XPS與PDF格式簡介
什麼是XPS？常見應用與產生方式
XPS（XML Paper Specification）是由微軟開發的電子文件格式，設計目的是精確保存文件的版面配置與圖像，類似於PDF。XPS檔案通常由Windows系統中的「列印到XPS」功能產生，常見於發票、報表、合約等需保留原始版面設定的文件。舉例來說，企業內部報表系統、ERP或財務軟體常以XPS作為電子輸出格式，方便存檔與列印。
然而，XPS的應用多侷限於Windows環境，且支援度不如PDF廣泛。許多Mac、Linux或行動裝置無法直接開啟XPS檔案，這在跨平台文件流通時成為明顯障礙。
為什麼要將XPS轉換為PDF？
PDF（Portable Document Format）是目前最通用的電子文件格式，具備跨平台、保留版面、易於標註與簽署等優勢。將XPS轉換為PDF，能解決以下常見工作痛點：
- 跨平台共享：PDF可在Windows、Mac、Linux、iOS、Android等多種系統無障礙開啟，適合對外發送或團隊協作。
- 文件安全與簽名：PDF支援加密、權限設定與電子簽名，適合處理合約、保險單等正式文件。
- 便於編輯與整合：許多PDF工具（如Adobe Acrobat、pdfFiller、SignNow）支援註解、合併、分割、壓縮等進階功能，提升文件處理效率。
- 減少格式錯亂：XPS轉PDF後，能更好地保留原始排版，減少跨平台時的顯示問題。
實務案例：某保險公司內部報表系統僅能輸出XPS檔案，為了向客戶發送電子保單，需將XPS批次轉為PDF，確保客戶能順利開啟並簽署。
XPS轉PDF的常見方法比較
將XPS轉換為PDF有多種方式，以下依據不同需求與場景，整理出四大類主流方法，並比較其優缺點。
方法一：使用Windows內建功能（Microsoft Print to PDF）
適用對象：Windows 10及以上用戶，偶爾需轉檔，檔案數量不多。
詳細步驟：
1. 在Windows中開啟XPS Viewer（如未安裝，可於「應用程式與功能」中啟用）。
2. 開啟欲轉換的XPS檔案。
3. 按下Ctrl + P或點選「檔案」>「列印」。
4. 選擇「Microsoft Print to PDF」作為列印機。
5. 設定檔案名稱與儲存位置，點擊「列印」。
6. 系統將產生PDF檔案，儲存至指定位置。
優點：
– 免安裝額外軟體，操作簡單。
– 支援大多數基本轉換需求。
限制：
– 僅適用於Windows 10及以上版本。
– 批次轉檔不便，需逐一操作。
– XPS Viewer預設未安裝於部分新版Windows，需手動啟用。
常見錯誤：
– 若XPS Viewer無法開啟，請至「設定」>「應用程式」>「選用功能」中安裝。
– 若列印後PDF內容異常，建議檢查原始XPS檔案是否損毀。
方法二：使用桌面軟體（如Adobe Acrobat）
適用對象：需批次處理、進階編輯或高安全性需求的專業用戶。
常見軟體：
– Adobe Acrobat
– pdfFiller（支援多格式轉換與雲端編輯）
– SignNow（適合需電子簽名流程）
操作流程（以Adobe Acrobat為例）：
1. 安裝並開啟Adobe Acrobat。
2. 點選「檔案」>「建立」>「從檔案」。
3. 選擇XPS檔案，開啟後另存為PDF。
4. 可進一步進行註解、簽名、壓縮等操作。
優點：
– 支援批次轉檔與進階PDF處理。
– 提供OCR、加密、簽名等多元功能。
– 適合企業、團隊大量處理文件。
限制：
– 多數功能需付費授權。
– 軟體安裝需佔用本地資源。
實務應用：大型企業財務部門常需將多份XPS報表批次轉為PDF，並加註電子簽章，提升審核效率。
方法三：線上轉檔工具（如OnlineConvert、Aconvert等）
適用對象：臨時轉檔、無法安裝軟體、跨平台用戶。
主流線上工具比較表：
| 工具名稱 | 支援格式 | 批次轉檔 | 檔案大小限制 | 隱私性說明 | 特色/適用情境 |
|---|---|---|---|---|---|
| OnlineConvert | XPS→PDF | 否 | 100MB | 檔案短暫保存後刪除 | 操作簡單，適合小型檔案 |
| Aconvert | XPS→PDF | 否 | 200MB | 自動刪除，無需註冊 | 支援多格式，免註冊 |
| pdfFiller | 多格式 | 是 | 視方案而定 | 雲端加密，專業安全 | 適合需雲端管理與編輯者 |
操作步驟（以OnlineConvert為例）：
1. 進入OnlineConvert網站。
2. 選擇「轉換為PDF」功能，並上傳XPS檔案。
3. 點擊「開始轉換」。
4. 下載完成的PDF檔案。
優點：
– 免安裝，跨平台操作。
– 適合臨時需求或行動裝置用戶。
限制：
– 多數免費工具有檔案大小或次數限制。
– 上傳敏感文件有資安疑慮，不建議處理機密資料。
– 批次轉檔功能有限。
產業案例：設計公司臨時收到客戶XPS檔案，利用線上工具快速轉為PDF，便於團隊審閱與註解。
方法四：進階方案（批次轉檔、自動化腳本）
適用對象：IT人員、需大量自動化處理的企業。
常見方式：
– PowerShell腳本：透過Windows指令自動批次轉檔。
– Python腳本：結合第三方函式庫（如PyPDF2、xps2pdf）實現自動化。
– 雲端API服務：如pdfFiller提供API，支援大批量雲端轉檔與管理。
優點：
– 高度自動化，節省人力。
– 適合定期、大量文件處理。
限制：
– 需具備程式基礎或IT資源。
– 初期設定較複雜。
實務應用：金融業定期產生數百份XPS報表，透過自動化腳本每日批次轉為PDF，並自動歸檔至雲端。
轉換過程常見問題與解決方式（FAQ）
轉換後格式跑掉怎麼辦？
- 建議先檢查XPS原始檔案是否完整，若內容異常可嘗試重新產生。
- 使用桌面軟體（如Adobe Acrobat、pdfFiller）通常能更好保留格式，線上工具偶有排版誤差。
- 若遇到特殊字型或圖片遺失，請確認目標系統已安裝對應字型。
XPS Viewer無法開啟怎麼辦？
- Windows 10部分版本預設未安裝XPS Viewer，可至「設定」>「應用程式」>「選用功能」中手動安裝。
- 若仍無法開啟，可考慮使用第三方XPS閱讀器或直接利用線上轉檔工具。
Mac或Linux如何轉換XPS？
- macOS與大多數Linux發行版無內建XPS閱讀器，建議使用線上轉檔工具（如OnlineConvert、Aconvert）或安裝支援XPS的第三方軟體。
- 若需批次處理，可考慮Python腳本結合xps2pdf等開源工具。
轉換檔案安全嗎？如何保護隱私？
- 處理敏感或機密文件時，建議優先使用本地桌面軟體或企業級雲端服務（如pdfFiller、SignNow），這些方案通常具備加密、權限控管等資安機制。
- 線上免費工具雖便利，但檔案會暫時上傳至第三方伺服器，建議避免處理含有個資或商業機密的文件。
XPS轉PDF工具推薦與選擇建議
工具比較表（功能、價格、適用場景）
| 工具名稱 | 主要功能 | 價格方案 | 適用情境 | 特色說明 |
|---|---|---|---|---|
| Microsoft Print to PDF | 基本轉檔 | 免費 | Windows用戶、單檔操作 | 內建功能，免安裝 |
| Adobe Acrobat | 轉檔、編輯、簽名 | 付費 | 專業用戶、批次處理、高安全性 | 功能完整，企業常用 |
| pdfFiller | 轉檔、雲端編輯、批次 | 付費/試用 | 團隊協作、雲端管理、API需求 | 支援雲端、API自動化 |
| OnlineConvert | 線上轉檔 | 免費/付費 | 臨時需求、跨平台、無法安裝軟體 | 操作簡單，免註冊 |
| SignNow | 轉檔、電子簽名 | 付費/試用 | 合約簽署、文件流程自動化 | 強調簽名與流程管理 |
選擇建議：
– 僅需偶爾轉檔，且檔案不涉敏感資訊，可選用線上工具。
– 需批次處理、進階編輯或安全性要求高，建議選擇桌面軟體或雲端專業服務。
– 團隊需協作、雲端管理或API自動化，推薦使用Monday.com、pdfFiller等支援多功能整合的平台。
結語與行動建議
XPS轉PDF的方法多元，從Windows內建功能、桌面專業軟體、線上工具到自動化腳本，皆能滿足不同用戶的需求。選擇合適方案時，建議根據檔案敏感度、批次需求、平台環境與預算進行評估。若需高效率、雲端協作與進階文件處理，不妨試用pdfFiller等專業工具，讓文件轉換與管理更輕鬆，進一步提升團隊生產力。
