Word 轉 PDF 格式跑掉的常見原因與對應解法
將 Word 文件轉換為 PDF 時，格式跑掉、排版亂掉、內容遺失等問題時常發生，特別是在學術論文、商業報告、合約文件等專業應用場景中更為關鍵。以下彙整常見問題類型及對應解決方法，協助你在轉檔過程中有效避免格式錯誤。
常見格式跑掉情境總覽
| 問題類型 | 具體表現 | 可能原因 | 解決建議 |
|---|---|---|---|
| 字型亂碼/變形 | 文字顯示異常、無法辨識、字體突變 | 未嵌入字型、使用特殊字型 | 嵌入字型、改用通用字型 |
| 表格跑版 | 表格寬度變形、格線消失、內容溢出 | 表格設計不當、邊界設定錯誤 | 固定表格寬度、檢查邊界 |
| 圖片失真/消失 | 圖片模糊、位置錯亂、部分圖片不見 | 圖片未嵌入、格式不支援 | 嵌入圖片、使用常見格式（JPG、PNG） |
| 超連結失效 | 連結無法點擊、樣式消失 | 轉檔工具不支援、格式設定錯誤 | 使用支援超連結的轉檔方式 |
| 頁碼/頁首頁尾錯誤 | 頁碼消失、頁首頁尾位置錯亂 | 版面設定不當、分節符號錯置 | 檢查分節、統一頁面設定 |
| 特殊符號亂碼 | 數學符號、特殊符號顯示異常 | 字型不支援、符號未正確轉換 | 使用支援符號的字型、轉換前檢查 |
字型與特殊符號處理
字型問題是 Word 轉 PDF 格式跑掉的主因之一。若文件中使用了電腦未安裝或PDF不支援的字型，轉檔後容易出現亂碼或排版錯誤。建議：
- 儘量選用通用字型（如 Arial、Times New Roman、標楷體）。
- 在 Word 儲存為 PDF 時，於「選項」中勾選「嵌入字型」。
- 若需使用特殊符號或數學公式，建議用「插入符號」或「公式編輯器」製作，並確認符號所用字型已嵌入。
- 案例：某公司合約文件因使用自訂字型，轉PDF後客戶端無法正確顯示，最終改用標準字型並嵌入，成功解決問題。
段落、頁面與表格排版檢查
排版錯誤常見於段落間距、行距、頁邊距或表格設計。建議：
- 在轉檔前，切換至「列印版面」檢視，檢查所有段落、標題、頁碼、頁首頁尾位置。
- 表格建議設定固定寬度，避免自動調整導致內容溢出。
- 使用「頁面設定」統一邊界與紙張大小，特別是跨平台（Windows/Mac）時。
- 案例：學術論文常因表格過寬導致PDF溢出頁面，建議轉檔前將表格寬度限制於頁面內。
圖片、圖表與物件嵌入技巧
圖片與圖表在轉PDF時容易失真或位置錯亂。建議：
- 僅用「插入圖片」功能，避免直接複製貼上。
- 選擇「嵌入型態」或「與文字在同一行」的版面配置，減少浮動造成的位置偏移。
- 圖片建議使用JPG、PNG等常見格式，避免TIFF、BMP等不支援格式。
- 預先在圖片編輯器調整尺寸，減少在Word內縮放。
- 案例：某行銷簡報PDF圖片模糊，原因為原圖解析度過低，後改用高解析度圖片並嵌入，問題解決。
正確轉檔流程與工具選擇
選擇合適的轉檔流程與工具，是確保格式正確的關鍵。不同平台與工具的支援度、穩定性各異，以下整理詳細步驟與比較。
使用 Word 內建 PDF 轉存功能（Windows/Mac）
- Windows：點選「檔案」→「另存為」→ 選擇「PDF」格式，點擊「選項」可設定頁面範圍、嵌入字型等。
- Mac：同樣於「檔案」→「儲存為」或「匯出」→ 選擇「PDF」。
- 建議勾選「最佳化列印品質」、「包含非列印資訊」等選項，確保內容完整。
- 注意：部分舊版Word或特殊插件可能影響轉檔效果，建議保持軟體更新。
第三方與線上轉檔工具比較
| 工具名稱 | 適用情境 | 優點 | 可能限制 |
|---|---|---|---|
| pdfFiller | 需進階編輯、表單處理 | 支援PDF直接編輯、格式修正、雲端協作 | 需註冊、部分功能付費 |
| Adobe Acrobat Pro | 專業文件、批次處理 | 強大格式保留、支援批次轉檔、加密功能 | 軟體費用較高 |
| 線上工具（如Smallpdf、ILovePDF） | 臨時轉檔、跨平台 | 免安裝、快速、支援多種格式 | 格式保留有限、檔案大小限制 |
| Google Docs | 簡單文件、雲端作業 | 免費、雲端協作、基本格式保留 | 進階排版、特殊字型支援有限 |
- 案例：某設計團隊需批次轉換大量Word檔案，選用Adobe Acrobat Pro進行批次轉檔並加密，顯著提升效率。
- 建議：正式文件、需精確排版時，優先考慮 pdfFiller 或 Adobe Acrobat Pro；臨時需求可用線上工具。
批次轉檔與進階設定
- 批次轉檔：Adobe Acrobat Pro、pdfFiller等工具支援多檔案同時轉換，適合大量文件處理。
- PDF/A：如需長期保存或送交政府、學術單位，建議選擇PDF/A標準，確保格式穩定。
- 加密設定：可於轉檔時設定密碼保護，防止未經授權存取。
轉檔後檢查與修正
即使轉檔流程正確，仍建議多平台檢查PDF結果，及時發現並修正問題。
多平台 PDF 檢視與問題排查
- 建議使用多款PDF檢視器（如Adobe Acrobat Reader、Mac Preview、Foxit Reader）開啟檔案，檢查格式、圖片、表格、超連結等是否正常。
- 檢查重點清單：
- 文字有無亂碼或缺字
- 表格、圖片位置與原檔一致
- 頁碼、頁首頁尾正確
- 超連結可正常點擊
如何修正 PDF 格式錯誤
- 若發現格式錯誤，可回到Word檔案修正後重新轉檔。
- 對於細部微調（如圖片位置、頁碼修正），可使用 pdfFiller、Adobe Acrobat Pro 等PDF編輯工具直接調整。
- 案例：某法務部門發現PDF合約頁碼錯誤，利用 pdfFiller 線上編輯功能快速修正，無需重做整份文件。
常見問題FAQ
Q1：為什麼PDF檔案轉出後變很大？
A：常見原因為圖片解析度過高、未壓縮。可於轉檔時選擇「最小檔案大小」或利用PDF工具壓縮。
Q2：如何批次將多個Word檔案轉成PDF？
A：可利用Adobe Acrobat Pro、pdfFiller等支援批次轉檔的工具，或將多個Word檔案合併後一次轉檔。
Q3：轉檔後超連結失效怎麼辦？
A：部分線上工具或舊版Word不支援超連結轉換，建議使用最新版Word內建功能或專業工具。
Q4：特殊符號、數學公式轉檔後亂碼怎麼處理？
A：請確認使用支援該符號的字型，並於轉檔時嵌入字型，必要時將公式轉為圖片插入。
Q5：PDF轉檔後格式還是跑掉，怎麼辦？
A：可嘗試不同工具轉檔，或用PDF編輯器微調。若問題持續，建議檢查原始Word文件的排版與設定。
專業工具推薦與適用情境說明
- pdfFiller：適合需進階PDF編輯、表單填寫、線上協作的用戶，支援雲端存取與格式修正，特別適合合約、申請表等正式文件。
- Adobe Acrobat Pro：適用於批次轉檔、加密、格式高度還原等專業需求，功能完整但軟體成本較高。
- 線上工具（如Smallpdf、ILovePDF）：適合臨時、跨平台需求，操作簡單，但格式保留有限，建議用於非正式文件。
- Google Docs：適合雲端簡易轉檔與協作，排版需求不高時可考慮。
選擇工具時，建議根據文件重要性、格式複雜度及協作需求評估，正式文件建議選用專業級工具，確保格式正確與資訊安全。
總結與實用建議
Word 轉 PDF 格式跑掉的問題，常見於字型、排版、圖片、超連結等細節。建議轉檔前先檢查字型與排版，選用合適的轉檔工具，並於多平台檢查結果。若遇到進階需求或格式錯誤，可善用如 pdfFiller、Adobe Acrobat Pro 等專業工具進行修正。透過上述步驟與建議，能大幅提升PDF文件的專業度與穩定性，讓你的文件在各種場合都能精確呈現。
