【Excel 計算出現次數】COUNTIF、COUNTIFS、樞紐分析表 4 種方法｜含錯誤排查

Excel 計算出現次數（統計出現次數）是資料分析最基礎的技能，常用方法包括 COUNTIF 單一條件計算、COUNTIFS 多條件統計、樞紐分析表視覺化彙總，以及 Excel 365 的 UNIQUE+COUNTIF 動態統計。 本文完整教學 4 種方法、5 種 COUNTIF 條件寫法、OR 邏輯解法，並附 5 大常見錯誤修正公式與實務案例。

Excel 計算出現次數的 4 種方法總覽

在選擇方法之前，先釐清兩個常被混淆的概念：

• 計算某值出現幾次：例如「蘋果」在 A 欄出現了 8 次 → 用 COUNTIF
• 計算重複出現次數：找出哪些值重複了、各重複幾次 → 用 UNIQUE+COUNTIF 或樞紐分析表

理解這個差異後，根據你的資料量與條件複雜度，參考以下比較表選擇最適合的方法：

如何快速判斷該用哪種方法？

• 資料不到 100 筆、只有一個條件（例如「蘋果出現幾次」）→ 直接用 COUNTIF
• 需要同時篩選兩個以上條件（例如「業務部＋遲到超過 3 次」）→ COUNTIFS
• 資料超過 500 筆，或你需要產生圖表給主管看 → 樞紐分析表
• 你用 Excel 365，想一次列出所有不重複項目及各自次數 → UNIQUE+COUNTIF

如果你是 Excel 初學者，建議先從 COUNTIF 開始掌握，再逐步學習其他方法。更多 Excel 函數基礎 可以參考我們的入門指南。

方法一：COUNTIF 函數——單一條件計算出現次數

COUNTIF 是 Excel 中最常用的計算出現次數函數，幾乎所有版本都支援，語法簡單到一行公式就能搞定。

COUNTIF 語法與 5 種常用寫法

COUNTIF 的基本語法：

=COUNTIF(範圍, 條件)

• 範圍：要搜尋的儲存格範圍（例如 A2:A100 或整欄 A:A）
• 條件：要計算的值或判斷條件

以下是實務中最常用的 5 種寫法，涵蓋文字、數值、模糊比對等情境：

寫法一：文字完全符合

統計 A 欄中「蘋果」出現的次數：

=COUNTIF(A:A,"蘋果")

這是最基礎的用法，條件用雙引號包住文字即可。COUNTIF 預設不區分大小寫，所以 “apple” 和 “Apple” 會被視為相同。

寫法二：儲存格參照（初學者最常問）

如果條件值放在某個儲存格（例如 D2），不需要手動輸入文字：

=COUNTIF(A:A,D2)

這種寫法的好處是：改 D2 的值，計算結果會自動更新。當你需要統計多個項目時，只要在 D 欄列出所有項目名稱，再把公式往下拖曳即可。

寫法三：數值比較

計算 B 欄中大於 80 的數值有幾個：

=COUNTIF(B:B,">80")

注意：比較運算子（>、<、>=、<=、<>）必須和數字一起放在雙引號內。

寫法四：通配符模糊比對

計算 A 欄中所有姓「王」的名字出現次數：

=COUNTIF(A:A,"王*")

計算 A 欄中包含「蘋果」二字的儲存格數量（例如「青蘋果」「蘋果汁」都會被計入）：

=COUNTIF(A:A,"*蘋果*")

通配符說明：* 代表任意數量的字元，? 代表恰好一個字元。例如 "王?" 只會比對兩個字的名字（王明、王華），不會比對「王小明」。

寫法五：不等於

計算 A 欄中「不是蘋果」的儲存格數量：

=COUNTIF(A:A,"<>蘋果")

以下表格整理了這 5 種寫法的對照：

想深入了解 COUNTIF 函數 的更多進階用法，可以參考我們的完整教學。

COUNTIF 常見錯誤與修正公式

COUNTIF 公式寫對了卻得到 0 或錯誤結果？以下是 5 個最常見的原因與修正方式：

錯誤一：數字儲存為文字

這是最常見也最難察覺的問題。當你從系統匯出資料或複製貼上時，數字可能被儲存為文字格式。

診斷方式：選取儲存格，觀察左上角是否出現綠色小三角形，或注意數字是否靠左對齊（正常數字靠右對齊）。

修正方式：

• 方法 A：選取有問題的儲存格 → 點擊綠色三角形旁的驚嘆號 → 選「轉換為數字」
• 方法 B：在公式中用 VALUE() 轉換，例如 =COUNTIF(B:B,">"&VALUE("80"))

錯誤二：條件含多餘空格

"蘋果 " 和 "蘋果" 在 Excel 中是不同的值。尾端多一個空格就會導致計算結果為 0。

修正方式：用 TRIM() 函數清理資料。先在輔助欄輸入 =TRIM(A2) 清除前後空格，再對清理後的欄位執行 COUNTIF。

錯誤三：隱藏字元

從網頁或其他系統複製的資料，常帶有不可見的控制字元（如換行符號 CHAR(10)、回車符號 CHAR(13)）。

修正方式：使用 CLEAN() + TRIM() 雙重清理：

=CLEAN(TRIM(A2))

CLEAN() 移除不可列印字元，TRIM() 移除多餘空格。

錯誤四：通配符誤用

如果你的資料本身包含 * 或 ? 字元（例如產品代碼 “A*100″），直接用 COUNTIF 會把它們當成通配符。

修正方式：在通配符前加上波浪號 ~ 進行跳脫：

=COUNTIF(A:A,"A~*100")

這樣 * 就會被當成字面上的星號，而非「任意字元」。

錯誤五：字串超過 255 字元

COUNTIF 的條件字串上限為 255 個字元。如果你的儲存格內容超過這個長度，COUNTIF 會回傳錯誤。

修正方式：改用 SUMPRODUCT 搭配 LEFT 函數 截斷比對：

=SUMPRODUCT(--(LEFT(A2:A100,255)=LEFT(D2,255)))

實務案例：銷售報表統計「蘋果」月銷量

假設你有一份銷售報表，A 欄是產品名稱、B 欄是銷售數量，共 200 筆資料：

要統計「蘋果」出現了幾筆（不是加總數量，而是出現幾次）：

=COUNTIF(A2:A200,"蘋果")

結果會告訴你「蘋果」這個產品在 200 筆資料中出現了幾次，行銷部門可以據此判斷該產品的銷售頻率。

補充：COUNTIF 只計算「出現幾次」，如果要加總蘋果的銷售數量（例如 15+22=37），需要用 SUMIF 函數。這兩者的差異是初學者常搞混的地方，可以參考 FAQ 的說明。

方法二：COUNTIFS 函數——多條件統計出現次數

當你需要同時滿足兩個以上的條件來計算出現次數，COUNTIF 就不夠用了，這時要改用 COUNTIFS。

COUNTIFS 語法與 AND 條件範例

COUNTIFS 的語法：

=COUNTIFS(範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, ...)

每組「範圍＋條件」之間是 AND（且） 的關係，也就是所有條件必須同時成立才會被計入。

範例 1：產品＋金額雙條件

統計 A 欄為「蘋果」且 B 欄金額大於 100 的筆數：

=COUNTIFS(A:A,"蘋果",B:B,">100")

範例 2：日期區間

統計 C 欄日期落在某月份的筆數：

=COUNTIFS(C:C,">="&DATE(2023,1,1),C:C,"<="&DATE(2023,1,31))

這裡用 DATE() 函數而非直接寫日期字串，可以避免因地區設定不同導致日期格式錯誤。

範例 3：成績區間分佈

統計 D 欄成績在 60 到 70 分之間（含 60、不含 70）的人數：

=COUNTIFS(D:D,">=60",D:D,"<70")

這個技巧常用於製作成績分佈表，把每個分數區間的人數統計出來。

OR 條件的處理方式（COUNTIFS 的限制與解法）

COUNTIFS 只支援 AND 邏輯——所有條件必須同時成立。但實務中常遇到 OR（或）的需求，例如「統計蘋果或香蕉的出現次數」。

解法一：多個 COUNTIF 相加（簡單直覺）

=COUNTIF(A:A,"蘋果")+COUNTIF(A:A,"香蕉")

優點是好理解，缺點是項目多時公式會很長。

解法二：SUMPRODUCT 模擬 OR 邏輯（推薦）

=SUMPRODUCT((A2:A100="蘋果")+(A2:A100="香蕉")>0)

這個公式的原理： 1. (A2:A100="蘋果") 產生一個 TRUE/FALSE 陣列 2. (A2:A100="香蕉") 產生另一個 TRUE/FALSE 陣列 3. 兩個陣列相加，只要其中一個為 TRUE（值為 1），加總就會 >0 4. >0 再轉換為 TRUE/FALSE，SUMPRODUCT 加總 TRUE 的數量

這種寫法不管要加幾個 OR 條件，公式結構都很清晰。

實務案例：人資統計「業務部」員工某月遲到超過 3 次的人數

假設資料結構如下：

• A 欄：員工姓名
• B 欄：部門
• C 欄：月份
• D 欄：遲到次數

要統計業務部在 3 月遲到超過 3 次的人數：

=COUNTIFS(B:B,"業務部",C:C,"3月",D:D,">3")

如果要統計「業務部或行銷部」的員工（OR 條件），就需要拆成兩個 COUNTIFS 相加：

=COUNTIFS(B:B,"業務部",C:C,"3月",D:D,">3")+COUNTIFS(B:B,"行銷部",C:C,"3月",D:D,">3")

更多 Excel 公式 的進階用法，可以參考我們的公式教學指南。

方法三：樞紐分析表——大量資料快速統計出現次數

當資料量超過 500 筆，或你需要同時查看多個維度的統計結果並產生圖表，樞紐分析表是最有效率的選擇。它不需要寫任何公式，用拖曳的方式就能完成統計。

建立樞紐分析表的完整步驟

以下以一份包含「產品名稱」「銷售金額」「日期」「業務員」的銷售資料為例：

步驟 1：選取資料範圍

點選資料區域中的任一儲存格，Excel 會自動偵測整個資料範圍。確認範圍包含標題列（第一列是欄位名稱）。

步驟 2：插入樞紐分析表

點選功能列的「插入」→「樞紐分析表」。在彈出的對話框中，確認資料範圍正確，選擇「新工作表」或「現有工作表」作為放置位置，按「確定」。

步驟 3：設定欄位

右側會出現「樞紐分析表欄位」面板：

• 將「產品名稱」拖曳到列區域（Rows）
• 將「產品名稱」（同一欄位）也拖曳到值區域（Values）

步驟 4：確認彙總方式為「計數」

值區域預設可能顯示「加總」。點擊值區域中的欄位 → 選「值欄位設定」→ 將彙總方式改為「計數」。這樣就會顯示每個產品出現了幾次，而非金額加總。

步驟 5：資料更新後重新整理

當原始資料新增了新的列，樞紐分析表不會自動更新。你需要：在樞紐分析表上按右鍵 →「重新整理」。或使用快捷鍵 Alt + F5。

樞紐分析表的進階應用與限制

生成長條圖的步驟

建好樞紐分析表後，選取整個樞紐表 → 點選「插入」→「圖表」→ 選擇「長條圖」或「橫條圖」。Excel 會自動根據樞紐表的資料生成圖表，而且圖表會跟著樞紐表的篩選條件連動。

樞紐分析表 vs COUNTIF 的關鍵差異

實務案例：問卷調查 1000 份回覆統計

市場調查部門收到 1000 份問卷回覆，需要統計「你最常使用的通訊軟體」各選項的選擇次數。

用 COUNTIF 需要事先知道所有選項名稱，逐一寫公式。但用樞紐分析表，只要把「通訊軟體」欄位拖到列區和值區，所有選項及其次數就會自動列出，還能一鍵生成圓餅圖放進簡報。

這就是為什麼資料量大時，樞紐分析表比 COUNTIF 更有效率——你不需要預先知道資料中有哪些不同的值。

方法四：Excel 365 新功能——UNIQUE+COUNTIF 與 GROUPBY

如果你使用 Excel 365，有兩個強大的新功能可以讓統計出現次數變得更簡單。

UNIQUE+COUNTIF 動態統計唯一值出現次數

適用版本：Excel 365（含 Microsoft 365 訂閱的桌面版與網頁版）

如果你用的是 Excel 2019 或 2021，沒有 UNIQUE 函數。替代方案是：選取資料範圍 → 點選「資料」→「移除重複項目」，手動建立不重複清單後再用 COUNTIF 計算。

步驟 1：用 UNIQUE 取得不重複清單

假設 A2:A100 是員工姓名欄，在 E2 輸入：

=UNIQUE(A2:A100)

Excel 會自動向下溢出（Spill），列出所有不重複的姓名。這就是「計算不重複項目個數」的第一步。

步驟 2：用 COUNTIF 計算各項次數

在 F2 輸入：

=COUNTIF($A$2:$A$100,E2)

然後向下拖曳公式。這裡用絕對參照 $A$2:$A$100 是因為：不管公式拖到哪一列，搜尋範圍都必須固定在 A2:A100，不能跟著移動。

為什麼這個組合特別好用？

傳統做法需要先手動列出所有不重複項目，再逐一寫 COUNTIF。但 UNIQUE 會自動偵測新增的資料——如果 A 欄新增了一個從未出現過的名字，UNIQUE 的結果會自動更新，不需要手動維護。

實務案例：專案經理統計每位成員完成任務次數

專案經理在 Excel 中記錄每筆完成的任務，A 欄是負責人姓名。用 UNIQUE+COUNTIF 就能即時看到每位成員完成了幾項任務，作為績效評估的參考依據。

GROUPBY 自動分組統計（365 限定）

GROUPBY 是 Excel 365 更新的函數，一個公式就能完成「分組＋彙總」，不需要像 UNIQUE+COUNTIF 那樣分兩步。

語法：

=GROUPBY(列欄位, 值欄位, 彙總函數)

範例：統計每個產品名稱出現幾次：

=GROUPBY(A2:A100, A2:A100, COUNTA)

GROUPBY vs UNIQUE+COUNTIF 的差異：

非 365 用戶的替代方案：如果你用 Excel 2019 或 2021，GROUPBY 和 UNIQUE 都無法使用。最接近的替代方案就是樞紐分析表——操作方式不同，但能達到相同的分組統計效果。

進階技巧：SUMPRODUCT 處理複雜計算

SUMPRODUCT 是 Excel 中的「瑞士刀」，當 COUNTIF 和 COUNTIFS 無法處理的複雜情境出現時，SUMPRODUCT 幾乎都能解決。

大小寫敏感的出現次數計算

COUNTIF 不區分大小寫——”Apple” 和 “apple” 會被視為相同。但在處理英文產品代碼、帳號名稱等場景時，大小寫區分至關重要。

公式：

=SUMPRODUCT(--EXACT(A2:A100,"Apple"))

公式拆解： 1. EXACT(A2:A100,"Apple") 逐一比對每個儲存格，完全相同（含大小寫）回傳 TRUE，否則 FALSE 2. -- 是雙負號，將 TRUE/FALSE 轉換為 1/0（因為 SUMPRODUCT 需要數值才能加總） 3. SUMPRODUCT(...) 將所有 1 加總，得到符合條件的數量

適用場景：英文資料庫中區分 “ABC-001” 和 “abc-001″、統計使用者帳號時區分大小寫。

跨工作表計算出現次數

實際工作中，資料常分散在不同工作表。例如每個月的銷售資料各放一個工作表。

COUNTIF 跨表語法：

=COUNTIF(一月份!A:A,"蘋果")

工作表名稱後面加驚嘆號 !，如果工作表名稱含空格，需用單引號包住：

=COUNTIF('一月 份'!A:A,"蘋果")

多工作表加總：

=COUNTIF(一月份!A:A,"蘋果")+COUNTIF(二月份!A:A,"蘋果")+COUNTIF(三月份!A:A,"蘋果")

SUMPRODUCT 跨表的限制：SUMPRODUCT 不支援跨工作表的陣列運算。也就是說，你不能在 SUMPRODUCT 公式中直接引用另一個工作表的範圍作為陣列。遇到這種情況，建議用 COUNTIF 跨表加總，或將資料合併到同一個工作表後再用 SUMPRODUCT。

更多函數的組合應用，可以參考我們的 Excel 商務函數字典。

計算唯一值總數（避免重複計算）

有時你不需要知道每個值出現幾次，而是想知道「總共有幾種不同的值」。例如：A 欄有 100 筆客戶名稱，其中有多少個不同的客戶？

公式：

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A2:A100,A2:A100))

原理：每個值出現 N 次，1/N 就是 1/N。同一個值的所有 1/N 加起來剛好等於 1。所以全部加總就是不同值的總數。

注意事項：這個公式的範圍內不可以有空白儲存格，否則會出現除以零的錯誤。加入 IF 防錯版本：

=SUMPRODUCT((A2:A100<>"")/COUNTIF(A2:A100,A2:A100&""))

這個加強版會自動忽略空白儲存格。如果你用 Excel 365，直接用 =COUNTA(UNIQUE(A2:A100)) 更簡潔。

結論——選對方法，讓資料統計事半功倍

• 單一條件統計（如計算某文字、名字出現次數）→ 用 COUNTIF，5 種寫法覆蓋 90% 的日常需求
• 多條件篩選（如部門＋日期＋數值區間）→ 用 COUNTIFS 處理 AND 邏輯，OR 邏輯改用 SUMPRODUCT
• 大量資料視覺化（500 筆以上或需要圖表）→ 用樞紐分析表，拖曳操作不需寫公式
• 動態統計不重複項目（Excel 365 用戶）→ UNIQUE+COUNTIF 自動更新，GROUPBY 一個公式搞定
• 複雜情境（大小寫敏感、跨工作表、唯一值總數）→ SUMPRODUCT 是萬用解法

建議從 COUNTIF 開始，用你手邊的真實資料練習，遇到多條件需求再引入 COUNTIFS，資料量大時改用樞紐分析表。如果你想系統性地提升 Excel 技能，Coursera 的 Excel 課程 提供從基礎到進階的完整學習路徑。如果你的資料需要多人即時協作，monday.com 的看板可以自動統計各狀態分佈，免去手動重新整理的麻煩。

Excel 計算出現次數常見問題 FAQ

COUNTIF 計算結果為 0 怎麼辦？

按照以下步驟逐一排查：

1. 檢查拼寫：條件文字是否與儲存格內容完全一致（包含空格）
2. 檢查格式：數字是否被儲存為文字（左上角有綠色三角形）→ 用 VALUE() 轉換
3. 清理資料：用 =CLEAN(TRIM(A2)) 移除隱藏字元與多餘空格
4. 確認範圍：公式中的範圍是否涵蓋了所有資料列
5. 測試公式：先用 =A2="蘋果" 測試單一儲存格，確認比對結果是否為 TRUE

如果以上都正常，試著在條件中使用通配符 =COUNTIF(A:A,"*蘋果*") 看是否有結果，藉此判斷是否有看不見的字元。

如何計算包含特定文字的儲存格次數？

使用通配符 * 包住目標文字：

=COUNTIF(A:A,"*蘋果*")

這會計算 A 欄中所有包含「蘋果」的儲存格，包括「青蘋果」「蘋果汁」「進口蘋果」等。

如果要計算儲存格內某段文字出現的次數（例如一個儲存格內「蘋果」出現了幾次），需要用不同的公式：

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"蘋果","")))/LEN("蘋果")

這個公式的原理是：用 SUBSTITUTE 把目標文字替換為空字串，比較替換前後的長度差異，再除以目標文字的長度。

COUNTIF 與 COUNTIFS 怎麼選？

• 只有一個條件（例如「統計蘋果出現幾次」）→ COUNTIF
• 兩個以上條件且全部要同時成立（例如「蘋果且金額大於 100」）→ COUNTIFS
• 兩個以上條件但只要其中一個成立（OR 邏輯）→ 多個 COUNTIF 相加，或用 SUMPRODUCT

簡單記法：一個條件用 COUNTIF，多個條件用 COUNTIFS，OR 邏輯用 SUMPRODUCT。

如何計算名字出現次數？

這是 HR、老師、問卷分析者最常遇到的需求。假設 A 欄是姓名清單：

統計某個特定名字出現幾次：

=COUNTIF(A:A,"王小明")

列出所有名字及各自出現次數（Excel 365）：

E 欄輸入 =UNIQUE(A2:A100) 取得不重複名單，F 欄輸入 =COUNTIF($A$2:$A$100,E2) 計算各人次數。

統計某個姓氏的人數：

=COUNTIF(A:A,"王*")

Excel 2019 沒有 UNIQUE 函數怎麼辦？

Excel 2019 和 2021 不支援 UNIQUE 函數，有兩個替代方案：

方案一：移除重複項目（破壞性操作，建議先複製資料） 1. 將 A 欄資料複製到 E 欄 2. 選取 E 欄 → 點選「資料」→「移除重複項目」 3. E 欄剩下的就是不重複清單，再用 COUNTIF 計算各項次數

方案二：用 SUMPRODUCT 計算唯一值總數

=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A2:A100,A2:A100))

這個公式直接告訴你有幾種不同的值，但不會列出清單。

計算出現次數時如何忽略空白儲存格？

COUNTIF 本身會自動忽略空白儲存格（空白不會被計入任何條件的結果）。但如果你用 SUMPRODUCT 計算唯一值總數，空白會導致除以零錯誤。

防錯版本：

=SUMPRODUCT((A2:A100<>"")/COUNTIF(A2:A100,A2:A100&""))

如果你想反過來統計空白儲存格的數量，用 =COUNTBLANK(A2:A100)。

如何計算不同項目個數？

也就是「A 欄有多少種不同的值」。

Excel 365 用戶：

=COUNTA(UNIQUE(A2:A100))

所有版本通用：

=SUMPRODUCT((A2:A100<>"")/COUNTIF(A2:A100,A2:A100&""))

或者用樞紐分析表：將欄位拖到列區，看有幾列就是幾種不同的項目。

COUNTIF 與 SUMPRODUCT 的差異是什麼？

一般建議：能用 COUNTIF 解決的就用 COUNTIF，SUMPRODUCT 留給 COUNTIF 處理不了的情境。更多函數的比較與應用，可以參考 Excel 公式完整教學。