性。

接受風險

有些風險可能不適合或不值得用上述策略來處理,此時我們可以選擇接受風險。這並不意味著我們無視這些風險,而是認識到它們存在,並準備好對應措施在問題出現時應對。

例如,一個市場行銷專案可能會面對消費者反應不如預期的風險,專案團隊可以選擇接受這種風險,並針對不同的消費者反應準備好市場調整策略。

利用風險

這是一種積極的風險管理策略,旨在利用對專案有利的風險。例如,一個新產品開發專案可能會看到新技術的出現為專案帶來新的機會,專案團隊可以選擇採用這種新技術,儘管這可能會帶來新的風險,但是它也可能帶來更大的回報。

以上就是專案風險管理的幾種策略,這些策略都需要基於專案的具體情況和風險承受能力來進行針對性選擇和應用。

專案風險管理步驟 | 風險管理五大步驟

專案風險管理包含多個步驟,從而整體上構成一個完整的風險管理過程。以下是專案風險管理的基本步驟,旨在幫助專案團隊識別、評估、管理和監控專案風險,以確保專案能夠在風險可控的情況下,成功達成目標:

風險管理計劃

在開始專案風險管理之前,首先需要制定一個風險管理計劃。這個計劃將指導整個風險管理的流程,包含以下元素:

  • 制定風險管理策略:包括風險評估的方法、風險應對的策略等。
  • 確定風險管理流程:確定風險識別、評估、對策規劃和監控的具體步驟。
  • 分析和量化風險管理的效益:評估風險管理活動對專案的成本與效益。

延伸閱讀:【投資報酬率計算】ROI是什麼?投報率怎麼算?ROI計算公式

風險識別

風險識別是風險管理正式開始的第一步,這一步需要使用各種專案管理軟體工具和方法來識別專案可能面臨的風險:

  • 使用風險識別工具和方法:如咨詢專家、團隊腦力激盪或使用ClickUpMonday.comWrike等專案管理工具進行協助等。
  • 識別風險來源和類型:例如前文所提的技術風險、時間風險、成本風險等。
  • 建立風險登記簿:記錄所有已識別的風險,以及其可能的影響和應對措施。

風險評估

識別出風險之後,需要進行風險評估,以確定風險的嚴重程度和優先順序:

  • 風險分析:使用風險矩陣、ClickUpMonday.comWrike專案管理工具或其他方法來分析風險的可能性和影響。
  • 風險評估與分類:依據風險的嚴重程度和處理的優先順序來對風險進行標籤和分類。

延伸閱讀:

風險對策規劃

風險評估完成後,需要制定風險對策規劃,以應對已識別和評估的風險:

  • 風險響應規劃:對每個風險制定具體的應對措施,這些措施可以是如何避免、轉移、減輕、接受或利用風險。
  • 風險緩解策略:對無法立即解決的風險,制定長期的緩解策略。

風險監控

專案風險管理的最後一步是風險監控,這一步需要持續監控專案中的風險,並根據實際情況調整風險管理計劃:

  • 監控風險:持續監控專案的風險,並確定風險管理計劃是否有效。
  • 風險報告:定期報告風險的狀態和風險管理的效果。
  • 風險評估的更新:專案進行過程中可能出現新的風險,或者原有風險的狀況可能發生變化,因此需要定期更新風險評估。

延伸閱讀:8 步高效撰寫專案報告!教你掌握專案報告架構和進度|附範例

專案風險管理的軟體工具

ClickUp

ClickUp 是一款全方位的專案管理工具,其中包含風險管理功能。透過自定義的風險分類、標籤,以及其他多元的自定義欄位,可以讓你按照自己和團隊的需求設定風險等級和類型。此外,ClickUp 的強大報告功能可以幫助團隊根據風險等級或類型來生成風險報告,以實現專案的風險監控。

專案風險管理工具ClickUp
來源:Use views for PMO – ClickUp Help

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延伸閱讀:ClickUp是什麼?最全ClickUp 教學,多視圖看板+甘特圖!

Monday.com

Monday.com 是一款強調視覺化的專案管理工具。它的看板模式讓你能夠一目了然目前專案的風險狀況,並且能夠透過標籤和顏色代碼快速識別風險等級。此外,Monday.com 的自動化功能可以設定風險相關的警報和提醒,以確保你和團隊能夠及時瞭解和應對風險。

專案風險管理工具Monday.com
來源:Risk management with monday projects – Support

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延伸閱讀:Monday.Com 好用嗎?專案管理功能實測|個人使用評價分享!

Wrike

Wrike 提供了一個用於風險管理的專門工作流程模板,幫助你和專案團隊追蹤並管理風險。透過這個工作流程,你和團隊可以建立風險登記簿,記錄風險的詳細資訊,並對風險進行評估和分類。Wrike 的時間線和甘特圖視覺化功能也可用來顯示風險的時間表和進度。

專案風險管理工具Wrike
來源:Project Risk Analysis Template | Wrike

延伸閱讀:

Teamwork

Teamwork 是一個強調協作的專案管理工具。它可以讓團隊成員共享風險資訊,並透過討論和評論功能來商議風險應對策略。此外,Teamwork 的檔案共享功能也可以用來存儲和共享風險相關的檔案及文檔。

專案風險管理工具Teamwork
來源:Product Tour: Features Made To Manage Client Work | Teamwork.com

Notion

Notion 是一個多功能的專案協作工具,其靈活性讓你和專案團隊自訂專屬的風險管理工具,更好地開展風險管理工作。你和團隊可以建立自己的風險管理系統,包括風險登記簿、風險評估表、風險報告等。Notion 的資料庫功能也可以讓你和團隊儲存和組織風險資訊,而其視覺化功能則可以用來呈現風險的狀況和進度。

專案風險管理工具Notion
來源:Notion – Powerful project management, without the chaos

延伸閱讀:

結語

風險管理是一個組織性的過程,用於識別、評估和管理風險,是一種預防損失的方法論,可以幫助個人或組織在面臨風險時迅速制定有效的應對措施。具體到專案管理中,專案風險管理則是團隊對專案可能出現的風險進行預測、分析、評估和控制的一種方法。

透過有效的專案風險管理,我們不僅能夠理解和控制可能出現的風險,還能夠提高專案的成功率。學習和實施專案風險管理,對於專案團隊的成員來說是提高個人能力必不可少的一步。

風險管理和專案風險管理的常見問題(FAQs)

什麼是風險管理?

風險管理是一個組織性的過程,用於識別、評估、控制和監控潛在事件的影響,防止這些事件對組織的目標產生負面影響。

為什麼我們需要風險管理?

風險管理可以幫助組織預測和應對可能的問題,減少損失,並為未來的機會做好準備。

風險管理包括哪些主要活動?

風險管理主要包括風險識別、風險評估、風險對策規劃以及風險監控。

風險管理包括哪些主要活動?

風險管理主要包括風險識別、風險評估、風險對策規劃以及風險監控。

風險可以完全消除嗎?

不,風險無法完全消除,但是可以透過風險管理的過程來識別、降低並控制風險。

什麼是專案風險管理?

專案風險管理是將風險管理的原則和過程應用到專案中,以識別和控制可能影響專案成功的風險。

專案風險管理與風險管理有什麼區別?

專案風險管理專注於專案範疇內的風險,而風險管理則是更廣泛的概念,包含組織的所有活動。

為什麼專案需要進行風險管理?

專案風險管理可以幫助專案團隊識別並應對可能影響專案範疇、時間、成本和品質的風險。

在專案風險管理中,風險應該如何處理?

在專案風險管理中,風險可以通過接受、避免、轉移或降低等策略方法來處理。

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