如何解決 Excel 轉 PDF 被切掉的問題：完整原因解析與專業解決方案

Excel轉PDF被切掉的常見原因

將 Excel 檔案轉換成 PDF 格式時，內容被切掉是許多知識工作者、專案經理與財務人員常遇到的問題。這不僅影響文件完整性，也可能造成資訊遺漏，帶來溝通誤會。以下整理最常見的原因，並搭配實際案例，協助你快速對照自身狀況。

常見問題總整理

1. 頁邊距設置不當
   頁邊距過小或過大，容易導致表格內容超出可列印範圍，轉成 PDF 時部分資料會被截斷。

2. 紙張方向與大小不合適
   橫向表格卻用直式紙張，或紙張尺寸未調整，常導致右側或下方內容消失。

3. 列寬、行高未調整
   表格過寬或過長，超出單頁範圍，未適當縮放時，PDF 只顯示部分內容。

4. 未正確設定打印區域
   若未設定正確的打印區域，Excel 只會輸出預設範圍，其他資料將被忽略。

5. 隱藏欄列或合併儲存格
   隱藏的欄列或複雜的合併儲存格，有時會造成轉檔時資料錯位或遺漏。

6. 分頁符號未設置或設置錯誤
   沒有手動分頁或自動分頁設置不當，會讓內容被強制切分，導致資料斷裂。

7. Excel 版本或系統差異
   不同作業系統（Windows/Mac/線上版）或 Excel 版本，轉檔行為略有不同，可能影響結果。

實際錯誤案例與畫面

• 案例一：財務報表右側數據消失
  某公司財務人員將橫向報表轉成 PDF，發現右側三欄完全不見，原因是使用了直式A4紙張，未調整為橫向。

• 案例二：專案進度表下方任務被截斷
  專案經理輸出進度表時，底部任務被切掉，經檢查發現頁邊距設太大且未調整縮放比例。

• 案例三：合併儲存格導致資料錯位
  使用合併儲存格設計報表，轉成 PDF 後，部分資料跑到下一頁，版面混亂。

完整解決方案與操作步驟

針對上述常見問題，以下提供系統化的操作步驟，並補充每個步驟的細節與注意事項，確保你的 Excel 內容完整無遺地轉換為 PDF。

調整頁面設置

1. 開啟頁面設置對話框
   點擊「頁面佈局」>「頁面設置」右下角小箭頭，打開設置視窗。

2. 設置頁邊距
   選擇「頁邊距」標籤，建議適度縮小上下左右邊距，避免內容超出頁面。
   注意：邊距過小可能影響列印品質，請依實際需求調整。

3. 選擇適合的紙張方向與大小

4. 若表格較寬，建議選擇「橫向」。
5. 根據內容長度，選擇合適紙張大小（如A4、A3）。
6. 可於「頁面」標籤下設置。

設置打印區域與預覽

1. 選擇需要輸出的範圍
   反白欲轉 PDF 的表格區域。

2. 設定打印區域
   點擊「頁面佈局」>「打印區域」>「設定打印區域」。

3. 檢查打印預覽
   前往「檔案」>「列印」，確認預覽畫面所有內容皆在頁面內。
   若發現內容被截斷，需回頭調整打印區域或縮放比例。

調整縮放比例與紙張大小

1. 設定縮放比例
   在「頁面設置」>「頁面」標籤下，選擇「調整為一頁寬」，可自動將內容縮放至單頁寬度。
   注意：縮放比例過低會讓字體變小，影響可讀性，建議預覽後再決定。

2. 調整紙張大小
   若內容過多，考慮將紙張設為A3或自訂尺寸，以容納更多資料。

檢查隱藏欄列與合併儲存格

1. 顯示所有欄列
   在轉檔前，檢查是否有隱藏欄列，建議全部顯示以避免遺漏重要資料。

2. 簡化合併儲存格設計
   減少複雜合併儲存格，避免資料錯位或跨頁混亂。

分頁符號與分頁預覽

1. 插入分頁符號
   在「頁面佈局」>「分頁符號」，手動設定分頁位置，確保每頁內容完整。

2. 使用分頁預覽模式
   切換至「檢視」>「分頁預覽」，直觀檢查每頁顯示範圍，必要時調整分頁線。

進階技巧與常見問題

不同Excel版本與系統的操作差異

• Windows版 Excel
  功能最完整，頁面設置、分頁預覽、PDF輸出選項豐富。
• Mac版 Excel
  介面略有不同，部分選項位置需特別留意，PDF輸出時建議多做預覽。
• Excel線上版
  功能較簡化，部分進階設置（如自訂紙張大小、分頁符號）可能無法使用，建議複雜報表於桌面版操作。

PDF輸出選項與品質設定

1. 選擇「另存為PDF」
   在「檔案」>「另存為」>「檔案類型」選擇 PDF。

2. 設定最佳化選項

3. 「標準（適合線上發佈及列印）」：畫質較高，適合正式文件。

4. 「最小檔案大小」：壓縮畫質，適合內部流通。

5. 選擇輸出範圍
   可選擇「整個工作簿」或「選定工作表」，避免不必要的頁面被轉出。

常見FAQ

Q1：為什麼我的表格轉成PDF後字體變得很小？
A：通常是縮放比例設太低，建議調整為「一頁寬」而非「一頁高」，或考慮分多頁輸出。

Q2：如何只轉換部分工作表？
A：在「另存為PDF」時，選擇「選定工作表」即可。

Q3：可以批次轉換多個Excel檔案嗎？
A：Excel本身不支援批次轉換，可考慮使用專業PDF工具（如pdfFiller）進行批次處理。

Q4：如何避免合併儲存格造成內容錯位？
A：簡化合併儲存格設計，或在轉檔前將合併儲存格拆分。

專業PDF工具的應用場景

當Excel內建功能無法滿足複雜需求時，專業PDF工具能提供更彈性的解決方案，特別適合以下情境：

何時需要專業工具？

• 超大表格或多工作表合併轉檔
  內建功能易出現切頁、格式錯亂，專業工具可精細控制分頁與合併。
• 批次轉換多份Excel檔案
  需自動化處理時，pdfFiller等工具可一鍵批次轉檔。
• 需要加密、簽署或進階編輯PDF
  如需在PDF上加註、簽名、加密，建議使用SignNow等專業工具。

推薦工具比較與優勢說明

工具名稱	適用情境	主要優點
pdfFiller	批次轉檔、進階編輯	支援多格式轉換、批次處理、雲端協作
SignNow	PDF簽署、加密	簽名流程自動化、安全性高
Monday.com	團隊協作、模板管理	內建多種專案管理模板，便於流程整合

重點總結

Excel 轉 PDF 被切掉的問題，常見於頁面設置、打印區域、縮放比例與分頁管理不當。只要依照本文步驟，逐一檢查並調整，絕大多數情境都能順利解決。遇到大批量或特殊格式需求時，建議善用專業 PDF 工具，提升轉檔效率與品質。

若你經常處理大量Excel轉PDF、需要批次轉檔或進階PDF編輯，不妨考慮試用如pdfFiller、SignNow等專業工具，讓文件處理更省時、更精準。