XPS與PDF格式簡介
什麼是XPS？
XPS（XML Paper Specification）是由微軟推出的文件格式，主要用於保存文件的固定版面與內容。它類似於PDF，能確保文件在不同設備上呈現一致的外觀。XPS過去常見於Windows系統的文件保存、列印流程，例如政府公文、電子發票等。不過，隨著PDF的普及，XPS逐漸被取代，目前主要在少數特定產業或舊系統中仍有應用。
什麼是PDF？
PDF（Portable Document Format）由Adobe開發，是目前全球最廣泛使用的電子文件格式。PDF支援跨平台顯示，能保留原始排版、圖片、字型等細節，適合用於報告、合約、電子書等正式文件。由於其高度兼容性與安全性，PDF成為企業、教育、政府等單位的首選文件格式。
為何需要將XPS轉為PDF？
將XPS轉換為PDF的需求主要來自以下幾個情境：
- 跨平台分享：PDF在Windows、Mac、手機等多平台皆可輕鬆開啟，而XPS僅在部分Windows環境支援。
- 文件存檔與傳遞：PDF支援數位簽章、加密等功能，更適合正式文件的保存與傳遞。
- 避免格式錯亂：PDF能更好地保留原始排版，減少開啟時出現亂碼或版面跑掉的問題。
- 產業應用：如報告、合約、發票、政府公文等，常要求以PDF格式提交。
XPS轉PDF的常見方法
方法比較總覽
| 方法 | 適用平台 | 是否免費 | 支援批次 | 格式保真度 | 安全性 | 適用對象/情境 | 主要優缺點 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Print to PDF | Windows 10/11 | 是 | 否 | 高 | 本機作業 | 一般Windows用戶 | 免安裝、簡單快速，無法批次處理 |
| Adobe Acrobat | Windows/Mac | 否 | 是 | 極高 | 本機作業 | 專業用戶、需高保真度或批次處理者 | 功能強大，需付費 |
| Microsoft Word | Windows/Mac | 是 | 否 | 中等 | 本機作業 | 已安裝Office的用戶 | 操作簡單，部分XPS格式可能不支援 |
| 線上轉換工具 | 各平台（瀏覽器） | 部分 | 視工具 | 中等~高 | 需上傳雲端 | 臨時轉檔、無法安裝軟體者 | 免安裝，速度快，需注意隱私 |
| 第三方桌面應用 | Windows/Mac | 部分 | 是 | 高 | 本機作業 | 頻繁轉檔、需批次處理用戶 | 多功能，部分需付費 |
方法一：使用Microsoft Print to PDF（Windows 10/11內建）
這是最簡單且免安裝的方式，適合大多數Windows用戶。
操作步驟：
1. 以XPS Viewer或瀏覽器（如Edge）開啟XPS文件。
2. 點選「檔案」>「列印」。
3. 在印表機選單中選擇「Microsoft Print to PDF」。
4. 點擊「列印」，選擇儲存位置，即可產生PDF檔案。
適用情境：
– 單一文件轉檔
– 無需安裝額外軟體
常見錯誤與解決：
– 若找不到「Microsoft Print to PDF」，可至「Windows功能」中啟用此功能。
– 有些舊版Windows未內建此功能，需升級系統。
方法二：使用Adobe Acrobat
Adobe Acrobat是專業級PDF工具，支援高保真度轉檔與批次處理。
操作步驟：
1. 開啟Adobe Acrobat。
2. 點選「檔案」>「開啟」，選擇XPS檔案。
3. 開啟後，點選「檔案」>「另存為」，選擇PDF格式。
4. 設定檔名與儲存位置，完成轉檔。
適用情境：
– 需大量或批次轉檔
– 對格式保真度有高要求
– 企業、專業文件處理
注意事項：
– 需付費授權
– 某些舊版Acrobat不支援XPS，建議使用最新版
方法三：使用Microsoft Word
部分版本的Microsoft Word支援開啟XPS檔案，並可另存為PDF。
操作步驟：
1. 開啟Word，點選「檔案」>「開啟」，選擇XPS檔案。
2. 檔案開啟後，點選「檔案」>「另存為」，選擇PDF格式。
3. 儲存檔案。
適用情境：
– 已安裝Office的用戶
– 簡單文件轉檔
常見問題：
– 部分Word版本不支援XPS，或開啟後格式跑掉
– 圖片、特殊排版可能無法完整保留
方法四：使用線上轉換工具
線上工具適合臨時轉檔，不需安裝軟體，支援多平台。
主流工具推薦：
– Smallpdf
– PDF24
– PDFCandy
操作步驟：
1. 進入線上工具網站。
2. 上傳XPS檔案。
3. 選擇轉換為PDF，等待處理。
4. 下載PDF檔案。
適用情境：
– 臨時轉檔
– 無法安裝軟體
– 跨平台需求
安全性提醒：
– 機密文件不建議使用線上工具，因需上傳至第三方伺服器
– 選擇知名網站，避免資料外洩
常見錯誤：
– 檔案過大或格式特殊時，可能轉檔失敗
– 網路不穩定時可能中斷
方法五：使用第三方桌面應用
市面上有多款桌面應用支援XPS轉PDF，部分支援批次處理與進階功能。
常見軟體：
– Nitro PDF
– Foxit PDF Editor
– pdfFiller（支援雲端編輯與轉檔，適合團隊協作）
– PDF-XChange Editor
操作步驟：
1. 下載並安裝應用程式。
2. 開啟軟體，匯入XPS檔案。
3. 選擇「另存為」或「匯出」為PDF格式。
4. 設定儲存位置。
適用情境：
– 頻繁轉檔、批次處理
– 需進階PDF編輯功能
– 企業或團隊使用
注意事項：
– 部分軟體需付費或註冊
– 請確認支援XPS格式
轉檔常見問題與解決方案
格式保真度與排版問題
不同方法對格式的保真度影響如下：
- Microsoft Print to PDF、Adobe Acrobat、第三方桌面應用：通常能完整保留原始排版、圖片、字型。
- Microsoft Word：部分複雜排版或特殊字型可能無法完全保留，建議轉檔後檢查內容。
- 線上工具：大多數情況下能保留格式，但遇到大型或特殊XPS檔案時，可能出現排版錯亂。
建議：
重要文件轉檔後務必檢查內容，必要時選擇專業工具或多方法比對。
安全性與隱私
- 本機作業（Print to PDF、Acrobat、桌面應用）：資料僅在本地處理，安全性高。
- 線上工具：需將檔案上傳雲端，存在資料外洩風險。建議僅用於非機密文件，並選擇有良好口碑的網站。
批次轉檔需求
- 支援批次轉檔的方法：Adobe Acrobat、部分第三方桌面應用（如Nitro PDF、pdfFiller）。
- 線上工具：部分支援多檔同時上傳，但通常有數量或檔案大小限制。
- Microsoft Print to PDF、Word：僅支援單一檔案操作。
常見錯誤與解決方法
- 無法開啟XPS檔案：請確認已安裝XPS Viewer或支援軟體。
- 轉檔失敗/格式錯亂：嘗試更換方法或工具，或將XPS重新匯出後再轉檔。
- 找不到「Microsoft Print to PDF」：於「Windows功能」中啟用，或升級至新版Windows。
實際應用案例
案例一：企業報告轉檔
某企業需將內部以XPS格式保存的年度報告，轉換為PDF後發送給客戶。由於文件包含大量圖表與特殊字型，選擇使用Adobe Acrobat進行批次轉檔，確保格式完整保留。
案例二：政府公文存檔
公務員收到上級以XPS格式發送的公文，需轉為PDF存檔並上傳至檔案管理系統。使用Windows內建「Microsoft Print to PDF」快速完成，節省安裝軟體時間。
案例三：臨時文件分享
設計師收到客戶以XPS格式傳來的設計稿，需轉為PDF後在手機上查看。利用線上工具（如PDF24）即時轉檔，方便快速分享。
結論與推薦工具
XPS轉PDF的方法多元，選擇時可依據文件重要性、轉檔數量、格式保真度及安全性需求做決策。
– 若僅需偶爾轉檔，且文件不涉機密，線上工具最為便利。
– 需批次處理或高保真度，建議選用專業桌面應用或Adobe Acrobat。
– 團隊協作、雲端管理需求者，可考慮如pdfFiller這類支援雲端編輯與轉檔的工具，提升效率與協作便利性。
建議轉檔後務必檢查文件內容，確保格式與資訊完整，選擇合適工具讓工作流程更順暢。
