【進度表】6步驟教學｜甘特圖＋排程表範例＋Excel範本

進度表是用表格或甘特圖列出每項任務的起訖日期、負責人與完成狀態，讓團隊隨時看得到專案進度的追蹤工具。 本文拆解 7 大核心欄位、6 步驟製作流程、進度表／甘特圖／排程表 3 種格式怎麼選，並附 Excel 範本欄位與 5 款工具比較表。

進度表是什麼？7 大核心要素與標準格式

進度表（英文常寫作 project schedule 或 progress tracker）是一份把專案拆成一條條任務、標上起訖日期與完成狀態的追蹤清單。它可以長得像一張 Excel 表格，也可以是一張甘特圖——重點不在外觀，而在於它同時回答三個問題：哪些事要做、什麼時候要做完、現在做到哪裡。

和單純的待辦清單不同，進度表把「時間」這個維度加了進來。待辦清單只告訴你「要做什麼」，進度表還告訴你「什麼時候該完成、跟哪些任務有關聯、目前落後還是超前」。這正是它在專案管理裡不可取代的原因：它讓一群人對同一份時程有共識，避免各做各的、到最後才發現進度對不上。

一份能用的進度表，通常包含下面 7 大核心要素。做自己的進度表時，照著逐欄補上就不會漏掉關鍵資訊：

5 大效益 ｜ 進度表為什麼是時程管理的關鍵

一份持續更新的進度表，在時程管理上會帶來 5 個具體效益：

1. 進度可視化，全隊看同一張圖。 透過表格或圖表，成員可以一眼看出每項任務的起訖日、目前狀態與彼此的相依關係，不用開會問「這個做完了嗎」。實務上，你可以直接用 monday.com 的時間軸視圖把任務排上去，拖拉就能調整；免費方案 2 人／3 個看板永久可用、不需信用卡，很適合先試做一份。

2. 時間管理與優先級設定。 把任務放上時間軸後，哪些是關鍵路徑、哪些可以延後，會變得很清楚，你才知道有限的人力要先投在哪裡。

3. 監控進度、及早發現延遲。 進度表最大的價值是「比對」：把實際進度和計畫進度放在一起看，落後就會立刻現形。如果你想把「落後多少」量化成數字，可以進一步導入掙值管理 EVM的 SPI、CPI 指標，或用 PERT 時程分析法估算樂觀與悲觀情境。

4. 資源管理與優化。 把工期與依賴關係攤開，就能看出哪個時段人力過載、哪個時段閒置，方便你提前重新分配資源。

5. 溝通與共享。 進度表也是對上、對客戶匯報的共同語言。想找更多能自動同步進度的工具，可以參考我們整理的工作排程軟體推薦。

3 種格式對照 ｜ 進度表、甘特圖、排程表怎麼選

很多人把進度表、甘特圖、排程表當成同一件事，其實它們是「同一個目的、三種呈現方式」。選錯格式，會讓該看細節的人看不到細節、該快速對齊的人被淹沒在資訊裡。三者的差別如下：

• 表格式進度表：用欄列表格呈現，每一列是一個任務，每一欄是一個屬性（負責人、起訖日、狀態、備註）。適合任務多、細節多的專案。
• 甘特圖：用橫向條形圖搭配時間軸，把任務的長度與先後關係畫出來。適合有明確依賴關係、需要看整體排程的專案。
• 排程表／時程表：甘特圖的簡化版，只保留重要里程碑與時間點。適合對外溝通、快速對齊，常見的時程表範例像是活動流程表、里程碑對照表。

簡單記：內部執行看甘特圖或表格式進度表，對外匯報用排程表。想深入排程方法，可以看項目排程 5 步驟教學；想找能自動生成甘特圖的工具，可以參考甘特圖產生器推薦。

5 大原則＋常見陷阱 ｜ 製作進度表別踩雷

做進度表不難，難的是「做完之後還能用」。以下 5 大原則，每一條下面都附上最常見的踩雷點，你邊做邊對照：

1. 清晰具體。 任務名稱要一看就懂，讓不同人理解一致。 　常見陷阱：寫「行銷」「設計」這種籠統名稱，結果沒人知道到底要交付什麼。

2. 可衡量、可追蹤。 進度狀態要能量化，方便監控。 　常見陷阱：只寫「進行中」卻沒有完成度百分比，週會上永遠問不出到底做了多少。

3. 合理可行。 工期估算要基於實際的工時估算與資源分配。 　常見陷阱：低估任務時間、又完全沒留緩衝，只要一個環節卡住整條時程就崩。

4. 透明可共享。 進度表要放在所有人都看得到的地方。 　常見陷阱：進度只存在 PM 的電腦裡，成員看到的永遠是舊版本。

5. 持續更新。 進度表是動態文件，要跟著專案一起走。 　常見陷阱：開專案時做一份漂亮的進度表，之後就再也沒打開過，變成擺設。

6 步驟製作進度表 ｜ 情境示範：行銷新品上市

用一個貫穿的情境來走一遍會更清楚：假設一個 8 人行銷團隊，要在兩個月內完成新品上市。下面 6 步驟就是他們從零到一做出進度表的完整流程。

Step 1　列出任務清單。 先把上市要做的事全部列出來：市場調查、文案撰寫、視覺設計、網頁製作、廣告投放、記者會籌備。建議用工作分解的方式，把大任務拆成可執行的小任務，顆粒度越一致越好。

Step 2　建立時間軸、標示起訖日期。 決定專案的整體時間範圍（3/1～4/30），再為每個任務填上預計開始與結束日。

Step 3　設定相依關係與里程碑。 標出誰要等誰，例如「網頁製作」要等「視覺設計」定稿。這一步能幫你找出關鍵路徑——也就是決定整個專案最短完成時間的那條鏈。想精算的話可以搭配關鍵路徑法計算。同時把「網頁上線」「記者會」這類重要節點設為里程碑。

Step 4　分配資源與負責人。 每項任務指定一個負責人，並確認同一時段沒有人被塞太多工作。這一步也是資源規劃的關鍵。

Step 5　選擇呈現形式並繪製。 任務多、要記負責人與備註，就用表格式進度表；要看時程重疊與相依，就用甘特圖。多數團隊會兩者並用：日常維護看表格、對外匯報切成甘特圖。

Step 6　定期更新、監控偏差並調整。 約定每週更新一次進度，把實際狀態填回去，落後就即時調整——重排任務、補資源或縮小範圍。同時定期召開簡短會議，向利益相關者同步進度、討論卡點。進度表的價值就在這一步兌現。

Excel 進度表教學 ｜ 8 步驟＋免費範本欄位

如果團隊很小、或你只是想先手動做一份，Excel 進度表（也就是工作進度追蹤表 Excel）是最沒有門檻的起點。下面是 8 個步驟：

1. 打開 Excel，建立一張新的工作表。
2. 在第一列輸入欄位標題：任務名稱、開始日期、結束日期、持續時間、進度狀態。
3. 從第二列開始，逐列填入每個任務的資料。
4. 用日期函數計算持續時間（例如 =結束日期-開始日期）。
5. 進度狀態用「未開始／進行中／已完成」或百分比表示。
6. 用條件式格式把狀態視覺化：未開始標紅、進行中標黃、已完成標綠。
7. 視需要加上負責人、備註、任務優先級等欄位。
8. 定期更新狀態與日期，讓表格反映真實進度。

一份好用的工作進度表範例（Excel），欄位大致如下，你可以直接照著在空白 Excel 建一份：

• 任務名稱：具體、可辨識
• 開始日期／結束日期：可用日期函數自動算工期
• 持續時間：=結束日期-開始日期
• 進度狀態：下拉選單（未開始／進行中／已完成／延遲）
• 完成度百分比：搭配條件式格式做進度條
• 前置作業：記錄依賴關係
• 負責人／備註：責任歸屬與風險提醒

Excel 的優點是彈性、免額外學習；缺點是多人共編容易撞版本、依賴關係無法自動連動。當任務超過三、四十條、或需要多人即時協作時，就是該從 Excel 換到線上工具的訊號——線上模板可即時編輯、進度自動更新，不必再手動對版本。像 monday.com 的甘特圖與時間軸就能直接匯入 Excel／Google Sheets，把靜態表格變成會自己算工期的活看板。想順便優化個人排程的話，也可以搭配我們的時間管理方法整理。

5 款進度表工具推薦 ｜ 含比較總表與適合團隊

Excel 之外，有幾款線上工具都內建進度表模板，能省下大量手動維護的時間。先看一張比較總表，再依你的團隊挑選：

先問自己是哪種團隊： 5 人以下、剛開始接觸專案管理，先用 Notion 免費版練手；5–15 人跨部門協作，選 monday.com；技術團隊跑 Scrum，用 ClickUp；15 人以上大型專案，直接評估 monday.com 企業方案。更完整的工具清單可看專案管理工具總整理。

monday.com：拖拉就能改的進度表首選

monday.com 是我們的第一推薦。它提供 200+ 預設模板，其中專案進度相關的就包含 Project Timeline、Sprint Tracker、Marketing Campaign Tracker，你不用從白紙開始。它最實用的一點是視圖可以自由切換：同一份資料，看板、時間軸、甘特圖三種模式一鍵切，適合前線用看板追任務、主管用甘特圖看排程，互不干擾。

另一個能真正省下追蹤成本的功能是自動化——例如設定「任務延遲超過 2 天，自動通知負責人」，讓問題在擴大前就被看見，而不是拖到週會才發現。免費方案 2 人／3 個看板永久使用、不需信用卡，很適合先建一份看看合不合用。

ClickUp：技術與敏捷團隊的替代選擇

ClickUp 是我們的第二推薦，功能密度高、視圖選項多（甘特圖、看板、清單、白板、行事曆），特別適合跑 Scrum、需要細管子任務的技術團隊。它的 Free Forever 方案任務數與成員數不限，只有 60MB 儲存限制；甘特圖在免費版是限量使用，升級到付費的 Unlimited 方案才是無限使用（各付費方案的最新價格與內容，請以 ClickUp 官網公告為準）。

要提醒的一點：ClickUp 的介面語言以英文為主，習慣全中文環境的團隊，使用前建議先確認官方目前提供的語言選項。如果你不排斥英文介面、又想要一站搞定任務、文件與目標，它是很划算的選擇。

Notion：個人與小型新創的輕量起點

Notion 適合把筆記、任務、進度表放在同一個工作區的人。它用資料庫的方式管理任務，可切換表格、看板、行事曆、時間軸視圖，個人版永久免費、模板量大。Notion 也支援把頁面直接發布成網頁分享出去，對方不需要下載軟體或帳號就能看到內容，且此功能同樣免費。缺點是它不是專門的排程工具，甘特圖要靠時間軸視圖搭資料庫欄位手動搭起來，複雜依賴關係的支援不如 monday.com 直覺。適合任務量不大、重視文件與知識整理的個人或小團隊。

Miro：視覺化協作與遠距團隊

Miro 走的是線上白板路線，用便利貼與框架把進度表畫成一張大家能同時編輯的圖，很適合設計團隊或遠距工作坊。每張便利貼可以代表一個任務或里程碑，加上負責人與期限；免費版有 3 個可編輯白板。它更像是規劃與共識工具，若要做嚴謹的日程追蹤，通常會再搭配 monday.com 或 ClickUp。

結論：選對格式與工具，進度表才能真正幫到你

進度表不是做一次就丟的文件，而是專案期間全隊共用的即時儀表板。回顧本文重點：

• 進度表 = 任務＋時間＋狀態，7 大核心要素（任務、時間軸、起訖日、狀態、工期、依賴、更新頻率）缺一不可。
• 三種格式各有場合：內部執行看表格式進度表或甘特圖，對外溝通用排程表／時程表。
• 6 步驟就能做出一份：列任務 → 建時間軸 → 設相依與里程碑 → 分配資源 → 選格式繪製 → 定期更新。
• 踩雷點都在「不更新」：再漂亮的表格，不維護就沒有價值。
• 工具選擇看團隊：小團隊 Excel 或 Notion 起步，跨部門用 monday.com，技術團隊用 ClickUp。

想把這套方法立刻落地？第一步：打開 monday.com，套用「Marketing Campaign Tracker」或「Project Timeline」模板，把你手上專案的任務、負責人與起訖日填進去，切到時間軸視圖，10 分鐘就有一份會自動算工期的進度表。之後想再優化時間分配，可以搭配艾森豪矩陣時間管理法幫任務排優先級。免費方案不需信用卡，先建一份再說。

進度表常見問題 FAQ

什麼是進度表？

進度表是一份把專案任務、起訖日期、負責人與完成狀態集中管理的追蹤文件，可以用表格、時間軸或甘特圖呈現。它的核心作用是讓團隊隨時看到「誰在做什麼、什麼時候完成、目前落後還是超前」。

進度表和甘特圖有什麼區別？

進度表是廣義概念，泛指各種追蹤進度的形式；甘特圖只是其中一種呈現方式，用橫向條形圖把任務長度與時間軸畫出來。簡單說：甘特圖是進度表的一種，適合表現依賴關係與時程重疊；如果任務多、要記負責人與備註，表格式進度表反而更好用。

如何做進度表？

依循 6 步驟：列出任務清單、建立時間軸並標示起訖日、設定相依關係與里程碑、分配資源與負責人、選擇表格或甘特圖繪製、最後定期更新監控偏差。從一張 Excel 或一個線上模板開始，逐欄補上 7 大核心要素即可。

如何在 Excel 中製作進度表？

新建工作表，第一列輸入任務名稱、開始日期、結束日期、持續時間、進度狀態等欄位；持續時間用 =結束日期-開始日期 自動計算，進度狀態用下拉選單搭配條件式格式（紅／黃／綠）視覺化。詳細 8 步驟與欄位範例可回看上方「Excel 進度表教學」段落。

如何製作工作進度報表？

工作進度報表是進度表的「對外匯報版」，重點放在里程碑達成率、本期完成事項、落後項目與下期計畫。做法是從既有進度表抽出關鍵數據，用簡潔的排程表或儀表板呈現。用 monday.com 的儀表板可以把多個看板的進度自動彙整成一頁報表，省去手動整理。

如何確定任務的進度？

把實際完成的工作量或已耗用工時，和計畫值相比對，就能算出完成度百分比。除了看數字，也要和執行者確認實際狀況，避免「表面 90%、其實卡關」。想量化落後或超前的程度，可以用掙值管理 EVM 的 SPI 指標。

如何處理進度延遲？

先在進度表上定位是哪條任務、影響到哪些後續任務（尤其是關鍵路徑上的），再從三個方向處理：重排時程、增補資源、或縮小範圍。關鍵是及早發現、及早溝通，讓延遲不要沿著依賴關係擴散。

什麼是三週進度表？

三週進度表（Three-Week Look-Ahead）是營建業常用的前瞻排程手法，只聚焦未來三週要動工的細部工項，用來協調工班、材料與機具。它是短週期滾動更新的工作排程，和本文談的通用專案進度表概念相通，但顆粒度更細、週期更短。