為什麼需要在Excel中進行分類？
在日常工作中，無論是專案管理、銷售分析、庫存管理還是人員統計，資料分類都是不可或缺的步驟。透過有效分類，可以：
- 快速整理大量資料，提升查找與分析效率
- 發現資料中的規律與異常，支援決策
- 針對不同部門、產品、地區進行分組彙總
- 為後續的報表、圖表製作打下基礎
實務案例：
一位專案經理需要依據「負責人」與「任務狀態」分類專案清單，方便追蹤進度與分配資源。若能善用分類功能，便能一目了然掌握每位同事的工作負載與專案瓶頸。
Excel分類的主要方法總覽
Excel提供多種分類工具，依據需求可選擇最適合的方法：
| 方法 | 適用情境 | 特點與優勢 |
|---|---|---|
| 排序 | 依欄位值排列資料 | 操作簡單，適合靜態分組與資料檢視 |
| 篩選 | 快速顯示特定條件的資料 | 靈活過濾，適合查找、比對、暫時性分類 |
| 條件格式 | 以顏色/圖示標註分類結果 | 視覺化分群，強化資料辨識度 |
| 樞紐分析表 | 進階分組、彙總、交叉分析 | 適合大量資料、多層級分類與統計 |
| FILTER等函數 | 動態分類、即時更新 | 適合自動化報表、複雜條件分類 |
方法一：使用排序功能進行分類
排序是最基礎的分類方式，能將資料依指定欄位順序排列，便於分組與檢視。
單一欄位分類操作步驟
- 選取資料範圍：點選包含標題的完整資料區域，避免遺漏資料。
- 進入排序功能：點擊「資料」>「排序」。
- 設定排序依據：在「排序依據」下拉選單選擇欲分類的欄位（如「部門」）。
- 選擇排序方式：可選擇「升序（A到Z）」或「降序（Z到A）」。
- 確認執行：點選「確定」，資料即依指定欄位分類排列。
常見錯誤與注意事項：
– 資料範圍未全選，可能導致部分資料錯位。
– 排序前應備份原始資料，避免無法還原。
– 若資料含合併儲存格，排序可能失敗，建議先取消合併。
多欄位分類與進階排序
若需依多個條件分類（如「部門」再依「姓名」），可：
- 在排序對話框中，點擊「新增層級」。
- 依序設定第一、第二排序欄位與排序方式。
- 按「確定」執行。
產業應用情境：
人資部門可先依「部門」分類，再依「到職日期」排序，快速找出各部門資深員工。
方法二：利用篩選功能快速分類
篩選能根據條件，僅顯示符合需求的資料，適合臨時查找與分類。
篩選操作步驟
- 選取資料區域，點擊「資料」>「篩選」。
- 欄位標題會出現下拉箭頭，點擊選擇篩選條件（如僅顯示「行銷部」）。
- 可同時對多個欄位設定條件，進行複合篩選。
常見應用：
– 銷售主管篩選出「本月成交」的訂單。
– 專案經理篩選出「逾期」任務。
注意事項：
– 篩選僅暫時隱藏資料，未刪除原始內容。
– 若需將篩選結果另存，可複製貼上到新工作表。
方法三：條件格式與顏色分類
條件格式可根據設定，自動以顏色、圖示標註分類結果，提升資料辨識度。
常見應用
- 以顏色區分「高」、「中」、「低」績效員工
- 用圖示標註「已完成」、「進行中」、「未開始」任務
設定步驟
- 選取資料範圍，點擊「常用」>「條件格式」。
- 選擇「色階」、「資料列」或「圖示集」。
- 設定條件（如大於80分顯示綠色）。
常見錯誤：
– 條件設置過於複雜，導致格式混亂。
– 忽略資料類型，數字與文字混用時條件格式易失效。
方法四：樞紐分析表進階分類
樞紐分析表可快速將大量資料依多欄位分組、統計與交叉分析，是進階分類與報表製作的利器。
樞紐分析表建立步驟
- 選取資料區域，點擊「插入」>「樞紐分析表」。
- 選擇新工作表或現有工作表。
- 拖曳欄位至「列」、「欄」、「值」區域，依需求分組與彙總。
實務案例：
銷售經理可依「地區」與「產品」分類，快速統計各區域產品銷售額。
常見錯誤：
– 原始資料未正確設置標題，導致樞紐分析表欄位錯誤。
– 資料中有空白列或重複欄位，影響分析結果。
方法五：FILTER等函數動態分類
新版Excel支援FILTER、SORT、UNIQUE等動態函數，能根據條件自動分類並即時更新。
FILTER函數語法
=FILTER(範圍, 條件)
範例：
僅顯示「業務部」員工：
=FILTER(A2:D100, B2:B100="業務部")
優點：
– 資料異動時，自動同步分類結果
– 適合自動化報表、儀表板設計
注意事項：
– FILTER等函數僅支援部分Excel版本，舊版需用進階篩選或巨集替代。
常見分類問題與解決方法（FAQ）
Q1：分類後資料順序亂掉，怎麼辦？
A：請確認是否全選資料範圍，並包含標題列。若有合併儲存格，建議先取消合併。
Q2：如何同時依多個欄位分類？
A：使用排序功能中的「新增層級」，依序設定分類欄位與順序。
Q3：分類後部分資料消失？
A：可能啟用篩選功能，請檢查是否有篩選條件未清除。
Q4：FILTER函數無法使用？
A：請確認Excel版本是否支援動態陣列函數，舊版可用進階篩選或VBA巨集替代。
Q5：分類後如何恢復原始順序？
A：建議在原始資料新增「序號」欄，分類後可依序號還原。
Excel分類技巧延伸：自動化與其他工具比較
自動化分類與巨集應用
若需定期分類大量資料，可考慮錄製巨集（VBA），自動執行排序、篩選等操作，減少人工重複步驟。
應用情境：
財務部門每月需依「客戶類型」分類發票，透過巨集可一鍵完成。
Excel與Google Sheets分類功能比較
| 功能 | Excel | Google Sheets |
|---|---|---|
| 排序/篩選 | 功能完整，支援大量資料 | 操作直覺，雲端協作便利 |
| 條件格式 | 選項多元，支援進階設計 | 基本功能齊全，部分進階需自訂公式 |
| 樞紐分析表 | 強大，適合複雜報表 | 支援度高，操作簡單 |
| 動態函數 | FILTER/SORT/UNIQUE等新版本支援 | 內建FILTER等函數，雲端即時更新 |
何時考慮使用專業協作工具？
當團隊需多人協作、跨部門同步分類與管理資料時，建議可評估如 Monday.com 這類專案協作平台，支援自動化分類、權限管理與即時協作，能大幅提升團隊效率。
結論與實用建議
Excel分類技巧多元，從基礎排序、篩選到進階樞紐分析與動態函數，皆能靈活應用於各類資料管理情境。建議依實際需求選擇最適方法，並善用自動化工具減少重複作業。若需團隊協作與進階自動化，可考慮 Monday.com 等專業平台，進一步提升工作效率。
