【Google Workspace 教學】Google企業信箱 Gmail＋協作平台指南！

隨著工作業務不斷增多，越來越多企業開始使用Google Workspace來提高團隊協作效率和流暢性。作為全套辦公軟體服務商，Google Workspace不僅提供了企業級的Gmail服務，還有一系列的高效協作工具，包括文檔、表格、簡報等等數位資源，讓你和團隊成員能輕鬆共享協作。

如果你也正在考慮是否需要用Google Workspace來管理團隊工作，那就一定不能錯過這份全面教學啦！我們不僅為你整理好了Google Workspace各功能介紹，還有企業Gmail和進階技巧設定操作指南，讓你能簡單快捷提升工作效率，快往下看吧~

Google Workspace是什麼？

Google Workspace（前稱為G Suite）是Google推出的一套雲端協作和生產力工具，專為企業、學校和非營利組織所設計。

這套解決方案提供了一系列的企業協作應用程式和服務，包括Gmail、Calendar（日曆）、Drive（雲端硬碟）、Docs（文檔）、Sheets（表格）、Slides（簡報）、Meet（視訊會議）等，可以讓你和團隊成員進行無縫溝通、文件儲存、協同工作，並且可以跨裝置連結使用。

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Google Workspace的特點包括：

• 整合性：將郵件、日曆、文檔編輯和儲存等多項服務整合在同一平台上，方便你完成日常工作。
• 協作：可以讓你和團隊成員同時在同一文檔、表格或簡報上工作，並即時看到彼此的改動，強化團隊協作。
• 可存取性：作為雲端服務，你可以從任何有網路連接的設備裝置中存取到Google Workspace的服務。
• 自定義和品牌化：企業可以使用自己的域名來設置郵箱，並根據企業需求進行各種自定義設定。
• 安全性和合規性：提供強大的安全功能，包括兩步驟驗證、安全金鑰和高級版的端對端加密功能，確保企業資料的安全。
• 管理工具：為IT管理員提供管理控制台，方便用戶管理和監控企業內使用者的使用情況和安全設定。

總的來說，Google Workspace適合各類規模的組織，無論是小型團隊還是大型企業，都能從中找到提升工作效率和促進團隊協作的解決方案。

Google Workspace 有哪些功能？

那麼Google Workspace都有哪些功能可以幫企業進行規模化管理並推進團隊協作呢？我們為你整理了幾項核心應用和其主要功能，一起來看看具體都有什麼用處吧~

應用程式	功能說明
Gmail	提供企業級的電子郵件服務，支持自定義郵箱域名。
Calendar	日曆管理，支持會議邀請、共享日曆等功能。
Drive	雲端儲存服務，用於儲存、共享和協作文件。
Docs	文檔處理軟體工具，支持多人實時協作編輯。
Sheets	電子表格軟體工具，提供複雜的數據分析與圖表功能。
Slides	簡報製作工具，支持多人協作與動態效果設計。
Meet	視訊會議服務，提供高清視訊通話和會議錄製功能。
Chat	即時通訊工具，用於團隊成員之間的溝通交流。
Forms	問卷調查和表單製作工具，可用於收集和分析數據。
Sites	網站建設工具，可以讓你無需編程即可創建和發布網站。
Keep	筆記和待辦事項應用，用於記錄想法和安排任務。
Tasks	任務管理工具，幫助用戶組織工作任務和跟蹤進度。
Admin	管理控制台，讓管理員可以管理用戶、設備和安全策略。
Vault	資訊管理工具，用於電子檔案保存、搜索和導出，以及電子證據保全。
Work Insights	工作分析工具，提供組織內協作模式的洞察。

事實上，Google Workspace提供的服務和工具遠不止這些，現在還在不斷更新和增加新功能，以滿足用戶不斷變化的需求。你可以根據企業/團隊的具體工作流程需求，來選擇合適的Google Workspace 協作工具。

而且這些辦公工具的操作設定都很簡單，尤其是大家最常用的企業Gmail，只需簡單幾步就能完成設定，讓團隊溝通更加高效！我們也以企業Gmail為例，在下面進行了詳細介紹，往下看吧~

企業Gmail是什麼？有什麼用？

Google Workspace所提供的電子郵件服務，企業Gmail，其功能是專門針對企業用戶所設計的，也是現在多數企業用戶都在使用的內部電郵溝通服務。

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Google Workspace在Gmail平台中加入了多種適合企業協作的功能和擴展性，用途更廣，也更適合企業進行規模化管理：

• 專業電子郵件地址：企業可以使用自己的域名（例如：[user]@[company].com）來創建電子郵件地址，這有助於提升企業的專業形象並強化品牌定位。
• 擴大儲存空間：相較於免費的Gmail賬戶，付費版企業Gmail提供Gmail 個人信箱 2 倍的儲存空間，確保企業員工能夠存儲更多郵件和附件。
• 管理控制：IT管理員可以通過Google Workspace的管理控制台對企業郵箱進行集中管理，包括添加或刪除用戶賬戶、設置郵件流規則、進行安全設置等。
• 提高安全性：企業Gmail提供了進階的安全功能，如兩步驟驗證、反釣魚和惡意軟體檢測，保護企業數據免受外部威脅。
• 無縫整合：企業Gmail能夠與Google Workspace中的其他應用程式（如Calendar、Drive、Meet等）無縫整合，讓團隊成員能夠更高效地進行溝通和協作。
• 支援移動設備管理：企業Gmail支援移動設備管理（MDM），讓管理員可以確保企業數據在員工的移動設備上也能被妥善保護。
• 客戶支援：Google Workspace用戶可以享受到Google的24/7客戶支援服務，包括電話、電子郵件和線上支援等。

企業Gmail的這些用途和功能有助於企業提升工作效率、保障資訊安全、加強團隊協作，從而更好地維護企業專業形象。

使用企業Gmail的步驟也很簡單，幾步就能完成設定和管理，一起來看看~

企業Gmail的基礎設定與管理

註冊與設定企業Gmail帳戶

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在登入界面完成賬號基礎設定

1. 購買Google Workspace服務：
   • 訪問Google Workspace官網並選擇適合企業的套餐（在這裡開始14天免費試用！）。
   • 點擊「開始免費試用」或「購買」按鈕開始註冊過程。
   • 輸入企業的基本資訊，如企業名稱、企業大小、所在國家等。
2. 設置自定義域名：
   • 在註冊過程中，系統會要求提供一個已擁有或計劃註冊的域名。
   • 若尚未擁有域名，可以通過Google購買一個新域名。
   • 若已擁有域名，需按照指示完成域名驗證和郵件交換記錄（MX records）的設置，以便使用自定義的郵件地址。
3. 創建企業Gmail帳戶：
   • 在驗證域名後，創建企業的管理員帳戶，這將是你進行所有管理操作的主帳戶。
   • 設定管理員帳戶的登入資訊，包括帳號和密碼。

企業Gmail的管理員設定與用戶權限管理

1. 進入Google Workspace管理控制台：
   • 通過管理員帳戶登入Google Workspace管理控制台。
   • 控制台中有多個部分，如用戶、應用、裝置管理等。
2. 添加和管理用戶帳戶：
   • 在「用戶」區塊中添加新用戶或管理現有用戶。
   • 為每位員工設定企業郵箱，例如：[name]@[company].com。
3. 設定用戶權限和角色：
   • 為用戶分配不同的角色和管理權限，例如設定一些用戶為部門管理員或服務管理員。
   • 根據需要開啟或關閉用戶對特定Google Workspace應用的訪問權限。

定制化企業郵箱：使用自定義域名和品牌化

1. 使用自定義域名：
   • 在管理控制台中確認域名設置，包括更新MX記錄以啟用Gmail服務。
   • 為企業所有員工建立以自定義域名為後綴的郵件地址。
2. 設定企業品牌化：
   • 在「公司資訊」或「域名設定」中添加公司的Logo，這樣在員工使用Gmail時就會顯示企業標誌。
   • 設置郵箱主題、顏色和樣式，以符合公司的品牌形象。
3. 進階郵件設定：
   • 設定郵件路由規則、郵件篩選和反垃圾郵件政策，以保護企業通訊安全。
   • 設置郵件存檔和eDiscovery規則（電子蒐證 ），以滿足合規性要求。

完成以上步驟後，企業Gmail就設置完成了，是不是很簡單呢？

企業管理員還可以定期檢查並更新Gmail的設置，以確保企業的郵件系統足夠安全、能夠有效協作並推動企業workflow 工作流程高效進行。

Google Workspace 的好處有哪些？

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除了企業Gmail，Google Workspace 作為Google提供的一系列雲端協作工具和應用程式，旨在提升企業、學校和機構的生產力，其全方位協作工具和服務可謂是好處多多：

• 協作：
  • 即時協作：Google文件、試算表和簡報等應用程式都支援在線協作，團隊成員 可以同時在同一文件上工作，並即時看到彼此的更改。
  • 訪問控制：可輕鬆設定誰可以查看、編輯或評論文件。
• 存取性：
  • 隨時隨地訪問：所有文件都儲存在雲端，團隊成員隨時可以從任何連接到網路的裝置上存取查看。
  • 跨平台：Google Workspace支援多種裝置設備使用，包括電腦、平板和手機等。
• 溝通：
  • Gmail：專業且可定制的郵件服務。
  • Google Meet：高品質的視訊會議系統，便於遠程會議和線上溝通。
  • Google Chat 聊天：企業級即時通訊工具，可以快速交流信息。
• 整合性：
  • 一站式解決方案：整合了郵件、日曆、文檔創建與儲存、視訊會議等多種辦公功能。
  • 與第三方應用兼容：可以與其他應用程式和服務整合，如CRM系統、行銷軟體、財務軟體等。
• 簡化IT管理：
  • 管理控制台：易於使用的管理控制台，用於管理用戶、設定安全選項和遵守規範要求。
  • 自動更新：Google會自動更新所有應用程式，無需IT團隊再手動更新。
• 安全與可靠性：
  • 資料安全：Google提供先進的安全功能，如兩步驟驗證、安全金鑰和資料加密。
  • 99.9%運行時間保證：保證服務的可靠性和可用性。
• 成本效益：
  • 按需付費：根據實際使用情況支付費用，無需前期大量投資。
  • 減少硬體成本：由於Google Workspace是基於雲端的，因此可以減少企業在服務器和其他硬體上的支出。
• 靈活的定價計劃：提供不同等級的服務計劃，方便企業根據發展需求進行調整。
• 全天候客戶服務：Google Workspace用戶可以獲得24/7的技術支持。

總的來說，通過Google Workspace所提供的強大且全面的工作環境，相信你和團隊肯定能夠提升工作效率，加強協作，令工作流程更加簡單高效的。

提升團隊協作的Google Workspace進階技巧

除了前面中所提到的基礎功能，你還可以進階使用Google Workspace所提供的協作工具，進一步提升團隊工作效率，我們也為你整理好了一些關鍵方法：

整合Google日曆與Gmail提高時間管理

• 日曆邀請：
  • 在Gmail中直接創建日曆邀請，並將其發送給團隊成員。
  • 透過「智慧排程」功能，Gmail能夠建議會議時間，該時間根據與會者的日曆空檔自動選取。
• 日曆整合：
  • 在Gmail側邊欄中可以直接查看和管理Google日曆，不必離開郵件介面。
  • 可以將重要郵件標記為任務並加入日曆，設定提醒以跟進。
• 時間規劃：使用日曆的「時間規劃」功能找出所有參與者都有空的時間。

使用Google Meet進行高效的視訊會議

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• 會議錄製：通過Google Meet的錄製功能，將會議內容錄製下來，便於會後回顧和未能參與的團隊成員觀看。
• 即時字幕：開啟即時字幕功能，幫助會議參與者更好地理解對話，特別是在嘈雜環境或對語言有障礙的情況下。
• 互動白板：使用Google Jamboard與Meet整合的功能，在會議中實時共享和協作。

通過Google Tasks與Keep進行任務管理和筆記

• 任務分配與追蹤：
  • 通過Google Tasks創建任務清單，並將任務分配給團隊成員。
  • 可以設定截止日期，並與Google日曆同步，以追蹤進度。
• 集成Keep筆記：
  • 通過Google Keep創建快速筆記，並將筆記與Google文件或日曆事件進行關聯。
  • 可以分享Keep筆記給團隊成員，共同編輯和更新。
• 跨應用工作流：
  • 將Gmail中的郵件添加到Tasks或Keep，作為跟進項目。
  • 在Google文件、試算表或簡報中提及Tasks的任務，這樣相關成員可以直接從文件中查看和更新任務。

通過這些進階技巧，相信你可以更有效地利用Google Workspace工具來提升團隊合作和時間管理能力，協助工作順利完成。

Google Workspace協作平台費用方案

針對不同規模和需求的企業，Google Workspace 也提供了多種定價方案，還有 14 天的免費試用期，讓你可以根據實際需求來進行選擇，更高性價比。一起來看看這些費用方案的具體區別：

方案	雲端儲存空間	視訊會議參與者人數上限	主要功能特點	價格（每用戶/每月）
商務入門版（Business Starter）	30 GB	100 人	基本辦公工具、安全性和管理控制	$6 USD (約 TWD 150 – 170)
商務標準版（Business Standard）	2 TB	150 人，支援錄製	擴展辦公組件功能、更多安全性和管理控制	$12 USD (約 TWD 300 – 340)
商務進階版（Business Plus）	5 TB	250 人，支援參與者追蹤	高級辦公組件功能、電子資料保護工具	$18 USD (約 TWD 450 – 510)
企業版（Enterprise）	無限（或每用戶 1 TB）	250 人，支援錄製和噪音消除	最高級的安全性和管理控制功能、客製化解決方案	聯繫銷售團隊諮詢

Google Workspace 如何計費？

Google Workspace的計費方式也很靈活，提供彈性付款方案，讓你可以自由選擇，例如：

• 訂閱制：按月或按年訂閱，提供不同等級的方案供選擇。
• 按用戶計費：你可以隨時新增或刪除使用者，根據你添加到Workspace的用戶數量來計費。
• 升級/降級：你可以根據業務需求來針對性調整訂閱方案，更高性價比。

可以試用Google Workspace嗎？

當然！Google Workspace 提供 14 天免費試用，讓你和團隊可以在正式訂購前全面測試其功能，無憂體驗：

• 全功能存取：試用期間，你將可以存取所選方案的所有功能。
• 無需信用卡：註冊試用通常不需要提供信用卡資訊。
• 轉為正式訂閱：如果你滿意Google Workspace的服務，可以在試用期結束前直接轉為付費訂閱，無縫連結高效使用。

在Google Workspace官網點擊選擇「開始免費試用」或「開始使用」，就能直接開始進行辦公工具設定了，也非常簡單快捷。

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【擴充功能】定制化Google Workspace

我們在上面也有提到，Google Workspace可以讓你根據實際辦公需求來進行功能擴展，也就是除了其提供的基礎標準功能，你還可以進行工具集定制，來滿足特殊的業務需求，方法也多種多樣：

• Google Workspace Marketplace：
  • 訪問Google Workspace Marketplace搜索並安裝第三方擴充功能和應用程序。
  • 這些擴充功能可以整合到Google Workspace的不同服務中，如Gmail、Calendar、Drive等。
• App Script：
  • 通過Google Apps Script（輕量級的JavaScript編程語言）來編寫腳本，自動化工作流程，定制UI，處理表格數據等。
  • Apps Script緊密集成於Google Workspace，可以讓你自動處理Gmail郵件、創建Calendar事件、操作Google Sheets數據等。
• Workspace Add-ons：
  • 創建Workspace Add-ons來擴展Google Workspace的功能。
  • 這些擴充功能可以在Google Workspace的不同應用程序之間共享，提供一致的用戶體驗。
• 定制開發和整合服務：
  • 如果你的企業需要特殊定制化的解決方案，你可以尋求專業的開發公司或者Google Workspace定制開發合作夥伴提供協助。
  • 他們可以根據你的具體需求，提供定制開發服務和專業的整合建議。
• 管理控制台：
  • Google Workspace管理控制台可以讓IT管理員定制用戶設置、管理設備、設置安全協議等。
  • 通過管理控制台，你可以對服務進行細微的調整，以符合公司政策和需求。
• 培訓和支持：
  • Google Workspace提供培訓和支持服務，幫助企業有效利用其功能。
  • 透過參加Google Workspace培訓課程，你的團隊可以學習如何充分利用現有的功能或開發新的應用。

在進行Google Workspace定製化時，你還要注意一點就是要確保所有的開發和安全性操作都是根據官方指示來進行的，以保護你的數據和用戶隱私。如果需要專業協助，你也可以聯繫Google Workspace客戶服務獲取幫助。

【能力提升】Google Workspace 學習課程

同時，你也可以通過多個管道來學習Google Workspace 如何操作，提高個人技能。

作為大眾廣泛使用的企業級辦公軟體和工具集，Google Workspace 在多方面提供了學習資源和課程，能夠幫助你更有效地使用其Gmail、Calendar、Drive、Meet、Docs、Sheets、Slides等Google Workspace核心服務，並且掌握進階協作和生產力技巧。

我們也為你進行了方法整理，點擊即看，不要太方便喔~

• Google Workspace Learning Center：Google提供的官方學習中心（Learning Center），提供了所有Google Workspace應用的自學指南、小貼士、操作說明等，適合初學者及想要提高自身技能的進階用戶。
• YouTube Channels：Google Workspace也在其YouTube頻道上提供了各方面的免費工具操作教學視頻。
• Google Workspace Certification：你也可以參加Google提供的Google Workspace認證測試，通過這項認證來提高自己對Google Workspace各類產品的了解和實際應用能力。
• Google Workspace Support：如果遇到具體問題，你還可以直接聯繫Google Workspace支持團隊，或是查看支持頁面上的常見問題解答。

你可以根據自己的學習習慣和需求來選擇合適的學習資源，從而提升自己使用Google Workspace的操作能力和工作效率。

結語

怎麼樣？現在是不是很熟悉Google Workspace的核心功能了？無論是基礎的企業Gmail還是其全面協作工具，相信都能為你的團隊強化溝通，提供無縫協作，進一步提高工作效率，幫你進行規模化管理。

企業升級和業務拓展的重點都在於其自身團隊是高效工作著的，這一點Google Workspace一定能幫上你大忙。還有14天免費試用期讓你和團隊能無憂體驗，何樂而不為呢？快來試試吧~

關於Google Workspace的常見問題（FAQs）