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【甘特圖】一鍵生成甘特圖教學|Excel+其他工具新手教程!

什麼是甘特圖?甘特圖怎麼做?立即閱讀下文,教你用Excel和其他工具生成甘特圖!

專案管理是許多行業工作中都需要掌握的重要技能,而甘特圖(Gantt Chart)則是專案管理中一項不可或缺的關鍵工具。從科技公司的軟體開發到建築業的工程計劃,甘特圖都在任務過程中扮演著重要的角色。那麼,甘特圖到底是什麼?它如何幫助我們更有效地管理專案?

以下我們將詳細介紹甘特圖的基本概念、結構與應用,並引導你如何在 Excel 中創建甘特圖。同時,我們也會爲你推薦幾類專業的專案管理軟體和工具,讓你能夠輕鬆地一鍵生成甘特圖,更加高效地進行專案任務管理。

什麼是甘特圖?

甘特圖(Gantt Chart)是一種「條狀圖」時間管理工具,它以視覺化的方式表現專案的時間軸和各項任務(及任務所有者)。

甘特圖 示範
甘特圖示例。來源: The Gantt Chart View and Widget by monday.com

每一條水平線代表一項任務,線的長度則代表該任務的持續時間(開始時間、所需時間及結束時間)。例如,如果一個專案有三個主要任務,分別是規劃、執行和評估,那麼這三個任務就可以分別用三條水平線表示在甘特圖上。這樣,我們可以清楚地看出每個任務的開始和結束時間,以及每個任務所需的時間。

甘特圖的基本結構與組成要素

瞭解甘特圖的基本結構和組成要素,可以幫助我們更有效地使用這個工具,更好地進行專案管理

一個基本的甘特圖由三個主要元素組成:任務、時間軸和任務持續時間。

  1. 任務:這是甘特圖的基礎,代表專案中需要完成的各個活動或工作項目,也會顯示任務的所有者進行職責明示。如果兩個任務之間有連接線,那麼表示這兩個任務之間存在依賴關係,即一個任務必須在另一個任務之後(或之前)完成。
  2. 時間軸:這是甘特圖的水平軸,表示任務的開始時間和結束日期。時間軸可以根據專案的規模和複雜性來確定,單位可以是天、週、月甚至年。理解時間軸的範圍和刻度對於準確解讀甘特圖至關重要。
  3. 任務持續時間:這用一條橫線表示,長度等於任務的持續時間。

由這些元素組成的甘特圖,可以清楚地展示專案的每項任務何時開始、何時結束,以及每項任務的所有者。我們應該注意到任務之間的相對位置和連接線,理解時間軸的範圍和刻度,這些對於準確解讀甘特圖都至關重要。

甘特圖在專案管理中的角色及優勢

在瞭解甘特圖的優勢之前,我們先明確甘特圖能夠在專案管理中扮演著關鍵角色的原因。

專案無論是作爲企業規劃或個人日常生活所需,都有著獨特性和複雜性,對於企業或個人而言都是首次嘗試的存在。這便意味著專案管理需要在籌備階段(啓動階段+規劃階段)就有著清晰的任務分配和時間節點,能夠讓團隊成員或個人深切瞭解自己需要完成什麽、任務的目標和持續時間,從而進行相互配合,共同推進任務流程。在這個過程中,簡潔明瞭的視覺性工具甘特圖便發揮著不可替代的重要作用。

首先,它提供了一個清晰的視覺框架,以不同顏色的條狀圖令團隊成員可以一目了然地知道專案的整體進度和單一任務的狀態,通過可視化將複雜或大規模的專案任務進行拆分,細化到每一個時間點和承接任務的團隊成員。

其次,甘特圖可以揭示任務之間的相依性。這可以讓專案經理團隊成員預見任務執行過程中可能出現的突發狀況並及時做出相對應的調整。例如,如果任務B依賴於任務A的完成,那麼在甘特圖中,任務A的結束點將直接連接到任務B的開始點。這種視覺化的相依性表示可以讓專案團隊中的每一人都更清晰地理解專案的流程和可能面臨的挑戰,明確成員之間任務分配的關聯性,進行更加有效的配合

用Excel製作甘特圖的基本步驟

Excel是一個功能強大的工具,可以用來創建甘特圖。以下是在Excel中創建甘特圖的基本步驟:

Excel製作甘特圖的準備工作

首先,我們需要在Excel中創建一個任務列表,包括每個任務的名稱、開始日期、結束時間和持續時間。這個列表將作為我們創建甘特圖的基礎。例如,我們可以創建一個包含以下信息的任務列表:

  • 任務A:開始日期為8月1日,結束時間為8月5日
  • 任務B:開始日期為8月3日,結束時間為8月16日
  • 任務C:開始日期為8月6日,結束時間為8月22日
  • 任務的持續時間則在Excel中採用自動計算方式得出,如下圖所示:
Excel製作甘特圖的準備工作
Excel製作甘特圖的準備工作

在Excel中創建甘特圖的詳細教學

在Excel中創建甘特圖的過程如下:

首先,選擇包含任務名稱、開始日期和結束日期的單元格。接著,點擊【插入】菜單,選擇【橫條圖】,再選擇【堆疊橫條圖】。

在Excel中創建甘特圖教學 步驟1

然後在生成的圖表中,【右鍵點擊】橙色條形部分,選擇【選取資料】。

Excel創建甘特圖教學 步驟2

如下圖所示,選擇【結束時間】後點擊【編輯】,然後清空【數列值】一欄的數據。

Excel中創建甘特圖 步驟3
在Excel中創建甘特圖 步驟4

然後如下圖所示,選取【持續時間】欄下的表格內容(數字部分)填充【數列值】並點擊【確定】。

在Excel中創建甘特圖 步驟5

下一步,【右鍵】點擊圖表中【藍色橫條】部分,選擇【無填滿】,表格完成。

在Excel中創建甘特圖 步驟6

最後,你可以直接【點擊】選擇更改【圖表標題】或刪除【圖例】等,讓自己的甘特圖更符合需求。

在Excel中創建甘特圖 步驟7

以上步驟完成後,我們就得到了一個基本的甘特圖,可以清晰地展示各個任務的開始和結束時間,以及任務的持續時間。

更多詳情的Excel教學,可參閱我們的Excel教學分類頁面

一鍵生成甘特圖:甘特圖製作工具與軟體介紹

在製作甘特圖時,市面上還有許多專案管理工具和軟體供我們選擇,可以讓我們高效完成自己想要製作的甘特圖,例如:

monday.com

Monday.com 是一個全面且易於使用的專案管理工具,提供了清楚、直觀的視覺化甘特圖功能。透過該平台,使用者可以輕鬆規劃、追蹤並協調專案的各個方面。此外,Monday.com 也允許使用者進行即時的協作和更新,通過共享平台聯合團隊溝通,整合不同項目甘特圖查看進度及任務狀態。

在這裡免費使用monday.com 製作甘特圖。

延伸閱讀:monday.com好用嗎?我們團隊的測評。

ClickUp

ClickUp 是一個強大且靈活的工作管理平台,擁有全面的甘特圖軟體功能。使用者可以直觀地查看專案的整體時間表,並對任務進行拖放操作來快速調整時間排程。ClickUp 也支援甘特圖任務依賴性的設定,能夠令專案經理和任務所有者更加精確地瞭解任務進度並進行管理。

在這裡免費使用ClickUp製作甘特圖。

Lucidchart

Lucidchart製作甘特圖
來源:Gantt chart | Lucidchart

Lucidchart 也是一款功能強大的線上圖表製作工具,提供了快速生成甘特圖的功能。使用Lucidchart,你可以輕鬆創建甘特圖,以視覺化的方式呈現專案的時間軸和任務安排。同時,Lucidchart還提供了協作和共享功能,讓你能夠與團隊成員一同編輯和查看甘特圖。

通過Lucidchart 直觀的操作界面和豐富的製作工具,你可以很快繪製甘特圖,並在圖表中添加任務條,代表專案中的各個任務,設定它們的開始時間和結束時間。你還可以進一步自定義甘特圖的外觀,例如顏色、字體大小等,以符合你的需求和偏好。

在這裡免費使用Lucidchart 製作甘特圖。

Figma

figma 製作甘特圖

Figma 是一款免費的線上協作設計工具,用於快速創建和原型化用戶界面。你可以用它來創建甘特圖。使用 Figma 創建甘特圖,首先要創建一個新的設計檔案,然後使用「矩形工具」創建代表各個任務的條形。你可以根據任務的長度和開始時間來調整條形的寬度和位置。在條形的下方或旁邊,使用「文字工具」添加任務名稱和日期。你也可以使用「線條工具」和「箭頭工具」將任務連接起來,表示任務的依賴關係。最後,可以使用 Figma 的協作功能,與你的團隊一起實時更新和查看甘特圖。

在這裡免費使用Figma製作甘特圖。

同時,Figma 還提供了全新的FigJam AI 服務,旨在通過人工智能技術來提升團隊協作效率。FigJam AI 整合了ChatGPT 的AI 智能功能,讓你可以通過 Jambot 來進行腦力激盪、製作破冰問題或者編寫設計代碼。你還能通過FigJam AI 功能自定義甘特圖過濾和視圖選項,自動設定任務相依性,令任務間的連結關係和時間調整能夠自動同步,簡化複雜專案管理,推進團隊合作。

點擊即可開始使用FigJam AI 功能,強化進度追蹤,提高專案效率!

延伸閱讀:

Miro

Miro製作甘特圖
來源:Online Gantt Chart Maker | Miro

Miro是一個多功能的協作平台,同時具備甘特圖製作功能,可以幫助你輕鬆生成甘特圖,並和團隊成員再共享的視覺化空間中協作、討論和編輯甘特圖。

使用Miro生成甘特圖非常簡單。你可以在Miro中創建一個新的白板或選擇現有的白板作為你的甘特圖工作區。然後,通過使用Miro提供的線條、形狀和文本工具來繪製甘特圖。你可以添加任務條,設定它們的起始日期和結束日期,並在圖表中安排它們的順序。

Miro還提供了其他的甘特圖功能,例如依賴關係線條、進度標記和任務分配,以進一步優化你的甘特圖。此外,Miro的協作功能使團隊成員可以同時編輯和討論甘特圖,實現實時協作和即時反饋。

在這裡免費使用Miro 製作甘特圖。

這些工具各有特色,並且都提供了獨特而強大的甘特圖功能,可以滿足各式各樣的專案管理需求。

不同甘特圖工具的優缺點

在選擇甘特圖工具時,我們需要考慮以下幾個因素:

  • 功能:不同的工具可能提供不同的功能。例如,一些工具可能提供實時更新或協作功能,而其他工具可能提供更多的自定義選項。我們需要根據專案管理任務的不同需求來進行選擇適配度更高的工具,從而達到更高效的使用。
  • 價格:一些甘特圖工具是免費的,但可能功能較少;而一些付費的工具則可能提供更多的功能。這一點上,我們也是需要根據專案管理的不同需求進行選擇,同一個甘特圖工具付費與否也關係到專案管理中的資源與預算利用。例如Wrike 提供了強大的甘特圖功能並且易於使用,但其高級功能可能需要付費。那麽我們在使用Wrike時便可根據不同任務需求來選擇是否開通高級功能。
  • 易用性:一些工具可能需要一些學習和熟悉的過程,而其他工具可能更直觀和易用。例如,ClickUp 作爲強大的專案管理工具提供了靈活的自定義功能,但可能需要我們用多一些時間來學習並找到適合的自定義模式。作爲新手,我們盡量選擇簡潔明瞭、容易操作、視覺性強的甘特圖工具,如Monday.com的豐富視覺化功能,這能夠進一步幫助我們提高專案管理的工作效率。

作爲專案管理和甘特圖使用新手,我們還可以多多利用市面上的專案管理工具進行學習來提高個人能力。以上所提到的Monday.com、ClickUp、Wrike等專案管理工具都提供免費賬戶使用,且大部分功能已足夠新手進行探索,尤其是Monday.com的實時協作功能,可以讓我們共同在綫體驗新工具,大家不妨速速行動起來!

實際案例:使用monday生成甘特圖教學

為了讓我們更好地理解甘特圖如何在實際中被應用,讓我們一起來操作一個案例:

假設我們是一個軟體開發團隊,需要在三個月內完成一個新的軟體產品。那麽我們可以按照以下步驟使用甘特圖來規劃和管理我們的項目專案:

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識別任務

我們首先需要識別出專案中的所有主要任務。例如,開發一個新的軟體產品可能需要設計軟體架構、編寫程式碼、測試產品、準備發布等。

使用monday.com 製作甘特圖教學
來源: The Gantt chart | monday.com tutorials

排定時間

接著,我們需要給每個任務分配一個開始和結束時間。這需要考慮到各種因素,如任務的複雜性、資源的可用性等,根據實際情況來設置任務所有者及持續時間,如軟體開發者需在一周内完成軟體框架搭建,程序員需在兩周内完成程式碼編寫等。

使用monday.com 製作甘特圖 排定時間
來源: The Gantt chart | monday.com tutorials

識別依賴關係

然後,我們需要識別出任務之間的依賴關係。例如,我們需要先設計軟體架構,再開始編寫程式碼,之後進行產品測試,這些工作都完成后才開始準備產品發布。

使用monday.com 製作甘特圖 教學 識別依賴關係
來源:The Gantt Chart View and Widget

創建甘特圖

最後,我們就可以使用我們選擇的甘特圖工具來創建甘特圖了。這個甘特圖將清晰地顯示出我們的專案排程,並讓我們可以隨時查看和更新專案的進度。例如程式碼編寫即將完成時,產品測試工作是否已準備好?兩項任務是否能及時有效銜接從而節約時間和資源?強視覺性的甘特圖都能第一時間給我們答案。

如何根據專案需求自定義甘特圖

每個專案都有其獨特的需求和挑戰,因此我們需要學習如何根據這些需求來自定義我們的甘特圖。例如,我們可能需要添加額外的任務欄位,調整時間軸的範圍,或者利用顏色和圖示來標註重要的里程碑。

在軟體開發專案中,我們可能會遇到一些特殊的需求。例如,我們可能需要在甘特圖中添加一個「風險」欄位,以標記那些可能導致專案延期的高風險任務,以作風險管理

或者,我們可能需要調整時間軸的範圍,以反映我們專案的實際進度。

此外,我們還可以利用顏色和圖示來標註專案的重要里程碑,如「軟體架構完成」或「產品發布」。

這個時候,根據我們軟體開發專案的不同任務需求,我們就可以選擇使用適配度更高的甘特圖工具,如自定義功能更強大的ClickUp。

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來源:Gantt view – ClickUp Help

如何最大化利用甘特圖提升專案管理效能

甘特圖作爲一個強大的專案管理工具,我們能夠如何進行充分利用來達到效益最大化呢?以下是一些建議:

  • 定期更新甘特圖:專案計劃的任務可能會隨著時間、環境和資源而變化,因此我們需要定期更新專案甘特圖以反映最新任務進展。
  • 避免過度複雜:甘特圖的原理和作用都體現在清晰和直觀上。如果我們在甘特圖中包含過多的細節,那麼可能會使其變得難以理解和使用,所以我們在使用甘特圖時一定要注意只添加重要任務和時間。
  • 利用顏色和圖示:我們可以利用不同程度和類型的顏色和圖示來強調任務的重要程度和時間節點,這可以使我們的甘特圖更具視覺效果且易於理解。
  • 考慮任務的依賴關係:我們需要在甘特圖中明確表示出任務之間的依賴關係。這不僅可以幫助我們更好地規劃專案,也可以讓團隊成員更清楚地瞭解他們的工作流程,從而進行高效配合。

結語

在這篇文章中,我們詳細介紹了甘特圖的基本概念、結構與應用,並爲你介紹了如何在 Excel 中創建自己的甘特圖。我們還探討了一些其他的甘特圖工具,如 Monday.comClickUpFigma,並透過軟體開發專案案例來展示了如何在實際應用中使用甘特圖進行專案管理。

無論你是一個專業的專案經理,還是一個需要完成專案任務的團隊成員,我們都希望這篇文章可以幫助你更好地理解和使用甘特圖,從而提升你的專案管理效能。

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