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【時間軸怎麼做?】時間軸製作教學+工具|做好專案時程規劃

你知道時間軸是什麼嗎?你知道時間軸在一個專案管理裡能夠發揮多大的作用嗎?沒關係,如果你不知道的話,這篇文章會為你解答關於時間軸所有的難題和困繞,一文幫你get到一個新技能。文章裡面同樣有幾個超實用的軟體供你去畫時間軸,點進來看看吧!


不管是在專案管理,還是在別的團隊當中,時間軸又或者說時程管理都是確保專任務成功進行的關鍵工具之一。一個合理的時間軸設計,不僅可以幫助專案經理和團隊成員追踪進度,而且也是與利益相關者溝通專案進展的有效方式。

一個清晰、精確的專案時間表可以展示專案的主要階段、關鍵任務和預計的完成日期。那麼在接下來的文章當中,我們就將和你一起探討怎麼樣去高效地建立一個專案時間軸,並介紹一些工具和技巧,讓你規劃路上不孤單~

時間軸(Timeline)的定義

時間軸是一種視覺化工具,它將專案的所有關鍵活動、任務和里程碑按照時間順序排列。

monday.com The Timeline Column
來源:The Timeline Column

這種圖表能夠一目了然地顯示出專案的開始、進展和結束點,同時描繪出任務之間的相互依賴關係以及它們的持續時間。

時間軸在專案管理中的作用:專案時程的重要性

了解完了什麼是時間軸,就知道它是統籌工作中的重要工具。那麼在專案管理的全流程中,時間軸扮演著什麼關鍵角色呢?

  • 規劃工具:它幫助專案經理規劃並組織專案的所有階段和任務。
  • 溝通平台:它為專案團隊和利益相關者提供了一個共同的參考點,用於討論專案進展和期望。
  • 監控系統:時間軸可以監控專案進度,確保各任務按時完成。

里程碑與工作專案時間表對於專案成功的影響

工作專案時間表也就是時間軸,那麼在了解了時間軸在專案中扮演的角色之後,就明晰了這個工具對於專案的成功起到了非同尋常的作用。

里程碑則是專案管理中特定的重要階段或事件,標誌著項目中一個關鍵的進展點或成就,在時間軸上,里程碑會被表示為特定的點,可以用來監控進度。

不可置否,無論是里程碑還是專案時間表都對專案的成功有著重要的影響。

  • 提供結構和方向: 它們為項目提供了方向,使團隊成員知道下一個目標是什麼,以及如何達到這些目標。
  • 明確的時間界限:確定每個任務和階段必須開始和完成的具體時間。
  • 資源分配:便於專案經理合理分配人力和物質資源,避免沖突和過度分配。
  • 風險管理:提前識別潛在的時間延期問題,提前介入以減輕風險。
  • 決策支持:時間軸提供了一個框架,可以有效評估目標改動對專案時程的影響。
  • 進度追蹤:透過時間軸可以比較預定計劃與實際的進度差異,及時發現偏差並採取行動。
  • 激勵團隊: 達到里程碑可以作為團隊成就的慶祝,提高團隊士氣和動力。

明白了時間軸的這麼多好處和重要性之後,就又到了激動人心的上手實操環節——時間軸的製作。

時間軸製作的基本步驟

接下來我們會將時間軸的製作步驟分為具體五步,從定義專案的範圍與目標開始,一直到最後的分配資源與責任,每一步都會具體解釋,請一定不要分神哦~

定義專案範圍與目標

在開始規劃時間軸之前,首先需要清晰界定專案範圍和目標。這涉及到明確專案的最終產出、所期望達成的成果以及相關的質量標準。

這一步驟是十分重要的,因為它將指導所有後續的專案時程管理活動,並確保所有團隊成員對專案的方向有共同的理解。

 monday.com Timeline Blog
來源:How to Create a Timeline | monday.com Blog

分解專案工作

下一步是創建工作分解結構(WBS),這是一種將專案工作分解為更小、更易於管理的部分的技術。每個較小的部分稱為一個工作包,它們合在一起構成了專案的全部工作。

WBS有助於辨識專案所需的具體任務和活動,並為後續的時程規劃、資源分配和成本估算奠定基礎。

ClickUp How to Create a Project Timeline
來源:How to Create a Project Timeline (With Examples & Templates)

確定任務的先後順序與依賴關係

在WBS完成之後,專案經理需要確定各任務之間的先後順序。這需要通過創建一個網格圖來實現,它展示了任務如何相互關聯以及哪些任務必須先完成才能開始後續任務。

Notion Intro to Timeline view
來源:Intro to Timeline view

估計任務所需時間

每個任務或工作包都需要一個估計的完成時間。這可以通過專家判斷、類比估計或參考過往類似專案的數據來確定。

時間估計需要考慮到許多因素,如工作難度、團隊成員的經驗、可用資源以及任務之間的依賴關係。

monday.com How to Create a Timeline
來源:How to Create a Timeline | monday.com Blog

分配資源與責任

最後,專案經理需要為每個任務分配必要的資源,包括人力、設備和材料。此外,還需要指定負責每個任務的團隊成員或部門。這樣,每個人都清楚自己的責任範圍,並且能夠根據時間軸上的期限進行工作。

ClickUp Create a Project Timeline
來源:How to Create a Project Timeline (With Examples & Templates)

常見的畫時間軸軟體介紹

怎麼建立一個合適的時間軸也介紹完了。最後的部分我們會為你推薦一些好實用、好上手的時間軸管理軟體,每一款軟體都十分好用,有自己特殊的功能,心動的話就一起來試試吧~

monday.com

monday.com 是一個靈活的專案管理軟體,它提供了 Gantt 圖視圖來創建和分享時間軸,下面是它的特點介紹。

  • 視覺化板塊作為基礎,可定制管理任何專案
  • 提供多種視圖,包括看板、日曆、時間線和甘特圖
  • 強大的儀表板功能,用於跟踪進度和預算
  • 整合功能,支持 Slack、Dropbox、Adobe Creative Cloud 等
  • 自動化和應用程序擴展 Work OS 功能
monday.com Gantt charts
來源:Gantt charts explained

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ClickUp

ClickUp 是一個多功能的專案管理工具,提供用戶自定義的時間軸視圖,可以輕鬆規劃和調整專案的時間表。

它的功能特點十分多,時間軸只是它能做的事情之一,當然我們在這一部分主要介紹時間軸,下面是它的功能介紹。

  • 自定義狀態和工作流
  • 多種視圖選項,包括列表、板塊和日曆
  • 強大的整合功能,可與其它工具連接
ClickUp Free Project Timeline Templates
來源:15 Free Project Timeline Templates in Excel, Word, & ClickUp

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Wrike

Wrike 是一個專案管理和協作工具,它提供了十分好用的互動式甘特圖視圖以及專案計劃和跟踪的功能,下面是它的一些功能介紹。

  • 實時協作和文檔共享
  • 靈活的甘特圖工具,可拖放任務來調整時間表
  • 報告生成器,提供自定義報告
  • 高級安全和權限設置
Project Schedule Template-Wrike
來源:Project Schedule Template | Wrike

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GanttPro

GanttPro 是一個專注於甘特圖的專案計劃工具,你可以在頁面上快速創建和修改甘特圖時間軸。

  • 直觀的拖放界面
  • 任務依賴性和自動排程
  • 多用戶協作與歷史更改跟踪
  • 預算管理和資源分配功能
Create Project Timeline-GanttPRO
來源:Create Project Timeline | GanttPRO

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結語


建立一個有效的時間軸一定是確保專案按時按質完成的關鍵。讀完這篇文章,相信你除了理解時間軸是什麼之外,一定也明晰了它的重要性,並掌握了使用它的方法。

這篇文章到這裡就告一段落了,但是技術的學習和使用一定是永不停歇了,從現在就開始用時間軸吧!然後再去探索更大更寬闊的技術天地,當然,最重要的是,和我們一起:)

關於時間軸的常見問題(FAQs)

什麼是時間軸?

時間軸是一種視覺化工具,用於圖形化地表示事件、過程或里程碑在時間上的排列和順序。

時間軸有哪些類型?

時間軸可以是水平的或垂直的,線性的或對數的,並且可以是靜態的圖表或互動式的數字應用。

 如何創建時間軸?

創建時間軸的步驟通常包括確定開始和結束日期、列出關鍵事件、確定這些事件的相對時間位置,然後用圖表、專門軟件或在線工具來視覺化這些信息。

時間軸在專案管理中的作用是什麼?

在專案管理中,時間軸用來規劃和監控專案的進度,確保所有的任務和里程碑都按計劃完成。

時間軸是否可以包含依賴性?

是的,時間軸可以顯示任務之間的依賴關係,這在專案管理中特別重要,因為它有助於識別哪些任務必須首先完成才能開始後續任務。

時間軸可以是互動式的嗎?

是的,許多數字時間軸工具允許使用者交互,如點擊事件以獲取更多信息,或拖動以探索不同的時間段。

怎樣確保時間軸的準確性?

確保時間軸準確性的關鍵是核查所有事件的日期和順序,並根據專案進展或新發現的歷史事實進行定期更新。

時間軸可以用於哪些領域?

時間軸可以用於教育、科學研究、商業、歷史、技術開發、法律案件的時間線分析,以及任何需要時間順序展示的領域。

如何分享或展示時間軸?

時間軸可以通過列印成海報、加入演示文稿、共享數字文件或通過網絡共享來展示。互動式時間軸可以嵌入到網站或博客中,供廣泛的觀眾訪問。

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