Excel文字處理基礎
輸入與編輯文字
在Excel中，文字資料的輸入與編輯是日常工作最基本的操作。只需選取目標儲存格，直接輸入內容，按下Enter即可完成。若需修改，雙擊儲存格或於編輯列進行編輯。
– 批次填充技巧：可利用「填滿」功能（滑鼠拖曳右下角小方塊），快速複製或自動填入序列資料。
– 快捷鍵補充：按F2可直接進入儲存格編輯模式，Ctrl+Enter可同時輸入多格。
實務案例
專案管理人員常需快速輸入任務清單、負責人等資訊，善用批次填充與快捷鍵可大幅提升效率。
文字格式設定
Excel提供多種文字格式設定，讓資料更清晰易讀。
– 字體與大小：於「首頁」標籤的「字型」區調整字體、大小。
– 文字顏色：點擊「字型顏色」選擇所需顏色。
– 條件格式：可根據內容自動變更顏色（如標示逾期任務），於「首頁」>「條件格式」設定。
常見錯誤
有時批次改色或字型後，部分儲存格未同步更新，建議先全選目標範圍再設定。
Excel文字合併技巧
合併儲存格與合併文字的差異
- 合併儲存格：將多個儲存格合併為一格，僅保留左上角內容，適合製作標題。
- 合併文字：將多格內容串接於一格，常用於資料彙整。
適用情境
- 合併儲存格：排版、表頭設計。
- 合併文字：合併姓名、地址、專案描述等資訊。
使用公式合併文字
- & 運算子：
公式：=A2 & " " & B2（合併A2與B2，並加空格） - CONCAT/CONCATENATE 函數：
公式：=CONCAT(A2, " - ", B2)
備註：舊版Excel用CONCATENATE，新版建議用CONCAT。 - TEXTJOIN 函數：
公式：=TEXTJOIN(", ", TRUE, A2:C2)（以逗號合併A2至C2，忽略空白）
實務案例
將「姓」與「名」兩欄合併為全名，或將多欄地址組合成完整地址。
常見錯誤
合併儲存格後資料遺失，應優先使用公式合併文字，避免資訊丟失。
自訂分隔符的合併技巧
合併多欄時，常需自動加上空格、逗號或其他分隔符。
– 使用&或TEXTJOIN可靈活插入分隔符，避免手動輸入。
Excel文字分割與提取
文字轉欄（分列）功能
「資料」>「文字轉欄」可將一格中的資料依指定分隔符（如逗號、空格）分割到多格。
– 適用於：名單、地址、批次拆分資料。
實務案例
將「王小明,台北市,專案經理」分割為姓名、地點、職稱三欄。
文字分割公式應用
- LEFT/RIGHT/MID：
=LEFT(A2, 3)：取A2左側3字=RIGHT(A2, 2)：取A2右側2字=MID(A2, 2, 4)：從第2字起取4字- SPLIT/TEXTSPLIT（新版Excel）：
=TEXTSPLIT(A2, ",")：依逗號分割A2內容
常見錯誤
分割後資料不齊，建議先檢查原始資料格式是否一致。
常用文字處理函數與應用
清理與格式化文字
- TRIM：去除多餘空白
=TRIM(A2) - UPPER/LOWER/PROPER：大小寫轉換
=UPPER(A2)：全大寫=LOWER(A2)：全小寫=PROPER(A2)：首字大寫
實務案例
批次清理匯入名單的多餘空格，或統一姓名格式。
取代、尋找與替換文字
- SUBSTITUTE：取代指定文字
=SUBSTITUTE(A2, "專案", "計畫") - REPLACE：依位置取代
=REPLACE(A2, 2, 3, "ABC") - FIND/SEARCH：尋找文字位置
=FIND("經理",A2)=SEARCH("台北",A2)
常見錯誤
FIND區分大小寫，SEARCH不區分，選擇時需注意。
實務案例分享
- 名單拆分：將「姓名（部門）」分拆為兩欄。
- 合併地址：將縣市、區、路等欄位合併為完整地址。
- 批次格式清理：去除多餘空格、統一大小寫。
進階與效率提升技巧
條件格式與文字處理結合
可設定條件格式，根據文字內容自動變色。例如：標示「逾期」任務為紅色。
批次處理與自動化
- 填充功能：選取範圍後拖曳自動填入公式或內容。
- 快捷鍵：Ctrl+D（向下填充）、Ctrl+R（向右填充）。
- 自動化建議：若需大量重複操作，可考慮錄製巨集或使用自動化工具。
Excel版本差異與注意事項
- TEXTJOIN、TEXTSPLIT等函數僅支援較新版本。
- 舊版可用
CONCATENATE、LEFT、RIGHT等替代。
常見錯誤
新版函數在舊版Excel無法使用，建議確認團隊Excel版本一致。
與其他工具協作
Excel與PDF/Google Sheets文字處理對照
- PDF匯出：完成文字處理後，可將Excel匯出為PDF，方便報告或分享。若需進階PDF編輯，可考慮[SignNow]或[pdfFiller]等工具。
- Google Sheets對應操作：大多數Excel文字處理公式在Google Sheets同樣適用，部分新函數如
TEXTSPLIT亦已支援。
實務案例
團隊協作時，將Excel處理結果匯出PDF，並用[SignNow]進行線上簽核，提升流程效率。
常見問題FAQ
合併後格式亂掉怎麼辦？
合併儲存格僅保留左上內容，建議用公式合併文字，避免資料遺失。
分割後資料不齊怎麼處理？
先檢查原始資料格式，必要時補齊缺漏或統一分隔符。
如何批次處理大量資料？
可結合填充功能、公式與巨集自動化，或利用[Monday.com]等專案管理工具整合資料流。
結語與工具推薦
總結與實用建議
Excel文字處理功能豐富，從基礎編輯、格式設定到進階公式應用，皆能大幅提升資料整理效率。建議熟悉常用函數與快捷鍵，並根據實際需求選用合適工具。
推薦進階專案管理工具提升團隊效率
若需進一步優化團隊協作與資料整合，建議嘗試[Monday.com]等專業專案管理平台，結合Excel資料處理，打造高效工作流程。
