【Asana 教學】6步驟建立專案｜免費版限制＋費用比較

Asana 教學的重點就四件事：建立專案、指派任務、選對視圖、開啟自動化，五分鐘就能跑出第一個能協作的專案。 本文用 6 步驟實作、免費版（最多 2 人）與 Starter／Advanced 費用比較、3 大工具對照表，以及 My Tasks、日曆整合與 AI 進階技巧，帶你從零上手。

Asana 是什麼｜定義、核心功能與 SaaS 產業地位

Asana 是一款雲端專案管理與團隊協作平台，把任務、負責人、截止日與進度集中在同一個工作空間，讓團隊用清單、看板或時間軸追蹤每一項工作。 它由 Facebook 共同創辦人 Dustin Moskovitz 與前工程師 Justin Rosenstein 創立，目前已於紐約證交所掛牌上市（股票代碼 ASAN），全球獲眾多付費組織廣泛採用，客戶涵蓋 Spotify、Airbnb、Vodafone 等企業。這篇要帶你看的不只是「Asana 是什麼」，更是一句定義講不完的東西：怎麼實際操作、要花多少錢、跟同類工具怎麼比、什麼團隊真的適合用。

Asana 在 SaaS 專案管理市場屬於「任務清單導向」的老牌代表，它的邏輯是把大型專案拆解成一層層可指派、可追蹤的任務與子任務——這也是它跟後起的 Work OS 平台最大的差異。如果你習慣用待辦清單思考工作，Asana 的介面會非常直覺；如果你要的是高度自訂的資料庫與拖拉式儀表板，就要往下看它與 ClickUp、monday.com 的比較。

Asana 核心功能一覽（Task／Timeline／Goals／Workflow）

Asana 的功能圍繞四個核心模組，理解它們就掌握了八成用法：

• Task（任務）：最基本的執行單位，支援子任務、指派負責人、到期日、依存關係（dependencies）與附件，是所有操作的起點。
• Timeline（時間軸）：甘特圖式的時間軸視圖，把任務排在時間線上、標出相依與里程碑，一眼看出誰卡住誰。此功能屬於付費起（Starter 以上），免費版沒有。
• Goals（目標）：組織與團隊層級的目標／OKR 管理，把日常任務對齊到季度或年度目標。
• Workflow 自動化（Rules）：用「當狀態改變→自動指派／通知／移動任務」的規則減少手動作業，同樣是付費功能，Starter 起才有自動化規則（每月有次數上限，以官網為準）。

想深入了解時間軸如何把任務排進行事曆，可以搭配我們的時間軸功能說明一起看。

Asana 中文介面支援到什麼程度？

台灣使用者最常問的一題：Asana 支援繁體中文嗎？答案是支援。你可以在右上角個人頭像 →「My Settings（個人設定）」→「Display（顯示）」→ 語言選單中切換成繁體中文，主要的導覽列、任務欄位、專案設定都會變成中文。

不過要有心理準備：Asana 的產品說明中心（Help Center）、部分新功能的說明文字與客服回覆仍以英文為主，實際開來用會發現「介面主體是中文、深入設定與文件偏英文」的混合狀態。如果你的團隊有成員完全不看英文，或希望連說明文件、線上客服都是完整繁中，那麼 monday.com 的完整繁中介面會是更省事的選擇——這點我們在後面的三方比較會再展開。

Asana 優缺點解析｜4 大適用情境與 4 個限制一次看

以下把「Asana 心得」與「Asana 缺點」相關的討論整理成可對照的清單，幫你對照團隊狀況判斷。

4 大適用情境：這樣的團隊用 Asana 最順

• 中大型團隊、多專案並行：Asana 的任務／子任務架構與 Portfolios（進階版）擅長把多個相互關聯的專案一起管理，適合把大專案拆成工作分解結構後分派給不同負責人。
• 需要工作流程自動化：如果你有固定流程（例如「設計完成→自動指派給審稿→通知 PM」），Asana 的 Rules 能省下大量手動轉派時間。
• 已經在用 Slack、Google 生態系：Asana 整合 Slack、Google Calendar、Gmail 等工具，能把散落的溝通拉回同一處。
• 有導入預算：免費版夠試水溫，但真正發揮價值的自動化、時間軸與報表都在付費方案，願意付費的團隊 CP 值才高。

4 個要注意的限制（Asana 缺點）

• 學習曲線偏陡：功能強大代表選項多，新成員通常需要一段時間才熟悉「任務、專案、Portfolio、Goal」的層級關係。
• 關鍵功能都要付費：時間軸／甘特圖、自動化、進階報表全部要 Starter 以上，免費版能做的其實很基礎。
• 客製化有上限：欄位與檢視可調整，但比起 Work OS 型平台，Asana 的自訂資料庫與儀表板彈性較低。
• 視圖多到會選擇困難：List、Board、Timeline、Calendar 都能開，剛導入時團隊容易各看各的，反而造成溝通落差。

不適合你？3 個替代方案快速比較

如果上面的限制正好戳中你的痛點，別硬用。先看看這三款主流替代工具，也可以參考我們整理的免費工具實測評比找出手感最合的一款：

• 5 人以下、剛開始接觸專案管理 → 先用 Notion 免費方案，把筆記、任務、Wiki 放同一個工作區。
• 技術團隊、跑 Scrum 或需要重度客製 → ClickUp 專案管理 提供 15+ 檢視與高自訂欄位，工程團隊很吃這一套。
• 5～15 人跨部門協作、要完整繁中與視覺化 → monday.com，這是我們在三方比較中最推薦的一款（下一節詳談）。

Asana 費用完整比較｜免費版、Starter、Advanced 怎麼選

「Asana 費用」是很多人卡關的地方，因為官方定價頁只寫美元、方案名稱又改過。這一節把免費版邊界與付費差異一次講清楚（價格以官方定價頁的美元換算為新台幣，實際以官網結帳金額為準）。

Asana 免費版（Personal）能做什麼？明確限制清單

先釐清一個常見誤解：依 Asana 官方定價頁，免費版 Personal 方案目前最多 2 人協作，與部分舊文章提到的 10 人或 15 人不同（官方方案與人數上限可能調整，請以官網即時資訊為準）。你可以做的：

• 最多 2 位成員一起協作
• 無限任務、無限專案
• List（清單）、Board（看板）、Calendar（日曆）三種基本檢視
• 基本欄位、到期日、指派、附件

免費版沒有的（這是決定要不要升級的關鍵）：

• ❌ 沒有 Timeline／Gantt 時間軸與甘特圖
• ❌ 沒有 Rules 自動化規則
• ❌ 沒有 AI Studio（AI 功能 Starter 起）
• ❌ 沒有進階搜尋、無限儀表板、跨專案 Portfolios

換句話說，Asana 免費版適合「個人待辦」或「兩個人的小專案」，一旦人數超過 2 人、或需要時間軸與自動化，就必須升級。

Starter vs Advanced 價格與功能差異

補充兩個實務重點：Starter 的自動化有每月次數上限（官網目前列 250 次／月，Advanced 為 25,000 次／月，請核對 facts DB），也內含一定額度的 AI Studio 使用量（實際額度請以官網為準）；Advanced 則多了組合管理與更完整的報表，適合要向上彙報多個專案狀態的 PMO。若再往上，Enterprise 方案還提供專屬客戶經理與優先技術支援等企業級服務，價格未公開，需與官方業務洽談。

3 步驟判斷你該選哪個版本

不用把整張功能表看完，照這個邏輯走就好：

1. 團隊 2 人以內、只要清單和看板 → 免費 Personal。
2. 需要時間軸／甘特圖或自動化，或人數超過 2 人 → Starter。
3. 要管理跨多個專案的組合（Portfolios）與進階報表 → Advanced。

如果你的重點是把整條專案時程排出來，也可以先讀我們的專案排程技巧，再回頭決定要不要升級到含時間軸的方案。

補充：Asana Premium 是舊名稱嗎？ 是的。依 Asana 官方定價頁與方案更新說明，Asana 已把舊方案名稱重新命名——舊的「Premium」對應現在的 Starter、舊的「Business」對應現在的 Advanced。所以你在網路上搜到「Asana Premium」的介紹，指的多半就是現在的 Starter 方案，功能大致相同、名稱換了而已。

Asana vs ClickUp vs monday.com｜三大工具功能與價格對照

下面把三款主流工具的關鍵差異濃縮成一張表（價格以官方定價頁換算為新台幣，實際以官網結帳金額為準）。

怎麼選？一句話收斂：這是「List＋Timeline 任務邏輯」對上「Work OS 全平台彈性」的抉擇。

• 選 Asana：你的核心需求是「把待辦事項管清楚」，個人或 10 人以下小團隊、以任務追蹤為主，Asana 的清單＋時間軸雙視圖足夠且學習曲線溫和。想更細的逐項對決可看ClickUp 與 Asana 對決。
• 選 ClickUp：技術團隊、要重度自訂欄位與多種檢視、預算敏感——ClickUp 的 Unlimited 方案價格最親民、彈性最大。
• 選 monday.com：需要跨部門協作、多種工作流並行、完整繁體中文介面的中大型團隊。monday.com 走 Work OS 路線，把任務、自動化、儀表板、CRM、文件、整合全放在同一平台，拖拉式的看板與甘特圖視覺化程度更高。（要的是完整繁中與跨部門視覺化，推薦先開一個 monday.com 免費看板試手感，免費方案不需要信用卡。）

想看更完整的兩兩比較，可延伸閱讀 Monday 對比 Asana 與 monday.com 費用分析。

Asana 教學：6 步驟建立與管理專案

以下用 Asana 官方介面的操作邏輯示範，建立第一個可協作的專案只要六步。

Step 1 建立新專案（範本或空白專案）

登入 Asana 後，點右上角的快速新增按鈕【+】，選「Project（專案）」。接著你有兩條路：點「Use a template」直接套用官方範本快速起步，或選「Blank Project（空白專案）」從零開始自訂。

Step 2 設定專案詳細資訊（名稱、日期、說明）

在專案標題旁的下拉箭頭點「編輯專案詳細資料」，於「Name」欄位輸入專案名稱、在「Due Date」設定開始與結束日期，並把專案說明填進描述欄，最後按「Create Project」。清楚的專案名稱與日期，是後續時間軸與報表能不能對齊的基礎。

Step 3 選擇可視化視圖：List／Board／Timeline／Calendar 該用哪一種？

這是新手最容易忽略、卻最影響團隊效率的一步。四種視圖各有適用場景：

• List（清單）：追蹤個人或團隊待辦、需要一次看到所有欄位資訊時最好用。
• Board（看板）：管理有明確階段流轉的工作（如「待辦／進行中／完成」），拖拉卡片就能更新狀態，做法可參考看板管理步驟。
• Timeline（時間軸）：規劃有時程與相依關係的專案，能一眼看出誰卡住誰（Starter 以上）。想比較不同的時程工具，可看線上甘特圖工具。
• Calendar（日曆）：以截止日排程，適合內容行事曆、活動安排。

以看板為例：建立空白專案後，在設定視窗選「Board（看板）」作為版面配置與預設檢視方式，按「Create project」；接著在介面點【+】新增區段，用「就緒／進行中／完成」等階段命名，把任務拖進對應區段即可追蹤流程。

常見錯誤提醒：新手最常忘記設定「預設檢視方式」，結果 PM 看時間軸、工程師開看板、行銷用清單，同一個專案各看各的，週會才發現彼此認知不同。建立專案時就統一預設視圖，能省下大量對焦時間。

Asana 教學：建立任務與設定優先權的完整流程

專案是容器，任務才是真正推動進度的引擎。這段教你把任務建好、指派清楚、排出優先順序。

Step 1 新增任務

進入你要新增任務的專案，在 List、Board 或 Calendar 視圖點「+ Add Task」或「New」，輸入任務名稱即可建立。批次新增時，直接一行一行打、按 Enter 連續建立最快。

Step 2 設定任務詳細資訊：負責人、截止日期、標籤、附件

點開任務，在詳細資訊窗格裡完成：指派負責人（Assignee）、設定截止日期、把任務關聯到專案、新增描述、上傳附件、加入協作者。需要更多動作時點右上的【···】，可標為里程碑、設為依存項、新增標籤、複製任務、建立後續任務等。

Step 3 設定優先權與狀態

在任務欄位新增「Priority（優先權）」與「Status（狀態）」的自訂欄位（下拉選單），就能標記高／中／低優先與進度狀態，再用「Sort（排序）」把最該處理的任務排到最上面。若要規劃更系統化的工作流，可搭配工作流程規劃的思路一起設計欄位。

常見錯誤提醒：兩個新手最常犯的錯——一是任務沒指派負責人，變成「大家都看得到、卻沒人負責」；二是看板卡片忘記結案，做完了還留在「進行中」，讓報表數字失真。導入初期建議定一條團隊規則：所有任務必須有負責人，完成就立刻拖到「完成」。

Asana 進階技巧｜My Tasks、日曆整合與 AI 智慧更新

會建專案、建任務只是入門。真正讓「Asana 使用」變順手的，是下面這三個進階功能——都是進階使用者才會用到、卻最影響日常體驗的部分。

My Tasks 個人任務總覽——避免被通知洗版

跨多個專案工作時，最怕的就是「東西散在十個專案裡、不知道今天該做什麼」。My Tasks 會自動把所有指派給你的任務彙整到同一頁，並用 Today／Upcoming／Later 分組。實際開來用會發現，把每天早上開 My Tasks、只看 Today 當成固定儀式，就能擺脫被通知牽著走的狀態，先決定今天的三件事再開始。

日曆同步與 Gmail／Outlook 整合設定

Asana 可以把任務同步到 Google Calendar 或 Outlook，也能透過 Gmail add-on、Outlook 整合把郵件直接轉成任務——收到需求信不用再手動複製貼上。設定路徑通常在「My Settings → Apps」或各工具的整合頁面連結授權。整合設好後，行事曆上就能看到 Asana 的截止日，減少「信箱、行事曆、任務清單三頭燒」的情況。

Asana AI 智慧狀態更新

Asana 近期推出的 AI Studio（Starter 以上，內含一定額度的 AI 使用量，詳情請查官網）可以自動彙整專案狀態、產生進度摘要，讓 PM 不用每週手動打一長串狀態報告。對常常要向上彙報的團隊來說，這能省下不少整理時間。若你的重心是敏捷迭代與 Sprint 節奏，也可以對照 Scrum 敏捷流程 的做法，看 AI 摘要如何搭配每日站會使用。

結論

快速回顧全文重點：

• 定義與定位：Asana 是任務清單導向的雲端專案管理平台，強項在 List＋Timeline 的任務追蹤邏輯。
• 免費版邊界：Personal 免費版最多 2 人、無限任務，但沒有時間軸與自動化——超過 2 人或要甘特圖就得升級。
• 費用選擇：Starter（約 NT$352／人／月）補齊時間軸與自動化規則；Advanced（約 NT$800／人／月）加上 Portfolios 與進階報表。
• 三方比較：任務導向選 Asana、技術重度客製選 ClickUp、跨部門協作＋完整繁中選 monday.com。
• 進階實戰：善用 My Tasks、日曆整合與 AI 摘要，Asana 才會從「能用」變「好用」。

下一步行動：如果你的團隊要的是完整繁體中文、跨部門視覺化與拖拉式自動化，別只停在讀教學。第一步——打開 monday.com，用「專案啟動範本」建立第一個看板，填入負責人與截止日，10 分鐘就能架好你的專案框架；再設一條自動化規則（例如任務逾期自動通知負責人），親自感受和 Asana 的差異。免費方案不需要信用卡，試錯成本是零。想從流程面把整個專案架構想清楚，也可以先讀PMBOK 五大階段再動手。

Asana 常見問題 FAQ

如何邀請團隊成員加入我的 Asana 專案？

在專案頁面點「邀請（Invite）」按鈕，輸入成員的電子郵件即可。要注意免費 Personal 方案最多 2 人協作，若要加入更多成員需升級付費方案。

可以在 Asana 設定重複任務嗎？

可以。在任務詳細頁面找到「設為重複任務」，選擇每天、每週、每月等頻率，Asana 會自動在下個週期重新產生任務，很適合週報、例會這類固定工作。

Asana 可以和 Google 日曆、Slack 整合嗎？

可以。Asana 支援與 Google Calendar、Slack、Gmail、Outlook 等工具整合，能把任務同步到行事曆，或在 Slack 直接建立與更新 Asana 任務，減少工具切換。

Asana 有手機 App 嗎？可以下載嗎？

有。Asana 提供 iOS 與 Android App，也有桌面版可下載，手機、平板、電腦都能使用，外出時一樣能更新任務與查看進度。

Asana Premium 是什麼？跟 Starter 一樣嗎？

Premium 是 Asana 的舊方案名稱，依官方定價頁與方案更新說明，已改名為 Starter（同時舊的 Business 改名為 Advanced）。功能大致延續，所以你搜到的「Asana Premium」介紹，對應的就是現在的 Starter 方案。

Asana 支援繁體中文嗎？

支援。到個人設定的 Display（顯示）切換語言即可把介面改為繁體中文。但要注意官方說明中心與部分新功能文字仍以英文為主，若需要完整繁中介面，可考慮 monday.com。

可以把 Trello 或 Excel 的資料匯入 Asana 嗎？

可以。Excel／試算表資料整理成欄位後，能透過 CSV 匯入功能搬進 Asana；Trello 則可用官方的匯入工具把看板轉成 Asana 專案。匯入前先把欄位（負責人、日期、狀態）對齊，遷移會更乾淨。

在 Asana 建立的內容都是私有的嗎？

不一定，由你決定。專案與任務可設為私有或公開：設為私有時只有被邀請的人看得到；設為公開時，團隊成員都能檢視。敏感專案建議一開始就設定好權限，避免資訊外流。