【Excel低於某數值數字變紅色】3步驟教學｜含負數變紅

Excel低於某數值數字變紅色，做法是用「條件格式」的「醒目提示儲存格規則 ＞ 小於」，選取範圍、輸入門檻數值、套用紅色格式，三個步驟就能完成。 本文提供 10 筆成績表實例（60 分以下自動變紅）、自訂公式與 AND／OR 多條件寫法、負數變紅的兩種做法對照，以及 6 大常見錯誤排解表。

Excel低於某數值數字變紅色是什麼？條件格式的兩條路徑

條件格式（Conditional Formatting）的本質，是讓 Excel 幫你「先判斷、再上色」。你設定一個判斷條件，Excel 會逐格檢查，只要條件成立就套用你指定的格式——紅字、紅底、粗體都可以。資料一改，顏色立刻跟著更新，這就是所謂的 Excel 自動變色。

要達成「低於某數值變紅色」，Excel 其實提供兩條完全不同的路徑，而多數人卡關就是因為選錯路。

判斷指引很簡單：

• 只要判斷單一欄位、單一門檻（低於 60 分、低於 50 萬業績、低於安全庫存）→ 用「醒目提示儲存格規則 ＞ 小於」，30 秒搞定。
• 需要看別的欄位才能決定顏色（分數低於 60 且出席率低於 80%）→ 用「使用公式決定要格式化哪些儲存格」。
• 希望整列一起變色（不只是分數那格變紅，而是整行學生資料都變紅）→ 一定要用公式法。
• 只是要負數顯示紅色 → 連條件格式都不用開，用儲存格的數字格式最快（詳見後面負數專章）。

順帶一提，這套邏輯是對稱的：把「小於」換成「大於」，就是 Excel 超過數值變色；換成「介於」，就能標示區間。門檻方向不同，操作路徑完全一樣。

3 步驟設定低於數值變紅色 ｜ 以 60 分不及格成績表為例

這一段用一份 10 筆學生成績表從頭走一次。目標是讓 Excel 60 分以下紅色自動標示，也就是老師最常需要的 Excel 不及格紅字效果。

先把下面這份資料貼進 Excel（A 欄到 E 欄，第 1 列是標題）：

設定前，你得逐格用眼睛掃 30 個分數找出不及格的；設定後，低於 60 的那 12 個數字會自動亮成紅字紅底，一眼就能看出吳庭安、許家豪三科全部不及格，林柏辰與蔡宗霖也各有兩科不及格，是需要優先關注的四位。

步驟一：選取數據範圍（別把標題列一起選進去）

用滑鼠拖曳選取 B2:D11（三科分數，不含標題列、不含出席率欄）。

• 按住 Shift 可以選取連續區域。
• 按住 Ctrl（Mac 是 Command）可以加選不連續的區域，例如只想標國文和英文就按住 Ctrl 分別選 B2:B11 和 D2:D11。

最常見的錯誤就在這一步：連標題列一起選。 如果你選的是 B1:D11，Excel 會把「國文」「數學」「英文」這幾個文字標題也納入判斷。文字在 Excel 的排序邏輯裡通常不會小於數字，多數情況下標題不會變色，但只要你之後把規則改成「大於」或用了公式法，標題列就有可能莫名其妙被上色。養成「只選資料區」的習慣，後面能省掉很多除錯時間。

另一個小陷阱：如果你的分數欄位裡混了「缺考」「請假」這類文字，這些儲存格不會被判定為小於 60，看起來像是規則失效，其實只是它們不是數字。

步驟二：開啟「醒目提示儲存格規則 ＞ 小於」，輸入 60

範圍選好之後：

1. 切到 開始（Home）分頁。
2. 在「樣式」群組裡點 條件格式（Conditional Formatting）。
3. 選 醒目提示儲存格規則（Highlight Cells Rules）。
4. 點 小於（Less Than）。
5. 在跳出的視窗左側欄位輸入 60。

這裡有個進階寫法值得知道：輸入框裡除了直接打數字，也可以點選一個儲存格當作門檻。例如把及格標準放在 G1，輸入框填 =$G$1，之後只要改 G1 的數字，整份表的紅字範圍就會跟著變動。做學期成績表或多個班級共用同一份格式時，這招比每次進去改規則方便得多。記得用絕對參照（加 $），否則門檻會跟著儲存格位移。

步驟三：設定紅色文字／底色並確認套用

視窗右側的下拉選單提供幾種預設格式，最常用的是「淺紅色填滿與深紅色文字」。想自訂就選「自訂格式」，會開啟儲存格格式視窗：

• 字型 頁籤：色彩選紅色，樣式可加「粗體」。
• 填滿 頁籤：選淺紅或淺橘當底色。
• 外框 頁籤：需要更強調時可加紅色框線。

如果這份報表要列印，強烈建議同時設定底色，不要只設紅字。 黑白印表機會把紅色文字印成深灰，和黑字幾乎分不出來；但淺紅底色印出來會變成明顯的淺灰塊，掃一眼就找得到。開會發紙本時這個差別很關鍵。

按下「確定」後，B2:D11 裡所有低於 60 的數字立刻變色。你可以隨手把某一格改成 59 測試一下——數字一改，顏色馬上跟著跳，這代表規則確實生效了。

需要注意的是：這條規則判斷的是「小於 60」，剛好 60 分不會變色。如果你的及格定義是「60 分（含）以下」，門檻要輸入 61，或改用公式法寫 =B2<=60。

自訂公式進階做法 ｜ 多條件、跨欄與整列變色怎麼寫

當判斷條件不只一個，或是你想讓整行資料一起變色，就得改走公式這條路。

自訂公式語法：和「儲存格裡打 IF」是兩回事

操作路徑：開始 ＞ 條件格式 ＞ 新增規則 ＞ 使用公式來決定要格式化哪些儲存格，在公式框輸入：

=B2<60

按「格式」設定紅字紅底，確定。套用範圍如果是 B2:D11，Excel 會以 B2 為基準，自動把公式往右往下推算到每一格。

這裡要釐清一個超高頻的誤解：不少人搜尋「Excel 設定格式化條件公式 if 顏色」「Excel if 顏色判斷」，以為要在儲存格裡另外打一條 IF 函數才能讓數字變色——不是這樣。

兩者的差別是：

• 條件格式的公式框：只需要一個會回傳 TRUE 或 FALSE 的判斷式，例如 =B2<60。回傳 TRUE 就套用格式，FALSE 就不套用。不用寫 IF，寫了 =IF(B2<60,TRUE,FALSE) 雖然也能動，但完全多餘。
• 儲存格裡打 IF 函數：例如 =IF(B2<60,"不及格","及格")，這只會在該格產生一段文字，不會改變任何顏色。函數本身沒有辦法改字色。

結論很直接：在 Excel 裡，顏色只能由「條件格式」或「儲存格數字格式」產生，函數改不了顏色。 如果你在網路上看到「Excel 文字顏色公式」這種說法，指的一定是把公式寫進條件格式的公式框，而不是寫在儲存格裡。

多條件判斷：AND 與 OR 的寫法

用剛才那份成績表。假設補考名單的標準是「國文低於 60 而且 出席率低於 80%」——只是考差不需要補考，考差又常缺席才需要。

選取 B2:B11，新增規則，公式輸入：

=AND($B2<60,$E2<0.8)

符合條件的共有四人：林柏辰（54 分／72%）、吳庭安（43 分／65%）、許家豪（36 分／58%），以及只差一分及格的蔡宗霖（59 分／79%）——他的分數與出席率同樣兩項都低於門檻，一樣會被標紅。這正是多條件的價值：它會逼你把標準想清楚。

如果標準改成「任一條件成立就要關心」，把 AND 換成 OR：

=OR($B2<60,$E2<0.8)

出席率欄位是百分比格式時，公式裡要寫小數 0.8，不要寫 80，這是另一個常見卡點。

順帶一提，Excel 設定格式化條件多個規則是完全可行的：同一個範圍可以疊加「低於 60 標紅」「高於 90 標綠」兩條規則，Excel 會依「管理規則」清單裡的順序由上往下套用。若兩條規則同時成立而你只想讓其中一條生效，勾選該規則右側的「如果 TRUE 則停止」即可。

整列變色：$ 符號決定成敗

「Excel 格式化條件整列變色」是搜尋量很高的需求——不只讓分數那格變紅，而是整行學生資料都變底色，視覺上更容易追蹤。

做法：選取 A2:E11（整個資料區，包含姓名欄），新增規則，公式輸入：

=$B2<60

關鍵在 $B2：欄號 B 前面加 $ 鎖住，代表「不管現在判斷的是 A 欄、C 欄還是 E 欄，一律回頭看 B 欄」；列號 2 不加 $，代表「往下推到第 3 列時自動變成 $B3」。這一鎖一放，就是整列變色的全部秘密。

業績報表案例：標示低於目標的月份

同樣的技巧換個場景。業務主管的月報表 A 欄是月份、B 欄是實際業績，目標是 NT$50 萬：

選取 A2:B13，新增規則，公式輸入：

=$B2<500000

格式設成紅字加淺紅底。設定完成後，整份年度表裡沒達標的月份整列變紅，開月會時不用再逐筆念數字，直接看紅色有幾條就知道問題規模。搭配第一段學的「門檻放在儲存格」技巧，把 500000 改成 $G$1，下一季目標調整成 60 萬時，改一個格子全表重算。

如果你的業績表還需要標示「達標但衰退」這種第二層狀態，就再疊一條規則，例如 =AND($B2>=500000,$B2<$C2)（C 欄放去年同期），用黃色標示。三條規則疊起來，一張表就能講完整個故事。

不過這裡要說句實話：當這份業績表需要五個業務同時更新、還要在落後時通知負責人，條件格式就到極限了——它只會變色，不會提醒任何人。這種情境下把資料搬到 monday.com 的看板會更省事，數值欄位可以設顏色門檻；至於「低於目標時自動通知負責人」這類自動化規則，屬於 Standard 以上付費方案才有的功能。免費方案可以先把看板和門檻顏色建起來熟悉介面，確認流程合用之後再評估是否升級。

日期判斷與資料驗證：兩個常被忽略的延伸用法

根據日期設定格式：條件格式不只能比較數字，日期同樣適用，因為日期在 Excel 內部本來就是數字。要標出已經逾期的項目，公式寫 =$C2<TODAY()；要標出「七天內即將到期」，寫 =AND($C2>=TODAY(),$C2<=TODAY()+7)。若只是想抓本週、上個月這類區間，直接用 醒目提示儲存格規則 ＞ 發生的日期 選預設選項就好。

結合資料驗證與條件格式：資料驗證負責「不讓錯誤資料被輸入」，條件格式負責「把已經存在的異常值標出來」，兩者搭配可同時限制輸入內容並自動標示異常值，提升資料正確性。例如成績欄位先用 資料 ＞ 資料驗證 限定只能輸入 0 到 100 的整數，擋掉手滑打成 600 的狀況，再用條件格式把低於 60 的分數標紅，讓不及格一眼可見。

公式常見錯誤：$ 沒鎖好，整欄整列亂變色

公式法八成的災情都來自參照沒寫對。對照表如下：

最典型的災情是寫成 =$B$2<60：因為 B2 是 88 分不小於 60，判斷永遠是 FALSE，整個範圍完全沒反應；但如果 B2 剛好是 54 分，就會變成整片區域全部變紅。發現「要嘛全紅、要嘛全不紅」，先回去檢查 $ 的位置就對了。

另一個細節：公式一定要以選取範圍左上角那一格為基準來寫。你選的是 B2:D11 就寫 B2；如果你先點了 B5 再拖曳選取，Excel 的作用儲存格是 B5，公式就要以 B5 為基準，否則整體會位移。

把 $ 的四種寫法練熟，公式法就算過關了——後面的樞紐分析、函數巢狀、儀表板，用的都是同一套參照邏輯。

負數自動變紅色 ｜ 內建數字格式 vs 條件格式，該選哪個

「Excel 負數紅色」是財務報表、損益表、庫存表的日常需求，但很多人不知道 Excel 負數變紅色其實有兩種完全不同的做法，用錯方法會白繞一大圈。

方法一：內建「負數顯示紅色」數字格式（最快）

如果你的需求只是「負數顯示成紅字」，根本不需要動用條件格式：

1. 選取要套用的儲存格範圍。
2. 按 Ctrl+1（Mac：Command+1）開啟「儲存格格式」。
3. 切到 數值 分頁，在右側「負數表示方式」清單裡選紅色的那幾個選項（有「-1234.10」紅色版與「(1234.10)」括號紅色版）。
4. 確定。

想要更精細地控制顯示方式，改選 自訂 分頁，在類型欄位輸入格式代碼：

格式代碼用分號分成四段，順序固定是「正數;負數;零值;文字」。最常見的錯誤就是把順序寫反，寫成 [紅色]0;-0，結果變成正數紅、負數黑，完全相反。

另外要注意語言版本：中文版 Excel 要打 [紅色]，英文版要打 [Red]。 檔案在不同語系的 Excel 之間傳遞時，Excel 通常會自動轉換顯示，但自己手動輸入時打錯語言會直接跳錯誤訊息。

這個方法的優點是快、不佔用條件格式規則數量、不會拖慢大型檔案；缺點是只能改字體顏色，沒辦法加底色或粗體。

方法二：用條件格式讓負數變紅（更醒目、可複合判斷）

如果你需要負數不只變紅字、還要有紅底或粗體，或是要和其他條件組合，就走條件格式：

1. 選取範圍。
2. 開始 ＞ 條件格式 ＞ 醒目提示儲存格規則 ＞ 小於。
3. 輸入 0。
4. 選「淺紅色填滿與深紅色文字」或自訂格式。

想更進一步，用公式法可以做到內建格式做不到的事。例如「虧損超過 10 萬才要跳出來」：

=$B2<-100000

或是「這個月是負數，而且比上個月更差」：

=AND($B2<0,$B2<$A2)

這種複合判斷，數字格式完全做不到。

判斷指引：什麼時候用哪一種

• 只是要負數顯示紅字 → 用內建數字格式，兩步完成，效能最好。損益表、現金流量表這類欄位多、資料量大的檔案特別適合。
• 要紅底、粗體，或想讓整列跟著變色 → 用條件格式。
• 負數要再加其他條件才標示（金額超過某個門檻、比上期衰退、特定部門才標） → 只能用條件格式的公式法。
• 同一份表兩種都想要 → 可以並用。數字格式管基本紅字，條件格式再針對「嚴重虧損」疊一層紅底。兩者不衝突，條件格式的優先權高於數字格式。

條件格式常見錯誤與排解 ｜ 6 種狀況對照

設定完發現顏色沒出現、或是出現在不該出現的地方，先對照下表找原因，通常三十秒內能解決。

還有一個容易被忽略的情況：規則互相覆蓋。同一個範圍如果同時有「低於 60 標紅」和「低於 70 標黃」兩條規則，排在上面的那條會先生效。打開「條件格式 ＞ 管理規則」，用右側的上下箭頭調整順序即可。

另外，如果檔案愈開愈慢，通常是條件格式規則累積過多——尤其是反覆複製貼上會讓 Excel 把同一條規則拆成幾十個零碎範圍。在管理規則裡看到同一條規則出現十幾次，就該清掉重設一次。

清除、編輯與複製規則 ｜ 條件格式的日常維護

批次移除條件格式

• 只清掉某個範圍：選取範圍 ＞ 條件格式 ＞ 清除規則 ＞ 清除選取儲存格的規則。
• 清掉整張工作表：條件格式 ＞ 清除規則 ＞ 清除整個工作表的規則（這個動作無法用復原以外的方式救回，執行前先存檔）。
• 只想清顏色但保留規則：辦不到。條件格式的顏色是規則的產物，規則在顏色就在。真的要保留顏色但斷開規則，得先「複製 ＞ 選擇性貼上 ＞ 值和數字格式」貼成靜態值。

用「管理規則」編輯已設定的數值或格式

條件格式 ＞ 管理規則，把上方的下拉選單從「目前的選取範圍」改成「此工作表」，就能看到整張表所有規則的清單。這裡可以：

• 修改門檻數值（60 改成 65，不必重設一次）。
• 調整格式樣式。
• 調整規則的優先順序。
• 修改「套用至」的範圍——這是把規則擴充到新增資料列最正確的做法。
• 刪除多餘的重複規則。

養成習慣：每次動條件格式之前，先來這裡看一眼目前有幾條規則。大部分的「怎麼改都不對」都是因為底下還壓著一條你忘記的舊規則。

用「複製格式」快速套用到其他範圍

選取已經設好規則的儲存格，點 開始 ＞ 複製格式（油漆刷圖示），再刷過目標範圍，規則就複製過去了。連點兩下油漆刷可以鎖定連續使用，刷完多個區域後按 Esc 解除。

如果只是要把規則套到同欄下方新增的資料，比起格式刷，更建議直接進管理規則把「套用至」的範圍改大（例如把 $B$2:$B$11 改成 $B$2:$B$500），這樣資料再多也不用重刷。

當條件格式不夠用：資料需要協作和提醒時

條件格式很強，但它有三個天花板：只會變色不會提醒、多人同時編輯容易衝突、檔案版本一分叉就無法統一。

如果你標紅的是專案進度落後、庫存低於安全水位、業務未達標這類「標出來之後需要有人去處理」的資料，變色只完成了一半的工作。剩下的一半——通知誰、追蹤處理狀態、確認有沒有解決——Excel 沒辦法自動接手。

這時候把資料移到專案管理工具會更合適：

• 5 人以下、剛開始做追蹤 → 先用 Notion 免費版建一個資料庫，門檻最低。
• 5 到 15 人跨部門協作 → monday.com 的自動化規則最適合（自動化屬付費方案功能）。它能做到條件格式做不到的事：數值低於門檻時不只變色，還會自動指派負責人、發通知、改變狀態欄位。搭配儀表板功能，主管不用開檔案就能看到本月有幾項紅燈。
• 工程團隊跑 Scrum → ClickUp 的自定義欄位與 Sprint 管理更貼合開發流程。

判斷原則：資料是給自己看的，Excel 條件格式綽綽有餘；資料要給多人看、看完還要有人行動，就該換工具。

結論

回到最初的問題，把重點收在這裡：

• 最快解法：選取範圍 ＞ 條件格式 ＞ 醒目提示儲存格規則 ＞ 小於 ＞ 輸入門檻 ＞ 選紅色格式，三步驟完成 Excel 低於某數值數字變紅色。
• 選路徑的原則：單欄單門檻用內建規則，跨欄、多條件、整列變色一律走「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」。
• 負數變紅有兩條路：只要紅字用 Ctrl+1 的自訂格式代碼 0;[紅色]-0；要紅底、粗體或複合判斷才用條件格式。
• 公式法的關鍵是 $：$B2 鎖欄不鎖列才能整列變色，誤寫成 $B$2 會導致全部變紅或全部沒反應。
• 顏色不是函數做的：條件格式公式框只需要回傳 TRUE／FALSE 的判斷式，在儲存格裡打 IF 函數不會改變任何顏色。
• 列印前記得加底色：只設紅字在黑白列印下幾乎看不出差異。

下一步很具體：打開你手邊那份成績表或業績表，先用「小於」規則跑一次單一門檻，確認顏色會跟著資料變動；再用 =$B2<60 試一次整列變色，你就同時掌握兩條路徑了。

如果你標紅的資料是團隊要一起追的進度或指標，光變色不夠——把它搬到 monday.com 上，用「專案追蹤」範本建一個看板，把數值欄位設好門檻顏色，十分鐘就能把一張靜態的紅字表變成團隊共用的追蹤看板。

想再進一步加上「低於目標自動通知負責人」這類自動化規則，就需要升級到 Standard 以上的付費方案；自動化並不包含在免費方案裡。免費方案能做的是先把看板、欄位與門檻顏色建起來，實際跑一輪流程之後，再判斷值不值得為自動化付費。

Excel 條件格式常見問題 FAQ

Excel 如何設定大於某數值變色？

路徑和「小於」完全一樣，只要在 條件格式 ＞ 醒目提示儲存格規則 選擇「大於」，輸入門檻數值即可，例如輸入 90 就能把高分自動標成綠色。想同時標示上下兩端，就疊加兩條規則（低於 60 標紅、高於 90 標綠），Excel 支援同一範圍套用多條規則。換句話說，如果想做相反方向的判斷，作法完全相同，只要把「小於」改成「大於」即可自動把高分標成綠色。

Excel 怎麼讓負數變紅色？

兩種做法。最快的是選取範圍按 Ctrl+1 ＞ 數值 ＞ 負數表示方式選紅色，或在「自訂」輸入格式代碼 0;[紅色]-0，完全不需要動到條件格式。如果你還想要紅底、粗體，或是要加上「虧損超過 10 萬才標」這種條件，就改用條件格式的「小於 0」規則或公式法。前面的負數專章有完整對照。

在 Excel 中，如何設定低於數值的顏色？

選取資料範圍 → 開始 ＞ 條件格式 ＞ 醒目提示儲存格規則 ＞ 小於 → 輸入門檻數值（例如 60）→ 選擇紅色文字或淺紅底色 → 確定。設定完成後資料一更新，顏色會即時跟著變。如果需要依照其他欄位判斷，改用「使用公式來決定要格式化哪些儲存格」，公式寫 =$B2<60。

在 Excel 中，如何標示相同數值的顏色？

用同一個功能家族裡的另一個選項：條件格式 ＞ 醒目提示儲存格規則 ＞ 重複的值。跳出視窗後可以選「重複」或「唯一」，前者標出出現兩次以上的值，後者標出只出現一次的值。這在核對訂單編號、身分證字號、客戶名單有沒有重複輸入時特別好用。若要找出「與特定儲存格相同」的值，改用「等於」規則即可。

可以同時設定多個條件嗎？

可以。同一個範圍能疊加多條規則，例如低於 60 標紅、高於 90 標綠、介於 60 到 70 標黃。到 條件格式 ＞ 管理規則 可以看到所有規則並調整優先順序——排在上面的先套用。若兩條規則同時成立但你只想讓一條生效，勾選該規則的「如果 TRUE 則停止」。

條件格式可以套用在文字上嗎？

可以，而且技術完全相同。醒目提示儲存格規則 ＞ 包含下列的文字，輸入「延遲」「未達標」「退貨」等關鍵字，符合的儲存格就會變色，這就是 Excel 條件文字顏色最直接的做法。需要更彈性的判斷，用公式法寫 =ISNUMBER(SEARCH("延遲",$D2))，可以做到部分比對；或用 =$D2="已完成" 做完全比對。要注意 Excel 的文字比對預設不分大小寫。

條件格式可以根據日期變色嗎？

可以。日期在 Excel 內部就是數字，所以比較邏輯和數值完全一樣：=$C2<TODAY() 標出逾期項目，=AND($C2>=TODAY(),$C2<=TODAY()+7) 標出七天內到期的項目。若只需要本週、上個月這類常見區間，直接用 醒目提示儲存格規則 ＞ 發生的日期 選預設選項最快。

Excel for Mac 與 Windows 操作有差異嗎？

核心步驟一致，選單位置略有不同。Mac 版的條件格式在「常用」分頁，快速鍵把 Ctrl 換成 Command（開啟儲存格格式是 Command+1）。管理規則的路徑是「格式 ＞ 設定格式化的條件」，功能與 Windows 版相同。自訂格式代碼在兩個平台通用。

Google Sheets 可以做一樣的設定嗎？

可以，邏輯幾乎相同。路徑是 格式 ＞ 條件式格式設定，在「格式規則」下拉選單選「小於」並輸入數值，右側設定格式樣式。需要公式判斷就選最下方的「自訂公式」，輸入 =$B2<60，$ 的鎖定規則和 Excel 一致。差別在於 Google Sheets 的自訂格式代碼支援度較有限，負數紅字建議直接用條件格式的「小於 0」處理。