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會議記錄怎麼寫?免費會議記錄範本下載!教你會議紀錄格式!

會議記錄怎麼做得又快又好?有沒有什麼技巧?我們來教你!開會前準備、會議記錄撰寫要點和整理筆記一文搞定!還有免費全面的會議記錄格式範本讓你下載,即刻可用!為你整理推薦高效會議記錄撰寫神器,5 大軟體工具任你選擇!

在企業組織中,會議是日常運營的重要部分。無論是策劃新的營銷策略,還是討論日常管理問題,會議溝通都是確保所有部門明確工作任務的關鍵。也就是說,準確且詳細的會議記錄能夠協助公司記錄重要信息,明確行動項目。

那麼,如何寫出高效的會議記錄呢?有沒有什麼技巧?我們為你整理了會議記錄必備內容和格式范本,更有專業會議記錄軟體工具推薦,讓你寫出更快更好的會議記錄!

會議記錄是什麼?

會議記錄,也被稱為會議紀錄或會議記要,是對會議內容的書面紀錄,不僅記錄了會議的日期、時間地點、出席及缺席人員,還包括了會議的議程、討論內容、決策以及分配的任務和行動項目等。

會議記錄的目的是為了確保所有參與者和有關人員都能明白會議的結果,並且知道下一步的行動計劃。此外,會議記錄也是公司組織歷史的一部分,可以用來回顧過去的決策和討論。

會議記錄的撰寫通常是由指定的記錄者或秘書來完成,並在會議結束後不久分發給參與者和其他相關人員。在某些情況下,會議記錄可能需要在後續會議中進行審批,以確認其準確性。

會議記錄是什麼?
來源:monday workdocs

為什麼要做會議記錄?開會記錄的重要性

會議記錄是企業和組織運作的重要一環,其重要性主要體現在這幾個方面:

溝通工具:會議記錄作為有效的溝通工具,可以幫助與會人員和未能參加會議的人員理解會議內容和結果。透過查看會議記錄,每個人都能清楚知道在會議中做出了哪些決定,並了解下一步的行動計劃。

記憶補充:人們可能無法記住所有在會議中討論的細節。會議記錄提供了一個官方的紀錄,可以幫助參與者回憶會議的討論內容和決策。

責任分配:會議記錄明確地記錄了誰負責哪些行動項目,這有助於確保每個人都清楚自己的責任和期限,並能追蹤任務的完成情況。

為什麼要做會議記錄?開會記錄的重要性責任分配
來源:How To Manage Meetings in ClickUp™

決策依據:會議記錄可以作為組織的決策歷史紀錄。當需要回顧以往的決策或理解決策背後的原因時,這些記錄可能非常有用。

法律文件:在某些情況下,會議記錄可能被視為法律文件。例如,公司的董事會會議記錄可能需要保存一段時間,以符合法規要求。

因此,撰寫和保存準確的會議記錄是非常重要的,它可以提高組織的溝通效率,確保工作的順利進行,並有助於保護組織的利益。

會議記錄需要包含哪些內容?公司會議記錄範本

會議記錄的內容可能因會議的類型和目的而異,但以下是一般會議記錄常見的組成部分:

會議詳細資訊:包括會議的日期、時間、地點以及主持人。這些資訊為其它會議詳情提供了背景資料。例如:

  • 日期:2023年11月20日
  • 時間:下午2點至4點
  • 地點:公司會議室
  • 主持人:李小明

參與者名單:記錄所有出席和缺席的人員。這樣可以明確誰對會議的討論和決策負有責任。例如:

  • 出席:李小明、張小花、王大力
  • 缺席:陳大明

會議議程:列出會議中討論的主題或議程項目,讓讀者能夠快速了解會議的主要內容。例如:

  • 議程1:公司年度營收報告
  • 議程2:新產品開發計劃

討論內容和決策:對每個議程項目的討論內容進行簡要概述,並記錄任何重要的決策或共識。例如:

  • 議程1:經討論後,大家一致同意將營收目標提高10%。
  • 議程2:決定將王大力任命為新產品的項目經理。

行動項目:列出所有分配的任務或行動項目,包括負責人和期限。這有助於確保每個人都知道他們需要做什麼以及何時完成。例如:

  • 行動項目1:李小明負責在下週五前完成年度營收報告。
  • 行動項目2:王大力將在下個月初提出新產品開發計劃。
會議記錄需要包含哪些內容?行動項目
來源:Meeting Notes Template | monday.com

會議結束時間:記錄會議結束的時間,以供日後參考。例如:會議結束時間:下午4點。

這些內容可以幫助確保會議記錄的完整性和準確性,並讓讀者可以快速地了解會議的主要內容和結果。

延伸閱讀 → 會議議程怎麼做?免費高效會議議程範例!

會議記錄怎麼寫?會議記錄 格式

撰寫會議記錄需要注意幾個重要步驟:

  1. 準備工作:在會議開始之前,確認會議的議程,並預留空間來記錄每一個議程項目的討論和決定。準備一份參與者名單以及他們的職位或角色,以便於記錄誰做出了哪些貢獻或決定。
  2. 記錄基本信息:記錄會議的日期、時間、地點和主持人。這些信息為會議記錄提供了基本的背景資料。
  3. 記錄參與者:記錄所有出席和缺席的參與者。這有助於確定誰應對會議的決策負責。
  4. 記錄討論:對每個議程項目進行記錄。不需要詳細記錄每一句話,而是應該捕捉主要的觀點和決策。如果有決策需要投票,記錄下投票的過程和結果。
  5. 記錄行動項目:確定並記錄所有的行動項目,包括誰將負責這些項目,以及何時需要完成。這有助於確保會議後的工作能夠順利進行。
  6. 審查和修訂:在會議結束後,進行初步的審查和修訂,以確保所有的信息都已經被正確記錄。如果有任何疑問或不清楚的地方,應該及時與參與者進行確認。
  7. 分發會議記錄:完成審查和修訂後,將會議記錄分發給所有的參與者以及需要的人員。這樣可以確保所有人都知道會議的結果,並了解他們需要完成的任務。

高效會議記錄怎麼寫?學會使用軟體工具!

會議記錄作為公司重要文件,能幫助我們記錄和追蹤會議中的討論、決策和行動項目。學會使用專業的軟體工具可以讓你撰寫會議記錄的工作變得更簡單、更有效率。

我們為你選擇了幾款市面上熱門的會議記錄軟體工具,包括 Monday.com、pdfFiller、ClickUp、Calendar.com、Figjam 和 Motion,讓我們來看看這幾款工具有哪些功能可以寫會議記錄:

Monday.com

Monday.com 是強大的工作管理平台,可以幫助你管理任務、項目和團隊。

  • 使用其「Boards」功能,你可以創建一個專門用於記錄會議記錄的看板,並在會議中實時更新。
  • 使用其「Docs」功能,你可以在會議中創建和編輯文檔,並將其連接到相應的任務或項目。
  • 使用其「Automations」功能,你可以自動化某些流程,比如在會議結束後自動發送會議記錄給參與者。
Monday.com高效會議記錄怎麼寫?學會使用軟體工具!
來源:monday workdocs

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pdfFiller

pdfFiller 為你提供在線創建、編輯和共享文件的強大功能,無限的可填寫模板和專業文件編輯工具,你可以直接在 pdfFiller 網站上找到多種類型的會議記錄模板,以滿足不同會議的具體記錄要求:

  • 18種會議記錄模板:提供多種可填寫樣本,並支持PDF與Word格式下載。
  • 多種會議記錄模板類型:包括基本會議記錄、詳細會議記錄、以活動為導向的會議記錄等。
  • 線上填寫與編輯:你可以直接在線上填寫和編輯會議記錄。
  • 文件分享:完成會議記錄編輯後,你可以直接和與會者進行共享確認。

此外,pdfFiller 還提供了視頻教程,幫你學習如何填寫會議記錄模板,讓你能高效完成會議記錄工作。

18 Printable Meeting Notes Template Forms - Fillable Samples in PDF, Word to Download pdfFiller
使用pdfFiller來完成你的會議記錄。來源:18 Printable Meeting Notes Template Forms – Fillable Samples in PDF, Word to Download | pdfFiller

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ClickUp

ClickUp 是一款全方位的任務和項目管理工具:

  • 使用其「Docs」功能,你可以創建一個專門用於撰寫和存儲會議記錄的文檔。
  • 使用其「Tasks」功能,你可以將會議中的行動項目添加為任務,並分配給相應的負責人。
  • 使用其「Templates」功能,你可以選擇或創建自己的會議記錄模板,讓撰寫會議記錄的流程變得更快更簡單。
高效會議記錄怎麼寫?學會使用軟體工具!clickup
來源:How To Manage Meetings in ClickUp™

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Calendar.com

Calendar.com 是一款線上日曆和時間管理工具。

  • 使用其「Events」功能,你可以在每個會議事件中添加會議記錄。
  • 使用其「Notes」功能,你可以在會議中實時記錄討論內容和行動項目。
  • 使用其「Sharing」功能,你可以將會議記錄共享給參與者。
Calendar.com高效會議記錄怎麼寫?學會使用軟體工具!
來源:Calendar App

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Figjam

FigjamFigma 的一款協作白板工具。

  • 使用其「Sticky Notes」功能,你可以在會議中即時撰寫並組織你的想法和討論內容。
  • 使用其「Shapes」和「Draw」功能,你可以視覺化你的想法和流程,讓會議記錄更為生動和易於理解。
  • 使用其「Export」功能,你可以將會議記錄導出為 PDF 或圖像文件,並與參與者共享。
高效會議記錄怎麼寫?學會使用軟體工具!Figjam
來源:Meeting Notes Template | Free Meeting Notes Sample | FigJam

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Motion

Motion 是一款專業的會議工具,可以與Microsoft Teams 等多款工具進行功能集成來做會議記錄:

  • 使用其「Agenda」功能,你可以在會議中共享和跟蹤議程項目。
  • 使用其「Notes」功能,你可以在會議中記錄討論內容和行動項目。
  • 使用其「Follow-up」功能,你可以在會議後追蹤行動項目的完成情況。
高效會議記錄怎麼寫?學會使用軟體工具!Motion
來源:Motion | Meeting Assistant

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簡單會議記錄範例/公司會議記錄範例/會議記錄表

會議資訊公司會議紀錄詳情描述
會議主題公司年度業務匯報及展望
日期與時間2023年11月20日 下午2點至4點
會議地點公司會議室
主持人部門總經理:李小明
參與者部門總經理李小明、行政部經理張小花、人力資源部經理王大力
請假者會計部經理陳大明(因公出差)
會議議程議程1:公司年度營收報告;議程2:新產品開發計劃。
主要討論內容公司年度營收報告主要討論點:營收增長、未來目標等;新產品開發計劃主要討論點:新產品的市場定位、開發計劃等。
決策公司年度營收報告:決定將營收目標提高10%;新產品開發計劃:決定將王大力任命為新產品的項目經理。
行動項目公司年度營收報告:李小明負責在下週五前完成年度營收報告;新產品開發計劃:王大力將在下個月初提出新產品開發計劃。
下次會議日期2023年12月30日 下午4點開始

會議記錄的目的是為了提供一個清晰、簡明和客觀的會議紀錄,因此在撰寫時應避免包括評論或主觀的詮釋。

專案會議記錄格式

會議記錄的格式可以根據會議的性質和目的來選擇。以下是三種常見的會議記錄格式:

正式會議記錄

這種格式常用於董事會會議、股東會議或任何需要正式記錄決策過程的會議。它包括會議日期、時間、地點、出席者、議題、討論內容、投票結果和行動項目等詳細信息。這種格式的會議記錄可能需要經過參與者的批准,並可能被用作法律文件。

非正式會議記錄

這種格式適用於日常業務會議,如工作組或部門會議。它通常包括日期、時間、參與者、主要討論點和行動項目,但不必包括投票結果或其他正式決策。非正式會議記錄的目的是提供一份會議的概括,以便參與者和未能出席的人員可以了解會議的內容。

行動導向會議記錄

這種格式專注於會議的決策和行動項目,而非詳細的討論過程。對於目標導向的會議,如項目會議或戰略規劃會議,這種格式非常有用。它列出了每個行動項目、負責人和完成期限,使得會議的結果和期望得以明確。

選擇何種格式取決於你的需求。如果你需要為法律或公司政策保留記錄,或者需要清楚地記錄決策過程,則正式會議記錄可能是最好的選擇。如果你只需要給團隊提供會議概括,那麼非正式會議記錄可能足夠。如果你的主要目標是確保所有的行動項目都被記錄和跟蹤,那麼行動導向的會議記錄可能是最好的選擇。

如何做會議記錄?寫好會議記錄技巧

撰寫會議記錄是一項需要專業技巧和專注力的任務,也有一些寫好會議記錄的技巧可以學習:

  • 事先準備:在會議開始之前,確保你已經了解會議的主題和議程。如果可能,先預先寫下項目標題,這樣在會議進行時,你只需填寫相關討論的詳細內容。
  • 實時記錄:儘量在會議進行時即時記錄,不要等到會議結束後再整理思緒。記錄的內容應包括討論的主要點子、所有決策以及分配的行動項目。
  • 保持客觀和準確:記錄應該反映會議的實際進行情況,盡量避免插入個人的觀點或詮釋。同時,確保所有信息的準確性,特別是涉及到具體數據、日期或負責人的部分。
  • 明確記錄行動項目:對於每一個行動項目,都應該清楚地記錄下誰負責、什麼時候完成,以及這個項目的具體內容。這將有助於確保會議後的追蹤工作。
  • 及時分享會議記錄:會議結束後,應該盡快整理並發送會議記錄給所有參與者,這樣可以讓他們在記憶猶新的時候查看和確認。此外,這也給未能出席會議的人員一個了解會議內容的機會。
  • 簡潔清晰:儘量使會議記錄保持簡潔且易於理解。避免過於冗長或太過詳細的描述,反而會讓人難以找到重點。
  • 使用標準語言:避免使用充滿行業術語或難以理解的語言,確保所有閱讀者都能理解會議記錄的內容。

實時記錄、保持客觀、準確地記錄行動項目以及及時分享會議記錄,都是確保會議記錄質量的關鍵因素。

免費會議記錄範本下載!開會紀錄範本/會議報告範本

會議資訊詳情描述
會議主題描述會議的主要議題或目的,例如「Q1業績回顧」或「新產品討論」等
日期與時間詳細記錄會議的日期和時間,例如「2023年11月20日,下午2:00-4:00」
會議地點寫明開會的具體地點,例如「公司某部門某室」
主持人記錄主導會議的人的名字,例如「CEO李先生」
參與者列出會議的所有參與者名單,並標注他們的職位或角色
請假者列出未能參加會議的人的名字,並註明他們的請假理由(如果適用)
公司會議議程列出會議的主要議題和討論項目,以及各項目的預計討論時間
主要討論內容為每個議題提供一個詳細的討論摘要,記錄參與者的觀點、意見和建議
決策列出在會議中做出的所有決策,包括決策的內容、決策的理由,以及達成決策的過程
行動項目列出需要在會議後進行的所有行動項目,包括詳細的任務描述、負責人、預計完成日期,以及任務的優先級
下次會議日期記錄下一次會議的日期和時間,以及預計的議程或目的
其它備註記錄任何其他需要記錄的信息,例如會議中出現的問題、需要進一步討論的議題,或者參與者的其他反饋等
會議紀錄表
議程項目主要討論內容決策/結論行動項目(負責人/完成期限)
議程項目 1 
議程項目 2
······
會議紀錄怎麼寫

這只是一個基本範本,你可以根據實際情況增加、刪減或修改表格的列。使用這種範本可以幫助你在會議中更有效地記錄重要信息,並在會議後方便查閱和追蹤。

延伸閱讀 → 排程管理怎麼做?一鍵生成專案時程表,工作排程不拖延!

關於會議記錄的常見問題(FAQs)

什麼是會議記錄?

會議記錄是一種正式的文件,用來記錄在會議中討論的所有主題,包括決策、行動計畫、負責人,以及相關的詳細信息。這是一種確保所有參與者都明白發生了什麼,並知道接下來需要做什麼的重要工具。

會議記錄需要包含哪些內容?

會議記錄通常需要包含以下內容:
會議日期、時間和地點
出席者和缺席者
會議主席和記錄者
會議的目的或目標
每個議題的討論內容和結論
所做的決定,包括行動項目和負責人
下一次會議的日期和地點(如果適用)

誰應該負責記錄會議?

通常,會議的主持人或者另一個指定的人應該負責記錄會議。這個人需要具有出色的聽力和筆記技巧,以確保所有重要的討論和決定都被準確地記錄下來。

會議記錄應該在何時完成並分發給參與者?

會議記錄應該在會議結束後儘快完成並分發給所有參與者。這樣可以確保所有人都清楚理解會議的結果,並知道他們需要採取什麼行動。通常來說,會議結束後的24到48小時內發送會議記錄是一個好的時間範圍。

如何有效地記錄會議?

有效地記錄會議需要一些技巧和練習:
在會議開始之前,確定你了解會議的目的和議程。
確定你知道所有與會者的名字和角色。
在會議中,專注於記錄關鍵的討論點和決定,而不是每一條詳細的討論內容。
使用符號或者縮寫來幫助你更快地記錄信息。
如果你對某個討論點不確定,不要猜測。在會議中或會議後向相關人員確認。

會議記錄有什麼格式?

會議記錄的格式依賴於組織和會議的類型。一般來說,可能包括以下部分:
標題(包含會議的名稱或類型)
日期和時間
出席者名單
會議議程項目
每個議程項目下的討論點、決策和行動項目
總結和下一步行動
下次會議的日期和地點(如果適用)

如何確保會議記錄的準確性?

幾個保證會議記錄準確性的建議:
在會議過程中保持專註,不要錯過任何重要信息。
如果對某項內容不確定,應在會議中進行確認或詢問。
在會議結束後立即撰寫會議記錄,以防忘記重要細節。
提供一份會議記錄草稿給出席者審查,並提供反饋或修正。

在會議中,我應該記錄哪些信息?

每個議題的主要討論點
所有的決策,包括誰做出的決定
任何分配的任務或行動項目,包括負責人和期限
任何需要後續追蹤的問題或議題

會議記錄需要保存多久?

保存會議記錄的時間取決於組織的政策和法規要求。在某些情況下,會議記錄可能需要保存幾年,或者直到它們不再具有歷史或法律價值為止。應該向您的組織的法律部門或管理部門尋求具體的指導。

我可以使用數字工具來記錄會議嗎?

是的,有許多數字工具可以幫助你記錄和組織會議記錄,例如Google Docs、Microsoft OneNote或專門的會議記錄軟件。這些工具通常能讓你更方便地共享和查找會議記錄。

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