PDF複製文字教學總覽
PDF檔案因其格式穩定、跨平台易讀，廣泛用於報告、合約、教學資料等多元場景。然而，許多知識工作者與專案團隊在日常工作中，經常遇到需要從PDF檔案中複製文字進行編輯、彙整或引用的需求。實際操作時，卻常碰到無法選取、複製後亂碼、格式跑掉、甚至因加密權限受限等問題。
本篇將從基礎操作到進階解決方案，帶你全面掌握PDF複製文字的各種情境與應對方法，並結合真實案例與工具比較，協助你有效提取所需內容。
如何判斷PDF能否直接複製文字
在開始操作前，建議先判斷PDF檔案的類型與可複製性，這能大幅提升效率並避免無謂嘗試。
- 文字型PDF：內容可直接選取，通常由Word、Excel等軟體轉檔而成，或經由掃描後進行OCR處理。
- 圖片型PDF：內容為掃描影像或截圖，無法直接選取文字，需透過OCR技術識別。
- 受保護PDF：檔案設定了複製限制或密碼，需先解除權限。
快速檢查方法：
1. 用滑鼠拖曳嘗試選取PDF內容，能否高亮顯示文字。
2. 嘗試複製貼上至記事本，觀察是否為正常文字。
3. 查看PDF屬性或權限設定，判斷是否有複製限制。
案例情境：
專案經理收到供應商寄來的合約PDF，發現無法選取內容，經檢查後確認為掃描圖片型PDF，需進一步使用OCR工具。
常見PDF閱讀器複製文字步驟
Adobe Acrobat Reader操作教學
- 開啟PDF檔案。
- 點選工具列的「選取工具」（通常為帶箭頭的游標圖示）。
- 拖曳滑鼠選取欲複製的文字區塊，文字會被高亮顯示。
- 按下
Ctrl + C（Windows）或Command + C（Mac）複製。 - 在Word、Excel、Google文件等應用程式中，使用
Ctrl + V或Command + V貼上。
注意事項：
– 若選取工具無法啟用，可能是檔案受限或為圖片型PDF。
– 複製後若出現亂碼，可能與PDF內嵌字型或編碼有關。
Google Chrome/瀏覽器複製PDF文字
- 直接將PDF拖曳至Chrome分頁或以右鍵「用Chrome開啟」。
- 使用滑鼠選取欲複製的文字。
- 右鍵選擇「複製」或使用快捷鍵複製。
- 貼上至所需應用程式。
適用情境：
快速瀏覽、臨時複製少量文字，無需安裝額外軟體。
限制：
– 部分PDF格式或權限限制下，瀏覽器可能無法正確選取或複製。
– 格式較複雜的PDF（如多欄排版、表格）貼上後易出現排版錯亂。
其他常見PDF工具（如Foxit Reader、pdfFiller等）
- Foxit Reader：操作類似Adobe，支援多種複製模式，適合需要批次處理或高效閱讀的用戶。
- pdfFiller：線上編輯與複製工具，無需安裝軟體，支援OCR與解除部分限制，適合臨時處理或跨裝置需求。
- Notion：可將PDF匯入頁面，部分情境下可直接複製文字，適合團隊協作與知識管理。
比較說明：
– Adobe與Foxit適合大量閱讀與進階處理。
– pdfFiller適合臨時線上操作，支援OCR與表單填寫。
– Notion適合協作與知識彙整，但對複雜格式支援有限。
遇到無法複製文字時的解決方法
PDF是圖片檔的處理（OCR教學）
若PDF內容為掃描圖片，需透過OCR（光學字元辨識）技術將影像轉為可編輯文字。
操作步驟（以pdfFiller為例）：
1. 上傳PDF至 pdfFiller 。
2. 選擇「OCR」功能，自動辨識影像中的文字。
3. 完成後可直接選取、複製所需文字，或另存為可編輯文檔。
其他常用OCR工具：
– Adobe Acrobat Pro（付費版）：內建OCR功能，適合專業需求。
– Google Drive：將PDF上傳後，右鍵選擇「使用Google文件開啟」，自動進行OCR轉換。
應用案例：
行政人員需將紙本簽到表掃描後彙整名單，利用pdfFiller的OCR功能快速提取名單內容，省去人工輸入。
解除PDF複製限制（加密/權限問題）
部分PDF因加密或權限設定，無法直接複製內容。處理前請確認有合法授權。
常見解決方式：
– 使用Adobe Acrobat Pro開啟，若有權限可輸入密碼解除限制。
– 利用 pdfFiller 等線上工具，嘗試解除部分限制（僅限合法用途）。
– 若無法解除，建議聯絡檔案提供者索取可編輯版本。
合法性提醒：
僅於合法授權、工作需求下進行限制解除，勿用於未經允許的內容複製。
複製後亂碼或格式錯誤的處理
複製PDF文字後，常見亂碼、斷行、格式跑掉等問題，尤其在表格、特殊符號或多語言內容中更為明顯。
解決技巧：
– 先將複製內容貼到純文字編輯器（如記事本），去除隱藏格式，再轉貼至目標軟體。
– 若仍出現亂碼，嘗試使用不同PDF閱讀器或OCR工具重新提取。
– 針對表格內容，可利用Excel的「文字分欄」功能協助整理。
實務案例：
財務人員複製PDF報表至Excel時出現亂碼，改用pdfFiller的OCR功能後，成功取得正確數據。
線上與離線工具推薦與比較
| 工具名稱 | 適用情境 | 主要優點 | 可能限制 |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat | 專業處理、批次作業 | 功能完整、支援OCR、格式保留佳 | 需付費、學習曲線較高 |
| Foxit Reader | 日常閱讀、輕量處理 | 免費、操作簡單、支援多平台 | 進階功能需付費 |
| pdfFiller | 線上編輯、OCR需求 | 無需安裝、支援OCR、解除部分限制 | 大檔案處理速度較慢 |
| Notion | 團隊協作、知識管理 | 可整合PDF、便於協作與彙整 | 格式支援有限、需網路連線 |
| Google Drive | 基本OCR、雲端作業 | 免費、跨裝置、OCR自動化 | 格式轉換有限、排版易亂 |
選擇建議：
– 臨時處理、無需安裝：建議使用 pdfFiller 。
– 需大量處理或專業需求：建議選擇Adobe Acrobat或Foxit Reader。
– 團隊知識彙整：可考慮Notion搭配其他工具。
常見問題FAQ
Q1：PDF內容無法選取，怎麼辦？
A：多半為圖片型PDF，建議使用OCR工具（如pdfFiller、Adobe Acrobat Pro、Google Drive）進行文字辨識。
Q2：複製後出現亂碼或格式錯誤？
A：可能因字型編碼或格式差異，建議先貼到純文字編輯器再轉貼，或更換閱讀器、使用OCR工具。
Q3：PDF有密碼或權限限制，如何複製？
A：若有合法授權，可用Adobe Acrobat Pro或pdfFiller嘗試解除限制，否則建議聯絡檔案提供者。
Q4：如何批次複製大量PDF內容？
A：建議使用支援批次處理的專業工具（如Adobe Acrobat Pro），或將多份PDF合併後再進行OCR處理。
Q5：複製表格內容時排版亂掉怎麼辦？
A：可先貼到Excel，利用「文字分欄」等功能整理，或使用支援表格辨識的OCR工具。
Q6：複製PDF內容有法律風險嗎？
A：請確認內容授權與用途，避免未經允許的商業或公開使用。
總結與進階應用建議
從PDF檔案中複製文字，雖然看似簡單，實際上卻常因檔案類型、權限、格式等因素遇到挑戰。建議根據實際需求，靈活選用合適的工具與方法。若經常需要處理各類PDF內容，推薦嘗試 pdfFiller ，其線上OCR、解除限制與編輯功能，能大幅提升工作效率。選擇合適的工具，將能有效解決PDF複製文字的各種難題，讓專案管理與團隊協作更加順暢。
