8步教你掌握kick off meeting！啟動會議強化專案動力！

在任何成功的專案中，啟動會議作為專案起點，都有著不可或缺的重要地位。Kick off meeting設定了專案的基調，能夠有效凝聚專案團隊力量，在成員們執行具體任務之前讓他們了解整體的專案目標和範疇，明確自身的角色和責任，更好地推動任務進展。當你掌握了如何有效召開啟動會議後，相信你也能夠進一步強化執行專案的動力，推動專案工作高效進行！

kick off meeting 是什麼？啟動會議目的＋參與者＋進行方式

啟動會議Kick-off Meeting，是在新項目或新階段開始時舉行的會議。啟動會議不僅是專案開始的標誌，也是對專案目標、範圍、時間線、資源分配、風險管理等重要元素的明確確認，是為專案奠定堅實基礎，並讓所有相關人員對項目有共同理解的重要步驟。

啟動會議的目的

啟動會議的主要目的是為了確定並溝通專案的各個重要元素，包括專案目標、範圍、時間線、資源分配、風險管理等，提供了一個讓所有參與者能夠討論並達成共識的機會，讓大家對專案有明確的理解和期望。此外，啟動會議也是讓團隊成員了解他們的角色和責任，並建立團隊精神的機會。

啟動會議的參與者

啟動會議的參與者通常是所有與專案相關的人員，例如：專案經理、專案團隊成員、主要利益相關人，以及任何其他可能對專案有影響的人。每個參與者都在專案中扮演著重要的角色，並且要在會議中明確他們的責任和期望。

參與者角色	描述
專案經理	專案的主要負責人，負責確定專案的目標，規劃專案的進行，並監督專案的執行。
專案團隊成員	負責完成專案任務的人，他們的角色和職責可能會根據專案的性質和階段有所不同。
利害關係人	對專案結果有重大利益的人或組織，例如：客戶、使用者、供應商、投資者等。
產品經理（如適用）	在產品導向的專案中，產品經理可能會參加啟動會議，以提供產品的視角和需求。
行政/領導人員	在某些情況下，公司的行政或領導人員可能會參加啟動會議，以提供對專案的指導或支持。
專家顧問	在需要特定專業知識或技能的專案中，可能會邀請專家顧問參加啟動會議。

啟動會議的進行方式

啟動會議的進行方式可能會根據專案的大小、複雜性，以及組織的文化而有所不同。一般來說有這幾個部分：

1. 開場和介紹：會議開始時，會議主持人需要介紹會議的目的，並讓所有的參與者自我介紹。
2. 專案概述：專案經理應該提供專案的詳細概述，如專案的背景、目標、範圍、時間線、資源分配等。
3. 角色和責任：每個團隊成員的角色和責任都要在會議中明確。這有助於讓每個人都知道他們在專案中的工作內容。
4. 開放討論：需要提供機會/時間讓參與者提問和討論。這有助於所有的問題都能夠得到解答，並且所有的參與者都對專案有清晰的理解。
5. 下一步行動：會議結束時，應該明確下一步的行動計劃，以便讓所有的參與者知道他們需要做什麼。

整個會議都要鼓勵開放和誠實的溝通，以便所有的問題和擔憂都能夠得到解決。會議結束後，應該撰寫並分發會議記錄，讓所有的參與者都記得會議的主要內容和下一步的行動計劃。

總之，啟動會議是專案管理中重要部分，能讓所有參與者對專案有明確的理解，並確定了他們的角色和責任。透過有效的啟動會議，你將能夠強化專案的動力，並推動專案向前。

啟動會議在專案中的重要性及角色

啟動會議在專案中扮演著關鍵角色，其重要性可以從這幾個方面來理解：

• 確定與溝通專案目標：啟動會議讓所有的專案參與者能夠明確地理解專案的目標，以及如何達成這些目標。這有助於讓每位成員能夠為達成專案目標作出貢獻。
• 建立團隊精神：啟動會議也是建立團隊精神的重要機會。在會議中，可以通過討論和共享信息來增強團隊的凝聚力和合作精神。
• 確定角色與職責：在啟動會議中，每個團隊成員都需要明確自身的角色和職責，知道他們在專案中的工作內容，並且可以負責任地完成他們的工作。
• 規劃專案的工作流程：啟動會議為專案的工作流程提供了一個初步規劃。在會議中，可以討論並確定專案的主要階段，任務分配，以及時間線。
• 識別與管理風險：在啟動會議中，可以識別並討論專案可能遇到的風險，並制定適當的風險管理策略。這有助於預防和應對可能出現的問題，從而增加專案成功的機會。
• 確立溝通機制：啟動會議中確立的溝通機制和溝通平台，可以讓專案信息在團隊間進行有效傳遞，避免誤解和混淆。

總的來說，啟動會議在專案中的角色是組織和啟動專案的重要步驟。它為專案的成功打下了堅實的基礎，並為專案的各個階段提供了明確的指導。

啟動會議的具體內容（4W2H）

啟動會議的具體內容應該按照4W2H的原則來設定，這個原則代表了「Who, What, When, Where, How, How much」，分別為「誰？做什麼？何時？何地？如何做？需要多少資源？」

• 誰（Who）：明確參與者和各自的角色。需要具體指出項目的利害關係人，例如：專案經理、團隊成員、委託人、用戶、供應商等，並明確他們在項目中的角色和職責。
• 做什麼（What）：說明項目的目標和範圍。例如：專案要達成的具體目標，以及達成這些目標所需要完成的具體工作（即項目範圍）。
• 何時（When）：制定項目的時間表。應該明確每個主要活動的開始和結束日期，並說明整個項目的預計完成時間。
• 何地（Where）：應該明確執行專案任務所涉及到特定的地點或場所，也包括進行專案溝通的方式和平台（例如：實體會議、Zoom、Slack等）。
• 如何做（How）：明確項目的主要工作流程和方法。例如：專案將如何管理和監控，以及將如何處理風險和問題。
• 需要多少資源（How much）：列出項目的預算和資源需求。例如：專案需要的人力、物力、財力等各種資源，以及這些資源的來源。

在啟動會議中，所有內容都需要進行詳細討論並達成共識，以確保所有參與者對項目有清晰的理解，並且知道他們在項目中需要完成的工作。

不同類型的啟動會議｜kick off meeting範例

啟動會議的類型可以根據專案的規模、複雜性，或者組織的特定需求來有所不同：

專案啟動會議

專案啟動會議在專案的開始階段進行，用來定義專案的目標、範圍、時間線、預算，以及分配角色和職責。這種會議通常由專案經理主持，並且邀請所有的專案團隊成員和主要的利害關係人參加。

例如，新的軟體開發專案可能會在開始時進行專案啟動會議，來確定開發的目標和要求，分配開發和測試的任務，並討論開發的時間線和預算。

產品啟動會議

產品啟動會議在一款新產品或者服務上市前進行，用來討論和確定市場策略，涵蓋定價、推廣、銷售和服務等方面。這種會議通常由產品經理或者市場經理主持，並且邀請銷售、市場、產品開發和服務等部門的代表參加。

例如，一款新的消費電子產品在上市前可能會進行產品啟動會議，來討論市場定位、價格策略，以及推廣活動的安排。

活動啟動會議

活動啟動會議在大型活動（如展覽、研討會或者公益活動）的籌備階段進行，用來確定活動的主題、目標、日程、預算，以及分配工作任務。這種會議通常由活動策劃人主持，並且邀請所有的活動工作團隊和主要的合作夥伴參加。

例如，年度的業界展覽可能在籌備階段進行活動啟動會議，來討論展覽的主題和目標，確定展覽的時間和地點，以及分配展覽籌備的各項工作。

敏捷專案啟動會議

在敏捷開發的環境中，啟動會議也是重要部分之一，有助於設定專案的目標和範疇，並確立團隊的共識和合作。敏捷專案啟動會議的特點有：

• 目標與期望清晰：在敏捷專案啟動會議中，需要清楚定義專案的目標、期望結果以及專案的成功標準，包括明確的產品視覺，以及對於產品的價值和優先順序的共識。
• 角色與職責明確：敏捷團隊成員有產品擁有者、團隊成員和敏捷教練等。在啟動會議中，需要明確各個角色的職責，並讓每個人都明白他們在專案中的角色。
• 工作方式與流程設定：敏捷專案啟動會議也是設定工作方式與流程的地方，例如所選擇使用的敏捷方法（Scrum或Kanban），以及確定如何組織和進行敏捷活動，如立項會議、日常站立會議、回顧會議等。
• 建立團隊價值觀和規範：敏捷開發強調團隊合作和自組織。在啟動會議中，團隊成員會一起討論並確立他們的共享價值觀、工作規範和期望的行為方式。
• 產品與專案規劃：敏捷專案啟動會議也會進行初步的產品和專案規劃，例如創建產品待辦清單，以及規劃第一個迭代的工作。

每種類型的會議都有其特定的目標和參與者，並且根據其特定的需要進行討論和決定。

kick off會議的流程

順序	流程步驟	描述
1	會議準備	訂定會議的日期、時間和地點，並向所有相關人員發出邀請。製作會議議程，列出會議將討論的主要議題。
2	開始會議	會議主持人開始會議，確定所有參與者都已經到場，然後介紹會議的目標和議程。
3	自我介紹	如果團隊成員之間尚未熟識，可以讓每個人做一個簡短的自我介紹。
4	專案介紹	介紹專案的背景、目標、重要性和期望的結果。
5	分配角色和責任	明確每個參與者在專案中的角色和職責。
6	討論工作計劃	介紹專案的主要階段和任務，並討論時間線和里程碑。
7	討論風險和問題	識別可能的風險和問題，並討論如何管理和應對這些風險。
8	確定溝通策略	確定專案溝通的方式、頻率，並設定溝通平台。
9	結束會議	會議主持人總結會議的主要內容，確認下一步的行動計劃，並正式結束會議。
10	撰寫和分發會議記錄	撰寫會議記錄，也就是會議的主要內容和決定，並將會議記錄分發給所有的參與者。

8步驟掌握啟動會議kick off meeting規劃主持

1. 確定kick off會議目標

設定明確的會議目標需要對專案的需求與期待有深入的了解，並將這些需求與期待轉化為具體、可衡量的目標。這可能需要與專案持有人或者利害關係人進行深度的溝通與討論，以確保目標的準確性和適切性。

1. 瞭解專案需求和期望：首先，你需要瞭解專案的需求和期望。這可能需要你與專案的利害關係人、專案團隊成員，或者客戶進行溝通和討論。瞭解他們的需求和期望可以幫助你確定會議的目標應該專注於什麼。
2. 制定具體、可衡量的目標：當你瞭解了專案的需求和期望之後，你需要將這些需求和期望轉化為具體、可衡量的目標。這些目標應該與專案是否成功有直接相關性，並且是可以在會議中討論和達成的。
3. 確定優先順序：如果有多個目標，你需要確定他們的優先順序。這可以幫助你在會議中有效地分配時間和資源。
4. 溝通並獲得共識：當你設定了會議目標之後，你需要將這些目標溝通給所有的會議參與者，並獲得他們的共識。

例如，如果你的專案是開發一款新的軟體產品，會議的目標可能是確定產品的特性、確定開發時間表、分配開發任務，並設定產品的品質標準。在設定這些目標時，你需要考慮到專案的需求和期望，以及會議參與者的能力和資源。

在準備啟動會議時，首要任務就是確定會議目標。一個明確的會議目標可以作為會議的指引，明確指向我們希望在會議結束時達到的成果或理解。例如，啟動會議的目標可能是確定專案範疇、設定期待的成果、分配角色與任務，或訂立溝通計劃。

2. kick off會議準備

準備不僅可以提高會議的效率，也可以增加參與者的參與度和滿意度。當參與者看到會議是經過周全規劃的，他們更可能對會議的結果感到滿意，並在專案中投入更多的精力。

準備啟動會議並不僅僅是安排時間和地點，還需要對會議的內容進行周全的規劃。這裡有幾個步驟可以幫助你更好地準備啟動會議。

1. 了解你的參與者：會議的參與者應該是所有與專案相關的人員，例如：利害關係人、專案團隊成員和客戶。了解他們的角色、負責的任務和對專案的期望，可以讓你更好地規劃會議的議程。
2. 設計會議議程：會議議程需要涵蓋會議的主要內容和時間分配。你的議程應該根據會議目標來設計，並確保每一項重要議題都有足夠的時間來討論。你也需要預留一些時間來處理可能出現的問題或者未預期的討論。
3. 準備會議材料：你可能需要準備一些會議材料來支援會議的進行，比如專案計劃、產品設計圖或者市場分析報告。所有的材料應該在會議前就已經準備好，並可以在需要的時候快速獲取。

3. 邀請參與者

啟動會議的參與者應該是所有對該專案有重要影響或貢獻的人員：

• 專案經理：專案經理負責整個專案的規劃、執行、監控和結束。他們需要確保專案按照計劃順利進行，並解決可能出現的問題和挑戰。
• 專案團隊成員：專案團隊成員是專案的主要工作力量，他們負責具體的工作任務，如設計、開發、測試等。他們需要明瞭專案的目標和期望，並根據這些目標和期望來完成他們的任務。
• 利害關係人：利害關係人可能是內部的管理層、外部的客戶或供應商，或其他任何對專案有利害關係的人或組織。他們可能對專案的結果有期望，並可能影響專案的決策和方向。
• 客戶：如果專案是為特定的客戶進行，那麼客戶也要被邀請參加會議。他們可以提供專案需求，並提供專案結果的反饋。

在邀請參與者時，應該讓所有的參與者都瞭解他們在會議中的角色和責任，並對會議的目標有清晰的理解。這可以通過在邀請信中明確說明，或在會議開始時進行簡單的介紹來實現。

4. 設定kick off會議議程

設定有效的啟動會議議程需要考慮到會議的目標、參與者的需求和時間的分配。我們可以根據這些步驟來設定有效的kick off會議議程：

1. 明確會議目標：會議議程應該圍繞會議的目標來設計。每個議程項目都需要直接或間接地幫助達成會議目標。
2. 了解參與者需求：不同的參與者可能有不同的需求和期望。了解這些需求和期望可以幫助你設定更貼近實際的議程。
3. 分配時間：每個議程項目都應該有明確的時間分配。而時間的分配應該根據議程項目的重要性和複雜性來決定。你也需要預留一些彈性時間來處理可能出現的問題或者延長討論。
4. 順序安排：議程的順序應該根據議題的流暢性和邏輯性來安排。一般來說，較重要或者較複雜的議題要放在會議的前半部分。

議程對於會議的影響極大。好的議程可以推動會議順利進行，並達到預期的目標。它可以幫助參與者理解會議的目的，並將他們的注意力集中在重要的議題上。

反之，不良議程可能會導致會議的混亂和無效，造成時間和資源的浪費。如果議程項目不清楚，或者時間分配不合理，參與者可能會對會議感到困惑或者不滿，從而影響他們對會議結果的接受度和對專案的投入。

5. 進行kick off會議

啟動會議是專案開始的關鍵，有效開展啟動會議需要良好的準備、清晰的溝通和恰當的領導：

1. 準備工作：在會議開始前，確認所有的準備工作都已完成。這包括確定會議地點和設備的適用性，以及檢查所有的會議材料都已經準備好。
2. 開場白：優秀的開場白可以奠定會議的調性，並讓參與者了解會議的目標和議程。你需要在開場白中介紹所有的參與者，並說明他們在會議中的角色和責任。
3. 溝通：會議應該鼓勵大家進行開放和誠實的溝通。所有的參與者都能有機會表達他們的意見和問題。同時，你也要確保所有的討論都圍繞會議的目標進行。
4. 導向：作為會議的主持人，你需要推動會議按照議程順利進行。這可能需要你在必要時引導討論，或者解決可能出現的問題和衝突。

保持會議節奏和時間的管理是進行有效會議的關鍵。把握有度的節奏可以讓會議流暢進行，並幫助參與者保持專注。如果節奏太快，參與者可能無法跟上討論；如果節奏太慢，參與者可能會感到無聊或者疲倦。

時間的管理同樣重要。如果會議超過預定時間，參與者可能會感到不滿，並對會議結果產生負面的態度。反之，如果會議提前結束，參與者可能會覺得他們的時間被浪費，或者重要的議題沒有得到足夠的討論。

因此，作為會議的主持人，你需要盡力維護會議的節奏和時間。這可能需要你在會議中進行恰當的引導，並在必要時調整議程或者時間分配。

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6. 保持kick off會議開放溝通

開放的溝通對專案的成功有著深遠的影響。它可以幫助建立信任，提高團隊的凝聚力，並促進問題的及時發現和解決：

• 創造安全的環境：參與者需要覺得他們在會議中可以自由地表達他們的觀點和擔憂，而不會受到批評或者懲罰。你可以通過表達尊重和接納的態度，以及適時的肯定和鼓勵，來創造這樣的環境。
• 鼓勵參與：你應該鼓勵所有的參與者在會議中發表意見。這可能需要你主動邀請沉默的參與者發言，或者給予他們發言的機會。
• 清晰的溝通：清晰的溝通可以幫助參與者理解會議的目標和議程，並知道他們在會議中的角色和責任。你也要明確表達你的期望和要求，並確保所有的參與者都了解明白。

當參與者可以自由地表達他們的觀點和擔憂時，他們會覺得他們的貢獻被尊重和有價值，這可以提高他們的滿意度和投入度。此外，開放的溝通也可以幫助團隊及時發現和解決問題，從而避免問題的累積和擴大。

反之，如果溝通不開放，參與者可能會隱藏他們的觀點和擔憂，導致問題的解決被延遲，或者產生不必要的衝突和誤解。這不僅會影響團隊的效率和效果，也可能導致專案的失敗。

因此，保持開放的溝通是專案成功的關鍵。大家要努力創造一個開放溝通的環境，並鼓勵所有的參與者在會議中發表他們的觀點和擔憂。

7. 撰寫kick off會議記錄

撰寫有效的會議記錄需要時間和練習，但它的價值遠遠超過了這些投入。良好的會議記錄不僅可以提高會議的效率，也可以促進團隊的溝通和協作：

1. 記錄關鍵信息：你需要記錄下會議的日期、時間、地點，參與者名單，會議議程，以及討論的關鍵內容和達成的決定。
2. 明確行動項目：你也要記錄下每個行動項目的負責人、預計完成日期，以及任何相關的詳細信息。
3. 保持簡潔和清晰：會議記錄應該簡潔、清晰，以便於讀者理解。要避免使用參與者不理解的專有名詞和縮寫。
4. 及時分享：會議結束後，你要盡快將會議記錄分享給所有的參與者，給他們提供機會查看和提出修改建議。

撰寫會議記錄是會議過程中的重要步驟，可以協助記錄會議的關鍵事項，以及未來參考和行動的決定。

• 提供記錄：會議記錄提供了會議中討論的詳細記錄，讓參與者可以回顧討論的內容和達成的決定。
• 達成共識：會議記錄有助於讓所有參與者對會議內容和結果有共同的理解，減少誤解和混淆。
• 追蹤行動項目：會議記錄可以清晰地記錄下誰負責哪些行動項目，並提供能夠追蹤進度和確認完成的工具。

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8. 追蹤和評估kick off會議效果

在會議結束後進行追蹤和評估是非常重要的，可以幫助你推動行動實施，學習和改善你的方法，並提供有價值的回饋。你需要將追蹤和評估視為會議的一部分，並投入足夠的時間和精力來執行它。

1. 設定明確的指標：你需要設定明確的指標來評估會議的效果，例如完成的任務數量，達成的目標，或者參與者的滿意度等。
2. 定期檢查：你要定期檢查這些指標，並根據結果調整你的策略和方法。你可以在會議結束後立即進行第一次檢查，然後在項目的關鍵階段再次檢查。
3. 收集回饋：你也要積極收集參與者的回饋，以了解他們對會議的看法和感受。你可以通過調查問卷，面對面的討論，或者匿名的意見箱等方法來收集回饋。

啟動會議的結束並非意味著一切就此結束。反而，會議結束後的追蹤和評估是實現會議目標的關鍵步驟。

• 推進行動實施：追蹤和評估可以推進在會議中分配的任務和行動項目得以實施，並按照規劃的時間表進行。
• 學習和改善：評估會議的效果可以幫助我們瞭解哪些方法有效，哪些方法需要改進，從而不斷優化我們的會議流程。
• 提供回饋：追蹤和評估的過程也是一個提供回饋的機會，讓參與者了解他們的表現和進步，並瞭解如何改善他們的貢獻。

【高效工具】kick off meeting規劃＋溝通＋記錄＋評估

Monday.com

Monday.com是一款全面的工作作業系統，提供多樣化的工具來管理和協調你的團隊工作。你可以通過Monday.com來規劃Kick Off Meetings，以及管理和追蹤項目的進度。

• 規劃：你可以通過Monday.com的「Boards」板塊功能來規劃你的Kick Off Meeting，設定議程，分配角色，以及設定目標。
• 溝通：Monday.com的「Automations」自動化和「Integrations」整合功能讓你和你的團隊可以透過自動化的提醒和整合其他通訊工具（如Slack）來有效地溝通。
• 記錄：你可以通過Monday.com的「Docs」文檔功能來記錄Kick Off Meeting的內容和結果，並且可以將這些文件連接到相關的任務和項目。
• 評估：通過Monday.com的「Dashboards」儀表板功能，你可以追蹤和評估Kick Off Meeting的效果。這個功能可以提供視覺化的數據並可以自訂，讓你可以根據你的需要來評估會議的成效。

ClickUp

ClickUp是也是一款強大的任務管理和團隊協作工具。你可以透過ClickUp來規劃、溝通、記錄，以及評估你的Kick Off Meetings。

• 規劃：在ClickUp中，你可以通過「Lists」和「Tasks」功能來規劃你的Kick Off Meeting。你可以建立用於Kick Off Meeting的清單，並添加相關的任務。
• 溝通：ClickUp的「Chat」功能讓你和你的團隊可以直接在任務或清單中進行溝通。你也可以通過「Comments」功能來留下會議的重要討論點。
• 記錄：ClickUp的「Docs」文檔功能讓你可以建立和共享會議的記錄。你也可以通過「Embed View」將這些文件直接嵌入到你的任務或清單中。
• 評估：ClickUp的「Dashboards」儀表板和「Kanban」看板功能讓你可以追蹤和評估你的Kick Off Meeting的效果。它提供多種不同的小工具，如「Tasks by Assignee」，「Tasks by Status」，和「Time Tracked」，來幫助你分析會議的成效。

Notion

Notion是全面的專案管理工作平台，你可以在其中建立、共享和管理你的會議記錄、任務和其他工作內容。

• 規劃：你可以在Notion中建立專門用於Kick Off Meeting的頁面，並在其中添加你的議程，目標，和任務。
• 溝通：Notion的「Comments」功能可以幫助你和你的團隊在頁面上直接進行溝通。你也可以使用「Mentions」來提及團隊成員，並將他們引導到重要的內容。
• 記錄：你可以在Notion的頁面中直接記錄你的Kick Off Meeting的內容和結果。你也可以通過「Templates」模板功能來直接建立會議記錄。
• 評估：Notion不直接提供會議評估的工具，但你可以通過Notion的「Database」功能來追蹤和管理你的任務和目標，並從中獲取有關會議效果的見解。

Monday.com、ClickUp和Notion都是強大的專案工具，可以幫助你有效地規劃、溝通、記錄，以及評估你的Kick Off Meetings。你可以根據自己團隊的特定需求和偏好來選擇合適的專案工具，並通過這些軟體工具的免費試用版本來看看是否需要購買套餐進行使用。

關於kick off meeting的常見問題（FAQs）