在專案管理和業務流程中，明確每位團隊成員的任務角色與責任分配是極其重要的。這不僅可以提高團隊整體的工作效率，也能減少專案工作過程中的職責混淆和衝突。RACI矩陣在職責明確發揮著重要作用，可以幫助我們進行責任分配。
那麼，RACI定義是什麼？RACI 矩陣是如何運作的？我們要怎麼製作呢？跟著我們從各方面深入分析 RACI 圖表，通過範例掌握製作要點，一起學會用專案工具來製作及生成RACI Matrix表！
RACI 是什麼？RACI 定義
RACI 是一種常用於專案管理和業務流程中的工具，以確定各角色在特定任務或流程中的責任和權限。RACI代表四種主要角色： 負責者（Responsible）、當責者（Accountable）、事先諮詢者（Consulted）和事後信息通知者（Informed）。
RACI Matrix 矩陣的主要元素/RACI Chart的重要角色
RACI 矩陣的主要元素是四個角色：
- 負責者（Responsible）：這是指負責完成特定任務或流程的個人或團體。他們負責執行工作以達成特定的目標。在一項任務或決策中，可能有一個或多個「負責者」。
- 當責者（Accountable）：這是指對特定任務或流程的結果負有最終責任的個人或團體。他們有權決定和批准工作的完成。在任何給定的任務或決策中，只應有一個「責任」角色。
- 事先諮詢者（Consulted）：這是指在特定任務或流程進行過程中，需要被問詢或求評的個人或團體。他們的意見被認為是執行任務或流程所必需的，並且在決策過程中有著積極的參與。
- 事後信息通知（Informed）：這是指需要通知任務或流程結果的個人或團體。他們在任務或流程完成後需要接收到更新或通知，但在決策過程中沒有主動參與。
這四個角色共同構成了RACI矩陣，幫助專案管理人員或業務流程擁有者清晰地定義和分配各項任務或流程中的角色與責任。
Role and Responsibility範例
假設一個專案的任務是設計一款新的產品原型：
- 責任者（Responsible）：產品設計師，他們將執行設計工作。
- 當責者（Accountable）：產品經理，他們將審核和批准最終設計。
- 事先諮詢（Consulted）：工程團隊，他們將提供技術建議和相關的專業信息。
- 事後信息通知（Informed）：銷售和營銷團隊，他們需要知道新產品的設計和推出時間，以便他們可以做出相應的市場策略。
RACI Chart有什麼作用？
RACI Chart作為重要的專案管理工具，其主要作用是：
確定角色與責任
在專案或業務流程中，有許多不同的角色與責任需要清楚分配。RACI Matrix 幫助確定誰是負責執行任務的人（Responsible）、誰對任務結果負責（Accountable）、誰需要在決策過程中進行諮詢（Consulted）、以及誰需要被告知任務進行的狀況（Informed）。這樣一來，每個人都能清楚地知道自己在專案或業務流程中的角色，降低重複工作或遺漏任務的可能性。
提高溝通效率
在任何專案或業務流程中，有效的溝通都是關鍵。當大家都清楚自己的角色和責任時，他們就能更好地溝通，減少誤解和混淆，提高整體的效率和生產力。
提升專案管理效率
專案經理可以通過RACI矩陣來確定各專案任務的責任分配，以便更有效地監控和管理專案進度。此外，RACI矩陣也能幫助專案經理及早識別可能的問題，從而提高專案的成功率。
什麼時候需要建立 RACI 表？
一般情況下，我們可能會在這些時候用到RACI 表：
- 啟動新專案：在新專案的開始階段，可以通過RACI表來確定專案的組織結構，分配任務，並確定每位專案成員的角色和責任。
- 優化現有流程：如果團隊的現有工作流程效率低下或存在混亂，則可以通過RACI表來重新組織和分配任務。這樣可以提高工作效率，並減少混亂和錯誤。
- 組織或團隊變更：當組織結構或團隊成員發生變化時，RACI表可以幫助確定新的角色與責任，並讓所有人都明白他們在新環境中的任務角色。
誰應該/需要使用 RACI Chart？
- 專案經理：專案經理需要使用RACI表來確定專案的組織結構，分配任務，並監控專案進度。
- 團隊成員：專案或業務流程的參與者需要查看RACI表，以了解自己的角色和責任，並與其他團隊成員有效地溝通和協作。
- 業務流程擁有者：業務流程擁有者或流程經理可以通過RACI表來改善流程，並確定每個步驟都有責任人在按時進行。
如何創建RACI 矩陣？RACI表建立步驟
創建 RACI 矩陣可以參考這些步驟：
- 確定任務或活動：列出專案或流程中需要完成的所有主要任務或活動。這些將在 RACI 矩陣的行中表示。
- 確定角色：列出所有參與專案或流程的角色。這些角色將在 RACI 矩陣的列中表示。
- 分配角色和責任：對於每一項任務或活動，確定誰將負責（Responsible），誰將負責決策或最終結果（Accountable），誰需要在決策過程中進行諮詢（Consulted），以及誰需要被告知進度（Informed）。在相應的矩陣單元格中標記 R、A、C 或 I。
- 評估和調整：審查 RACI 矩陣以確定其是否可以有效地描述每個角色的責任和任務。如果需要，可以進行適當調整，以確保所有角色都明確分配和理解了自身的任務職責。
- 溝通和確認：與所有相關人員分享 RACI 矩陣並確認每個人都理解他們在專案或流程中的角色和責任。如果有任何疑問或混淆，應及時進行澄清。
RACI Matrix矩陣使用方法
我們通過一個簡單的 RACI 矩陣示例來看看具體如何使用RACI 方法：
| Project Manager | Team Member A | Team Member B | Team Member C | |
|---|---|---|---|---|
| Task 1 | A | R | I | C |
| Task 2 | A | I | R | C |
| Task 3 | A | C | C | R |
| Task 4 | A | I | I | R |
這個矩陣表示：
對於任務 1：專案經理負責（A），團隊成員 A 負責執行（R），團隊成員 B 需要被告知進度（I），團隊成員 C 需要在決策過程中進行諮詢（C）。
對於任務 2：專案經理負責（A），團隊成員 A 需要被告知進度（I），團隊成員 B 負責執行（R），團隊成員 C 需要在決策過程中進行諮詢（C）。以此類推。
RACI矩陣的優勢及挑戰
RACI矩陣帶來的好處
RACI矩陣作為專案管理和流程最佳化工具，可以帶來許多好處：
- 明確角色和責任：RACI矩陣能夠清楚定義每位團隊成員在專案或業務流程中的角色和責任，從而令大家都明白自己的工作職責，進而提高工作效率。
- 提高溝通效率：透過定義誰需要被諮詢（Consulted）和誰需要被告知（Informed），RACI矩陣可以顯著提高團隊內部的溝通效率，減少不必要的會議和電子郵件。
- 減少衝突：RACI矩陣可以幫助解決團隊成員之間的職責衝突。 當所有人都明確表示自己的角色和責任，團隊內的衝突和誤解就會大大減少。
- 最佳化資源分配：RACI矩陣可以用來識別資源的過度或不足使用。 例如，如果一個人在過多的任務上承擔了責任（Responsible），那麼可能需要重新分配任務來明確職責。
- 提高專案管理效率：RACI矩陣可以幫助專案經理更有效地管理專案。 透過明確誰對結果負責（Accountable），專案經理可以更好地關注和跟進所有任務進展。
- 提供文檔支援：RACI矩陣也可以作為文檔支援，記錄專案或業務流程中的角色和責任分配。 這對於審計、培訓新員工、回顧專案或流程等都非常有用。
透過這些好處，我們可以看出RACI矩陣對於專案管理和業務流程最佳化的重要性。
RACI矩陣可能遇到的困難和挑戰(以及如何避免)
在使用RACI矩陣時，你也可能會遇到一些困難和挑戰，讓我們來看看一些常見問題和解決方案：
過度複雜
如果你的專案或業務流程有多種的任務或角色，則RACI矩陣可能會變得過於複雜和難以管理。這種情況下，你可能需要將任務或角色進行分組或合併，以簡化矩陣。
解決方案：在創建RACI矩陣時，嘗試只涵蓋重要的任務和角色，並且在可能的情況下，將相似的任務或角色進行分組或合併。
角色和責任不清
如果有人的角色和責任不清楚，那麼RACI矩陣可能無法有效地指導工作。
解決方案：在創建RACI矩陣時，需要明確所有人都理解他們的角色和責任。如果有任何疑問或混淆，應及時進行澄清。
更新不及時
專案或業務流程可能會隨著時間的推移而改變，如果RACI矩陣沒有及時更新，則可能無法反映當前的工作狀況。
解決方案：定期審查和更新RACI矩陣，以確保其始終反映當前的工作狀況。
責任分配不均
在某些情況下，可能會有某些人或部門在矩陣中被過度分配責任，而其他人或部門則被忽視。
解決方案：在分配角色和責任時，需確保分配是公平和均衡的。如果發現有過度分配的情況，則需要重新分配角色和責任。
這些只是在使用RACI矩陣時可能會遇到的一些問題。在實際應用過程中，你可能還會遇到其他的困難和挑戰，需要靈活適應，不斷進行學習和改進。
採用專案管理工具提升 RACI 表層次
如果想要提升 RACI 表的層次，專案管理軟體是非常好的工具，你可以通過 Monday.com、ClickUp 和 Notion 等專業專案管理平台來製作和管理RACI 表：
Monday.com
Monday.com 是一款全面的工作作業系統，可以讓你根據自己和團隊的工作需求來客製化任何工作流程。其主要功能為：
- 視覺化看板：通過視覺化看板來管理任何專案或部門。
- 多種視圖：內置看板、日曆、時間線、甘特圖等多種視圖選項，以更有效率的方式視覺化和規劃工作。
- 應用整合：將 Monday.com 與你最喜歡的工具（例如 Slack、Dropbox、Adobe Creative Cloud 等）整合連接，讓你能完成更多工作。
- 自動化：選擇各種自動化規則或在幾分鐘內創建自己的自動化操作，以專注於最重要的工作。
ClickUp
ClickUp 是一款全能型專案管理工具，提供了專案管理、文件共享、時間追蹤和任務提醒等多種功能。其主要優勢特點是：
- 靈活的視覺化方式：提供列表、看板、日曆、甘特圖等多種視圖。
- 內建的文件編輯工具：可以創建、共享和協作文件，並將其直接與專案和任務相關聯。
- 時間追蹤：內建的時間追蹤功能可以讓你追蹤時間並直接與任務相關聯。
- 整合：與各種常見的第三方工具（例如 Google Drive、Dropbox、Slack 等）整合。
Notion
Notion 是一款強大的筆記應用程式，提供了筆記、數據庫、看板管理、提醒等功能。其主要優勢特點有：
- 靈活的筆記頁面：提供各種內建模板，方便你創建筆記、清單、看板等。
- 數據庫：可以創建和管理強大的數據庫，並提供多種視覺化方式。
- 整合：可以將 Notion 與其他工具（例如 Google Calendar、Evernote 等）整合。
這些專案工具都可以輔助你製作使用 RACI 圖表，並提供了多種視覺化方式和整合方式，以協助你提高專案管理工作的效率，你可以先試用免費版本後再決定具體使用哪一款。
如何在 Monday.com、ClickUp、Notion 中製作 RACI 表？步驟
- 首先，創建一個新的看板來代表你的專案或活動。
- 在看板中，將列設定為任務，並將行設為角色（R, A, C, I）。
- 然後，為每項任務和角色添加相應的成員。
- 你可以為每項任務添加詳細信息，如截止日期、狀態等。
延伸閱讀：
RACI矩陣實例分析 | RACI範例分析
假設我們正在進行一個新產品的開發專案，專案團隊包括產品經理、開發人員、設計師、市場營銷人員和專案經理，則其 RACI 矩陣可能為：
| 任務 / 角色 | 產品經理 (A) | 開發人員 (R) | 設計師 (R) | 市場營銷人員 (C) | 專案經理 (I) |
|---|---|---|---|---|---|
| 需求收集 | R | C | C | A | I |
| 產品設計 | A | C | R | C | I |
| 產品開發 | A | R | C | C | I |
| 產品測試 | C | A | C | I | R |
| 產品上市 | C | I | I | R | A |
在這個案例中，產品經理負責確定產品設計和開發的方向，開發人員和設計師負責實施，市場營銷人員負責需求收集和產品上市，而專案經理則負責協調和監控整個專案的進行。
如何根據情況調整和優化 RACI 矩陣
- 確保每項任務都有一個當責者 (Accountable)：每項任務都必須有一個清晰的當責者，這是最終的專案決策者，他/她需要對任務結果負責。
- 避免角色混淆：確保每項任務的每個角色（R, A, C, I）都分工明確，避免相互混淆。
- 定期審查和更新 RACI 矩陣：隨著專案進行和團隊成員變化，要定期審查和更新 RACI 矩陣，以確保其仍然符合當前的需求。
- 溝通和反饋：在創建和更新 RACI 矩陣時，應該與所有團隊成員進行充分的溝通和反饋，讓所有人都明白自己的任務職責。
總的來說，RACI 矩陣是非常有用的工具，它可以幫助確定責任和角色，並提高團隊的效率和生產力。不過，它需要根據具體的情況和需求進行調整和優化。
RACI矩陣範例下載（表格）
| 任務 / 角色 | 專案經理 | 網頁設計師 | 前端開發人員 | 後端開發人員 | 品質保證人員 |
|---|---|---|---|---|---|
| 需求分析 | A | R | C | C | I |
| 設計草圖 | C | A | R | I | I |
| 開發原型 | C | I | A | R | C |
| 代碼測試 | I | I | C | A | R |
| 客戶反饋 | A | C | C | C | R |
在這個 RACI 矩陣中：
- “R”（負責者 Responsible）表示實際執行任務的人或團隊。
- “A”（當責者 Accountable）表示對任務結果負責，並且有決策權的人或團隊。
- “C”（事先諮詢人 Consulted）表示需要在任務執行過程中進行諮詢的人或團隊。
- “I”（事後知會人 Informed）表示需要被告知任務進度和結果的人或團隊。
在這個網頁設計專案的 RACI 矩陣範例中，各角色的責任如下：
- 專案經理：負責需求分析的當責者，也就是說，他們對分析的結果負責並進行最終的批准。他們還需要諮詢設計草圖和開發原型的過程，並對客戶反饋有最終的責任和決策權。
- 網頁設計師：他們是需求分析的負責者，也就是說，他們實際進行需求分析的工作。並且他們負責設計草圖，需要對此結果進行批准。他們需要諮詢客戶反饋的過程。
- 前端開發人員：他們需要諮詢需求分析的過程，並且他們是設計草圖的負責人，負責實際制定設計草圖。他們對開發原型有最終的責任和決策權。他們需要諮詢代碼測試和客戶反饋的過程。
- 後端開發人員：他們需要諮詢需求分析的過程，並且他們是開發原型的負責人，實際進行原型開發工作。他們對代碼測試有最終的責任和決策權。他們需要諮詢客戶反饋的過程。
- 品質保證人員：他們需要被告知需求分析的結果，並諮詢開發原型的過程。他們是代碼測試的負責人，實際進行代碼測試工作。他們還負責諮詢並回應客戶反饋。
實際的 RACI 矩陣需要根據專案的具體需求和團隊的組成來進行定制。
RACI 對比 ARCI 對比 DACI
RACI、ARCI和 DACI 是三種常見的責任分配矩陣，用於幫助專案管理團隊確定哪些人需要參與決定、誰需要被告知狀況，以及誰將負責執行專案任務：
| 區別 | RACI | ARCI | DACI |
|---|---|---|---|
| R/A/D | 負責者（Responsible）執行和完成任務的人或團隊 | 當責者（Accountable）最終批准和負責任務的人或團隊 | 決策者（Driver）主導並推動任務進行的人或團隊 |
| A/R/C | 當責者（Accountable）對任務結果負責，並有最終決策權的人或團隊 | 負責者（Responsible）執行和完成任務的人或團隊 | 系統架構師（Architect）則是為任務提供專業指導和建議的人或團隊 |
| C/C/I | 諮詢人（Consulted）需要在任務執行過程中進行諮詢的人或團隊 | 諮詢人（Consulted）需要在任務執行過程中進行諮詢的人或團隊 | 參與者（Contributors）對任務提供支持和投入的人或團隊 |
| I/I/I | 知會人（Informed）需要被告知任務進度和結果的人或團隊 | 知會人（Informed）需要被告知任務進度和結果的人或團隊 | 知會人（Informed）需要被告知任務進度和結果的人或團隊 |
這些矩陣的選擇取決於專案的具體需求和團隊的組成。RACI 是最常見的一種專案管理工具，而 ARCI 和 DACI 則提供了其它視角和方法來管理分配專案工作職責。
關於raci的常見問題（FAQs）
RACI模型是作為責任分配矩陣，用於描繪專案或業務流程中的角色和責任。 RACI是責任（Responsible）、責任人（Accountable）、諮詢（Consulted）和信息通知（Informed）的首字母縮寫。
責任（Responsible）：負責實際執行工作或決策的人或團體。
責任人（Accountable）：負責項目或決策結果的人或團體，並且有權力去批准或否決工作或決策。
諮詢（Consulted）：在決策或工作過程中需要諮詢的人或團體。
信息通知（Informed）：需要被告知決策或工作結果的人或團體。
要創建RACI圖表，你需要列出所有的任務或決策（通常在表格的左側）以及所有的專案參與者（通常在表格的頂部）。然後，對於每一項任務或決策，你需要確定誰是負責人，誰是責任人，誰需要被諮詢，誰需要被告知。
RACI模型可幫助確定專案或業務流程中的責任和權限。這可以減少混淆和衝突，並確保每個人都清楚自己的角色和責任。此外，它還可以提高溝通效率，因為你知道需要與誰溝通，以及何時和如何溝通。
可以，一項任務可以有多個負責者（Responsible）。不過，每項任務應該只有一個當責者（Accountable），以確保有明確的權威來批准或否決決策。
理論上，你可以將所有的參與者都列為信息通知（Informed）。不過，這可能導致信息過載，並降低溝通的效率。在RACI模型中，你可以只將那些真正需要了解決策或工作結果的人列為信息通知（Informed）。
