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SOW 工作說明書定義?和工作範疇的差別?附工作說明書範例!

SOW 工作說明書是什麼意思?要怎麼寫?只寫工作範疇可以嗎?快跟著我們來全面學習工作說明和工作範疇的區別!不再混淆,讓我們的專案管理工作更加清晰明瞭!簡單4 步掌握SOW 工作說明書撰寫要點!用高效專案管理工具來協助辦公,通過專業範例一鍵生成SOW!

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我們在進行專案管理工作的時候,SOW 工作說明書(Statement of Work)是非常關鍵的準備工作。這份文件詳細列出了專案項目的各項具體要求,例如工作範疇、任務時間表、專案交付物質量標準以及付款條款等等。

不過,SOW 工作說明與另一個常見專案管理詞彙:「工作範疇」在許多情況下很容易混淆。這兩者都涵蓋了專案項目的目標和要求,但實際上,他們的用途和內容有著重要區別。接下來,讓我們一起詳細分析SOW 的意思和它與工作範疇的不同之處,共同學習SOW 實際範例,更好地撰寫工作說明書!

工作說明書SOW 意思?SOW(Statement of Work,工作說明書)定義

Statement of Work 中文通常被翻譯為「工作說明書」,縮寫是SOW,是一份在商業和政府環境中常見的官方文件,用來詳細說明特定的工作任務或專案所有項目需求和細節。

SOW 是承包商與客戶間合同的關鍵部分,因為它確定了雙方的期望和責任,並可以用來衡量工作的完成情況。因此,撰寫一份清晰、具體和全面的 SOW 對於推動項目的成功至關重要。

工作說明書有哪些元素?應包含哪些部分?

一份完整的工作說明書(Statement of Work,簡稱SOW)包含這幾個關鍵元素:

  • 導言:這部分提供了項目的背景信息,例如項目的目的、目標,以及項目的基本情況。導言部分也可能包括對相關方的介紹。
  • 範疇說明:範疇說明部分詳細描述了項目的工作範疇,可能有特定的任務或活動,以及項目的主要階段或里程碑。
  • 交付項目:這部分列出了項目的具體交付物,例如:服務、產品或其他項目產出。每項交付物應詳細描述,包括其規格、數量,以及交付日期。
  • 時間表:時間表部分詳細列出了項目的主要階段和里程碑的預定日期,也包括對於項目延遲的處理方式。
  • 專案管理:這部分描述了專案管理的具體細節,例如:任務分配、溝通計劃、風險管理計劃等。
  • 付款條款和條件:這部分應詳細說明項目的價格,以及付款的時間和方式。
  • 品質要求:這裡定義了對項目結果的品質和性能的具體要求,例如:特定的標準或測試過程。
  • 其他條款和條件:這部分包含了保密協議、知識產權條款、法律和監管要求等其他相關條款。

每一份SOW都應該是根據特定的項目需求來定制的,這意味著不同的SOW之間可能會有所差異。但是,這八個元素被認為是大部分SOW的基本組成部分。

為什麼要製定工作說明書?SOW主要功能/作用

工作說明書(SOW,Statement of Work)是一份正式的sow文件,它訂定並說明了特定的工作任務或項目的所有需求和細節。SOW的主要作用和功能相當重要,具體包括這幾個方面:

明確定義範疇

SOW明確且全面地定義了專案項目或服務的範疇。它列出了將要完成的具體任務、活動和預期結果,以及所需要的資源和時間。這讓所有參與者都能了解和同意項目的範疇,從而避免了因為不清楚範疇或誤解範疇而引起的問題。

為什麼要製定工作說明書?SOW主要功能/作用明確專案項目定義範疇
來源:How to use the best statement of work (SoW) templates

設定期望和基準

SOW 揭示了專案項目的主要目標和交付物,並為達成這些目標設定了明確的基準和標準。這有助於管理所有相關方的期望,並提供了一個用來衡量項目成功與否的客觀基準。

規劃專案專案管理

SOW 為專案項目提供了一個具體框架,對項目的管理和監控起到了指導作用。它訂定了明確的任務、活動、時間表和責任分配,並可能包括風險管理、問題解決等方案,從而幫助項目順利、有效地進行。

為什麼要製定工作說明書?SOW主要功能/作用規劃專案專案管理
來源:Don’t Miss This Statement of Work Example Template | monday.com Blog

確定價格和付款條款

SOW 通常會包含明確的價格和付款條款,例如付款方式、時間和條件等。這有助於確保雙方在金錢問題上的理解和同意,防止因為不清楚或誤解付款條款而引發的糾紛。

提供法律保障

作為合同的一部分,SOW 在法律上對雙方都有約束力。如果一方未能遵守 SOW 中的條款,另一方可以依據合同尋求法律賠償。這也是一種保護雙方權益,確保項目按照計劃進行的機制。

總的來說,製定SOW是為了推動專案項目成功完成,讓團隊人員進行清晰溝通,並保護各方的權益,用於規劃、執行和管理項目或服務,並可防止任務過程中的混淆、糾紛和遺漏等情況。

工作說明 VS 工作範疇

工作說明書(Statement of Work, SOW)和工作範疇(Scope of Work)都是用於描述項目或合同內的工作細節的重要工具,但它們之間存在一些重要差異:

區別工作說明書 (SOW)工作範疇 (Scope of Work)
定義SOW 是一份正式的文件,它明確地定義了將要完成的工作,包括具體的任務、時間表、交付物、質量標準、付款條款等。SOW 通常是合同的一部分,具有法律約束力。工作範疇是對項目或任務的明確定義,描述了將要完成的具體工作,通常包括項目的主要任務、交付物、時間表等,但不一定有價格和付款條款。
主要功能SOW 用於確定和管理項目的所有細節,例如工作範疇、時間表、質量標準、付款條款等,提供了一個全面的框架,用於規劃、執行和管理項目或服務。工作範疇主要用於定義項目的工作範疇,包括將要完成的任務、交付物、時間表等,提供了一個基本的框架,用於規劃和管理項目的工作範疇。
法律約束力由於 SOW 通常是合同的一部分,因此它具有法律約束力。如果一方未能遵守 SOW 中的條款,另一方可以依據合同尋求法律賠償。工作範疇通常不具備法律約束力,除非它被明確地寫入到合同中。工作範疇的主要用於還是專案管理的工具之一,而不是法律文件。
與其他專案管理工具的關係SOW 是全面的工具,包含了工作範疇,也可能包括其他專案管理工具,如時間表、風險管理計劃等。工作範疇是專案管理的一部分,它描述了項目的工作範疇,但並沒有其他專案管理的細節。
工作說明 VS 工作範疇表格

總的來說,SOW 和工作範疇都是描述項目或任務的重要工具,但它們有不同的焦點和用途。SOW 更全面,涵蓋了項目的所有細節,而工作範疇主要專注於項目的工作範疇。不過,這兩者並不互斥,實際上,工作範疇通常被包含在 SOW 中,作為其一部分。

SOW工作說明書怎麼寫?(高效工具)

在撰寫工作說明書(SOP)時,你可以通過像Monday.comClickUpNotion這些專業專案管理工具來更加高效地推進流程:

1. 確定目標和範疇

你的工作說明書的目標可能是為了指導新員工、提高流程效率,或保證工作質量的一致性。確定範疇,例如該工作說明書將涵蓋哪些任務或流程,將有助於確保SOW涵蓋所有需要的專案項目信息。

2. 收集需要的信息

確保你已經蒐集了所有的程序、政策、規定和其他可能影響流程的信息,可能包括工作任務的執行方式,需要的工具或資源,以及任何相關的標準或規定。

3. 定義步驟

為每個流程創建一份明確的步驟列表。這應該是詳細的指示,可以讓沒有經驗的人能夠執行該任務。

接下來,我們來看看如何通過專案管理工具來創建工作說明書:

Monday.com

你可以通過Monday.com 的「Boards」儀表板功能來創建每個步驟的列表。每個步驟分配對應的任務,並且可以添加詳細的說明,以及任何必要的子任務。你也可以通過其「Automations」功能來自動化某些步驟,例如當某項任務完成時,自動將下一任務分配給某人。此外,你可以將必要的文件和其他資源直接附加到每個任務,讓所有的信息都可以輕鬆存取。

如何撰寫工作說明書?(高效工具Monday.com)
來源:Don’t Miss This Statement of Work Example Template | monday.com Blog

ClickUp

ClickUp中,你可以通過任務「Tasks」和子任務「Subtasks」來組織每個步驟。每個任務都可以包含詳細的說明,並使用檢查清單「Checklists」來創建子步驟。你也可以通過「Docs」文件功能來創建一份工作說明書,並將其共享給你的團隊。此外,你還可以通過自訂功能「Custom Fields」來添加更多的詳細信息,例如所需時間,必要的工具,或其他任何相關信息等。

如何撰寫工作說明書?(高效工具)clickup
來源:Statement of Work | Template by ClickUp™

Notion

Notion中,你可以使用「Pages」來創建每個步驟,並通過「Blocks」區塊功能來添加詳細的說明內容、圖像、視頻,或其他任何需要的資源。你也可以直接通過「Templates」模板功能來快速創建和格式化你的工作說明書,並使用「Databases」數據庫來組織和存取所有的信息。此外,你也可以通過「Collaborative Editing」協作編輯功能來與你的團隊一起創建和編輯工作說明書。

如何撰寫工作說明書?(高效工具)notion
來源:How to use the best statement of work (SoW) templates

4. 審查和更新

制定詳細的定期審查和更新工作說明書計劃,以確保其內容始終是最新、最有效的,例如定期的審查會議,或者當流程變更時的即時更新。

這些步驟和工具可以協助你創建一份高效、詳細的工作說明書,讓你和團隊能夠清楚理解他們的工作任務和流程。

專案管理SOW工作說明書撰寫應考慮的要素

專案管理SOW撰寫應考慮的要素
來源:Don’t Miss This Statement of Work Example Template | monday.com Blog

SOW(工作範疇說明書,Statement of Work)是一份描述項目特定工作要求和將執行的活動的官方文檔。我們在撰寫專案管理SOW時需要考慮的主要要素有:

  • 項目範疇:清晰地描述項目的範疇,例如:將要完成的具體工作、項目的目標、交付物和結果。這部分應詳細到足以讓所有相關方都可以明白項目的工作內容。
  • 任務和活動:列出將要完成的所有任務和活動,並提供足夠的細節,如步驟、時間線和負責人。
  • 交付物:清楚地定義和描述項目的所有交付物,例如每個交付物的特性、功能、尺寸等。
  • 時間線和節點:提供詳細的項目時間線,包括每項任務、活動和交付物的開始和結束日期。
  • 項目標標:明確定義項目的目標和目標,並確保這些目標可衡量、實現、相關、現實和時間限制。
  • 資源:列出項目需要的所有資源,例如:人員、設備、軟件、硬件等。
  • 專案管理:描述項目的管理和監控機制,例如風險管理、質量控制和問題解決策略。
  • 付款條款和條件:明確說明與項目相關的所有費用、付款條款和條件。
  • 變更控制過程:描述項目變更請求將如何提出、審核和實施。
  • 接受標準與程序:列出如何確認交付物或服務達到了合約的要求。

每個SOW都會根據項目的特定需求有所不同,但一般的SOW都應該包含這些基本要素。在撰寫SOW時,你應該與所有的項目持分人(包括客戶、項目團隊成員和任何外部承包商)進行溝通,以讓所有人都了解並同意SOW的內容。

延伸閱讀 ➡️ 【專案是什麼?】接專案後怎麼做?簡單5步學會專案管理!

SOW工作說明書模板範例/工作說明書範本下載

SOW 工作說明書模板範例下載
來源:How to use the best statement of work (SoW) templates

表格形式可以讓信息更加結構化,易於理解和追蹤。

編號項目描述負責人開始日期完成日期
1專案描述簡要說明專案的主要目標和目的。專案管理員日期日期
2工作要求描述專案中將執行的特定工作和任務。負責人日期日期
3交付物列出專案中所有預期的交付物,並對每個交付物進行詳細描述。負責人日期日期
4工作計劃和時間線提供專案的主要階段和活動的計劃,以及預期的開始和完成日期。專案管理員日期日期
5資源需求描述完成此專案所需的所有資源,例如:人力、物料、設備等。專案管理員日期日期
6專案管理說明專案的監控方式,風險處理方法,以及問題解決策略。專案管理員日期日期
7費用和付款條款列出所有預期的費用,並說明付款將在何時以及以何種方式進行。專案管理員日期日期
8變更控制提供專案變更請求的處理流程,例如:提出請求、審核請求,以及實施變更的過程。專案管理員日期日期
9接受標準定義專案交付物的接受標準,以及如何驗證交付物是否符合這些標準。專案管理員日期日期

這只是一個基本的模板,你可以根據自己和團隊的特定需求進行調整。例如,你可能需要增加更多行來描述更多的工作要求或交付物。

關於sow 工作說明書的常見問題(FAQs)

什麼是 SOW (Statement of Work)?

SOW 或 Statement of Work 是一份官方文件,詳細說明了承包商必須完成的工作,包括任何產品或服務的交付時間和條件。它是承包商與客戶間的合同的關鍵部分,並在許多情況下,都會被用來作為工作的基準。

SOW 通常包含什麼?

一份典型的 SOW 可能包含這些內容:
工作的範圍和目標
工作的具體要求和期望結果
任務的時程或交付日期
工作需要的資源或設備
工作的價格和付款條款
有關變更管理的規定
風險和質量管理的考慮因素

SOW 有哪些類型?

SOW 的類型主要取決於其內容的具體性。一般來說,有三種主要的 SOW:
設計或指定性 SOW:詳細說明了如何完成工作。
性能 SOW:描述了需要達到的結果,但沒有指定如何達到。
混合 SOW:包含了設計和性能兩種類型的元素。

如何撰寫有效的 SOW?

撰寫有效的 SOW 的關鍵在於清晰性和具體性,可以參考這些技巧:
在撰寫之前,先確定你清楚了解工作的範圍和目標。
使用明確、具體的語言來描述任務和期望的結果。
確保所有的項目都有確定的時間表。
提供足夠的詳細資訊以便讀者可以理解你的期望,但避免提供不必要的細節。
如果有需要,也可以通過數字和數據來說明你的項目。

SOW 與工作範疇(Scope of Work)有何區別?

SOW 和工作範疇都是描述項目或任務的範圍和詳細資訊的文件。不過,SOW 通常更具體,包含了更多的細節,如交付日期、付款條件和質量要求。工作範疇則更多地關注於項目的總體目標和要求。

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