Word 轉 Excel 是將 Word 文件中的表格資料移轉到 Excel 儲存格的操作，常見方法包括複製貼上、單一檔案網頁法、CSV 匯入、線上轉換器與 VBA 自動化。
Word 轉 Excel 前必讀：格式為什麼會跑掉？
Word 是流式排版軟體，文字和表格可以自由流動、合併、跨頁；Excel 則是格狀儲存格結構，每個資料點必須對應一個固定的欄列位置。這個底層架構的根本差異，就是 Word 轉 Excel 格式跑掉的核心原因。
具體來說，最常見的三種格式問題：
- 合併儲存格錯位：Word 表格中的合併儲存格在 Excel 裡會被拆成多個空白格，導致整個表格欄位對不齊
- 特殊符號亂碼：中文標點、全形符號或特殊字元在轉換過程中因編碼不一致而變成亂碼
- 多欄表格變單欄：Word 中並排的多欄表格，貼到 Excel 後全部擠成一欄
根據你的情境選擇正確的轉換方法，這些問題幾乎都可以避免。
5 種 Word 轉 Excel 方法一眼比較：哪種最適合你？
先看完整比較表，再用 3 步驟判斷流程找到你的最佳方法：
| 方法 | 難度 | 格式保留度 | 是否免費 | 適用情境 |
|---|---|---|---|---|
| 複製貼上 | ★☆☆ | 中 | ✅ 免費 | 單一、格式簡單的表格 |
| 單一檔案網頁法 | ★★☆ | 高 | ✅ 免費 | 多表格、格式複雜的文件 |
| 另存 CSV／純文字 | ★★☆ | 低（格式丟失、僅限純表格） | ✅ 免費 | 純數字資料，不需保留格式 |
| 線上免費工具 | ★☆☆ | 中～高 | ✅ 免費（有額度限制） | 偶爾使用、不想裝軟體 |
| VBA 自動化 | ★★★ | 中 | ✅ 免費 | 批次處理 10 個以上檔案 |
3 步驟選擇你的方法
不確定該用哪種？照這個流程走：
① 你有幾個表格需要轉換？
- 只有 1 個表格 → 直接用方法一：複製貼上
- 2 個以上 → 進入第 ②步
② 表格格式複雜嗎？
- 有合併儲存格、框線樣式、特殊排版 → 用方法二：單一檔案網頁法（格式保留度最高）
- 純文字和數字，不在意格式 → 用方法三：另存 CSV
③ 需要重複執行嗎？
- 每週或每月都要做 → 用方法五：VBA 自動化
- 一次性但手邊沒有 Office → 用方法四：線上免費工具
方法一：複製貼上（1 分鐘完成，適合單一表格）
這是最直覺的方法，適合只有一個格式簡單的表格需要搬到 Excel 的情境。
完整 5 步驟：
- 選取 Word 表格：將滑鼠移到表格左上角，出現十字箭頭圖示後點擊，即可選取整個表格
- 複製內容：按
Ctrl+C（Windows）或Command+C（Mac） - 切換到 Excel：開啟 Excel，點擊你要貼上的起始儲存格
- 使用貼上選項：按
Ctrl+V貼上後，右下角會出現「貼上選項」圖示，點擊展開選擇「保留來源格式」或「符合目的格式」 - 調整欄寬與儲存：選取所有欄位，雙擊欄位邊界自動調整欄寬，然後儲存檔案
想更深入了解各種貼上選項的差異，可以參考Excel 複製貼上技巧的完整教學。
Windows 與 Mac 操作差異
Mac 版 Excel 的「貼上選項」圖示位置與 Windows 略有不同。在 Mac 上，貼上後需要到功能列的「編輯」→「選擇性貼上」來選擇貼上格式。如果你使用的是 Mac 版 Microsoft 365，也可以用快捷鍵 Command+Control+V 直接叫出選擇性貼上對話框。
貼上後格式跑掉怎麼辦
最常見的問題是欄位錯位——Word 表格的合併儲存格在 Excel 中被拆開，導致資料跑到錯誤的欄位。兩個修復方式：
- 選擇性貼上 → 只貼值：如果你只需要資料本身，不需要格式，重新貼上時選「只貼值」可以避免大部分格式問題
- 文字分欄：如果多個欄位的資料被擠到同一欄，選取該欄後到「資料」→「資料剖析」，選擇「分隔符號」（Tab 或逗號），Excel 會自動幫你拆成多欄
常見錯誤提醒：不要在 Excel 中先選取一個範圍再貼上。直接點擊單一儲存格作為起點，讓 Excel 自動展開表格範圍，否則容易出現「複製區域與貼上區域大小不同」的錯誤訊息。
方法二：單一檔案網頁法（格式保留度最高，推薦首選）
原理是 Word 將文件轉存為 HTML 結構（.mht 格式），而 Excel 天生就能完整解析 HTML 表格標籤，因此欄位對齊、合併格式、甚至部分底色都能保留下來。
完整 5 步驟：
- 開啟 Word 文件：打開你要轉換的 .docx 檔案
- 另存新檔：點選「檔案」→「另存新檔」，在儲存位置選擇你方便找到的資料夾
- 選擇 .mht 格式：在「存檔類型」下拉選單中，選擇「單一檔案網頁（.mht; .mhtml）」，然後按「儲存」
- 用 Excel 開啟：打開 Excel，選擇「檔案」→「開啟」→「瀏覽」，在檔案類型篩選中選「所有檔案」，找到剛才儲存的 .mht 檔案並開啟
- 另存為 Excel 格式：Excel 會自動匯入所有表格。檢查格式後，選擇「檔案」→「另存新檔」，存檔類型選「Excel 活頁簿（*.xlsx）」
這個方法特別適合需要一次轉換整份 Word 文件中所有表格的情境，不用一個一個複製貼上。如果你之後還需要將 Excel 檔案轉成其他格式，可以參考 Excel 轉 PDF 教學。
Mac 使用者注意事項
Mac 版 Word 的「另存新檔」格式選單中沒有 .mht 選項。這是 Windows 獨有的功能。Mac 使用者建議改用方法一（複製貼上）處理簡單表格，或使用方法四的線上工具來處理複雜文件。
匯入後的常見微調
即使是格式保留度最高的方法，仍有兩個地方需要手動調整：
- 圖片：Word 中嵌入的圖片在匯入 Excel 後可能消失或位置偏移，需要重新插入
- 特殊框線：雙線框、虛線框等特殊框線樣式可能變成單線，需要在 Excel 的「儲存格格式」→「外框」中重新設定
方法三：另存 CSV／純文字（適合純數字資料快速匯入）
如果你的 Word 表格內容全是數字或簡單文字，完全不需要保留任何格式（框線、底色、字型都不重要），這個方法最乾淨俐落。
適用前提：表格內容為純數字或文字，無合併儲存格，無需保留排版。
完整步驟：
- 在 Word 中選取表格，確認分隔方式：用十字箭頭選取整個表格，確認每欄之間以 Tab 分隔（Word 表格預設如此），然後複製到新文件或直接進行下一步
- 另存為純文字檔：點選「檔案」→「另存新檔」，存檔類型選擇「純文字（.txt）」。儲存時會跳出編碼選擇對話框，務必選擇 UTF-8*
- 用 Excel 開啟 .txt 檔：開啟 Excel，選擇「檔案」→「開啟」，找到剛才的 .txt 檔案
- 文字匯入精靈設定：Excel 會自動啟動「文字匯入精靈」。在步驟 1 選「分隔符號」；步驟 2 勾選「Tab」作為分隔符號（Word 表格的欄位預設以 Tab 分隔）；步驟 3 可以針對個別欄位設定資料格式
- 儲存為 Excel 格式：匯入完成後，另存為 .xlsx
如果你對 Excel 的文字匯入精靈不熟悉，Excel 表格教學中有更詳細的資料匯入說明。
常見錯誤
- 中文亂碼：這是最常見的問題。儲存 .txt 時如果選了 ANSI 編碼，中文字就會變成亂碼。解決方式：重新儲存時選擇 UTF-8 編碼。如果已經匯入了亂碼檔案，可以在文字匯入精靈的步驟 1 中，將「檔案原始格式」改為「65001：Unicode (UTF-8)」重新匯入
- 數字被誤判為日期：Excel 會自動將「1-2」「3/4」這類數字判斷為日期格式。在文字匯入精靈步驟 3 中，將這些欄位的格式設為「文字」即可避免
方法四：線上免費工具（無需安裝，適合偶爾使用）
如果你手邊沒有安裝 Office，或只是偶爾需要轉換一兩個檔案，線上 Word 轉 Excel 轉換器是最方便的選擇。以下是三個主流免費工具的比較：
| 工具 | 免費額度 | 最大檔案限制 | 檔案保留時間 |
|---|---|---|---|
| Aspose Words | 無限次（無需註冊） | 10 MB | 24 小時後自動刪除 |
| iLovePDF | 每月有限免費額度 | 15 MB | 2 小時後刪除 |
| Smallpdf | 每日 2 次免費 | 5 GB（Pro） | 1 小時後刪除 |
操作方式大同小異：上傳 .docx 檔案 → 選擇輸出格式為 .xlsx → 點擊「轉換」→ 下載結果檔案。整個過程通常在 30 秒內完成。
其中 Aspose Words 是目前免費額度最寬裕的選項，不需要註冊帳號就能使用，適合大多數人的偶爾需求。
如果你的 Word 文件帶有表單欄位或需要數位簽署功能，一般的線上轉換器可能無法正確處理。這種情境下，pdfFiller 可以處理帶有表單欄位的文件轉換，而 SignNow 則適合需要在轉換流程中加入數位簽署的團隊。需要更進階格式轉換功能的用戶，也可考慮 Able2Extract 或 Adobe Acrobat，支援多種格式互轉。
線上工具的安全性考量
以下情況不建議使用線上轉換工具：
- 文件包含公司機密資料、客戶個資或財務數據
- 文件受到保密協議（NDA）約束
- 你的公司 IT 政策禁止將檔案上傳至第三方服務
這些情境下，請使用方法一到方法三的本機操作方式，資料全程不離開你的電腦。即使線上工具聲稱會在一定時間後刪除檔案，上傳的瞬間資料就已經離開你的控制範圍了。
方法五：VBA 自動化（批次處理 10 個以上檔案的進階方案）
如果你每週或每月都要從多份 Word 文件中擷取表格資料到 Excel，手動操作既耗時又容易出錯。VBA 巨集可以一次處理整個資料夾中的所有 Word 檔案，自動將每份文件的表格匯入 Excel。
前置設定（必讀）
VBA 巨集僅適用於 Windows 版 Excel，Mac 版不支援。執行前需要完成以下設定，否則巨集會直接失敗：
- 啟用巨集：開啟 Excel → 「檔案」→「選項」→「信任中心」→「信任中心設定」→「巨集設定」→ 選擇「啟用所有巨集」
- 信任 VBA 專案物件模型：在同一個「信任中心設定」視窗中，勾選「信任存取 VBA 專案物件模型」
- 確認已安裝 Word：這段程式碼會透過 COM 物件呼叫 Word，因此電腦上必須安裝 Microsoft Word
VBA 程式碼說明
在 Excel 中按 Alt+F11 開啟 VBA 編輯器，點選「插入」→「模組」，貼上以下程式碼：
Sub ImportWordTables()
Dim wdApp As Object ' Word 應用程式物件
Dim wdDoc As Object ' Word 文件物件
Dim tbl As Object ' Word 表格物件
Dim ws As Worksheet ' Excel 工作表
Dim i As Integer, r As Integer, c As Integer
Set wdApp = CreateObject("Word.Application") ' 啟動 Word
' ↓↓↓ 修改這裡的路徑為你的 Word 檔案位置 ↓↓↓
Set wdDoc = wdApp.Documents.Open("C:\你的資料夾\檔案名稱.docx")
Set ws = ThisWorkbook.Sheets(1) ' 匯入到第一個工作表
i = 1 ' 從第 1 列開始寫入
For Each tbl In wdDoc.Tables ' 逐一處理每個表格
For r = 1 To tbl.Rows.Count ' 逐列讀取
For c = 1 To tbl.Columns.Count ' 逐欄讀取
ws.Cells(i, c).Value = tbl.Cell(r, c).Range.Text ' 寫入儲存格
Next c
i = i + 1
Next r
i = i + 1 ' 表格之間空一列，方便區分
Next tbl
wdDoc.Close False ' 關閉 Word 文件（不儲存變更）
wdApp.Quit ' 關閉 Word 應用程式
End Sub
修改路徑：將 "C:\你的資料夾\檔案名稱.docx" 改成你實際的檔案路徑。如果要批次處理整個資料夾，可以加入 Dir() 函數迴圈讀取所有 .docx 檔案。
想進一步學習 Excel 自動化技巧，Power Query 教學提供了另一種不需要寫程式碼的資料匯入自動化方案。
執行與錯誤排除
按 F5 或點擊「執行」按鈕後，Excel 會在背景開啟 Word、讀取表格、寫入資料，整個過程可能需要幾秒到幾分鐘（取決於檔案數量和表格大小）。
常見錯誤與解決方式：
- 「找不到檔案」錯誤：檢查路徑是否正確，注意反斜線
\不要打成正斜線/，檔案副檔名要完整（.docx 不是 .doc） - 「執行階段錯誤 429：ActiveX 元件無法建立物件」：表示電腦上沒有安裝 Word，或 Word 版本與 Excel 不相容。確認兩者都是同一版本的 Microsoft 365 或 Office
- 匯入的文字末尾有亂碼符號：Word 表格儲存格的文字末尾會帶有隱藏的段落標記符號（Chr(13) 和 Chr(7)），可以在程式碼中加入
Replace()函數清除
Word 轉 Excel 後的資料整理建議
表格成功轉到 Excel 之後，通常還需要一些整理工作才能拿來分析或製作報表。以下是三個最實用的整理技巧。如果你是 Excel 新手，建議先看看 Excel 教學指南建立基礎觀念。
技巧一：移除重複項 從多份 Word 報表貼過來的資料很容易有重複列。選取資料範圍後，到「資料」→「移除重複項」，Excel 會自動比對並刪除完全相同的列。
技巧二：用資料驗證確保格式一致 轉換過來的資料可能格式不統一（例如日期有的寫「2024/1/1」有的寫「1月1日」）。設定下拉式選單或資料驗證規則，可以在後續輸入時強制統一格式。
技巧三：善用樞紐分析表 如果你從多份 Word 文件匯入了大量表格資料（例如每月的銷售報表），用樞紐分析表可以在幾秒內完成分類彙總、交叉比對。這比手動用公式加總快上數十倍。
想系統性提升 Excel 資料處理能力，Coursera 的 Macquarie University Excel 商業應用課程從基礎格式化一路教到樞紐分析與儀表板製作，完成後還能取得正式證書，對職場加分很有幫助。
當 Word→Excel 轉換已不夠用時
如果你發現自己每週都在重複做「從 Word 拉資料 → 貼到 Excel → 整理 → 做圖表」這個流程，這通常代表你的工作流程可以從根本上優化。
問題的核心在於：資料一開始就不應該存在 Word 裡。當團隊用 Word 寫報告、用 Excel 做分析、再用 Email 來回傳檔案，每一次轉換都是出錯的機會。
monday.com 等協作平台可以直接從表單收集資料，跳過 Word 表格 → Excel 轉換的中間步驟。資料一進系統就自動整齊，圖表也即時更新，提供專案管理、表單自動化與多維度資料視覺化，適合跨部門協作。免費方案不需要信用卡，適合先試試看是否符合你的需求。
如果你的團隊偏技術導向，ClickUp 的文件管理功能也能讓資料直接在平台內結構化，減少跨軟體搬移的麻煩。而 Notion 的彈性資料庫則適合需要同時管理筆記和表格的個人或小團隊。
結論
- 格式跑掉的根本原因是 Word 流式排版與 Excel 格狀儲存格的架構差異，不是你操作錯誤
- 單一表格、格式簡單 → 複製貼上最快，1 分鐘搞定
- 多表格、格式複雜 → 單一檔案網頁法（.mht）格式保留度最高，是 Windows 使用者的首選
- 純數字資料 → 另存 CSV 最乾淨；偶爾使用 → 線上免費工具最方便
- 批次處理 → VBA 自動化一勞永逸，但僅限 Windows 且需要基本程式概念
如果你的下一步是把轉換後的資料做成報表或儀表板，不妨直接在 monday.com 上建立一個看板，把資料從源頭就結構化管理，省去每次 Word→Excel 的重複搬移。10 分鐘就能建好第一個看板，免費方案永久使用、不需要信用卡。
更多 Excel 實用技巧，可以到我們的 Excel 教學專區繼續學習。
Word 轉 Excel 常見問題 FAQ
Word 轉 Excel 可以完整保留格式嗎？
可以做到接近完整保留，但無法 100%。格式保留度最高的方法是「單一檔案網頁法」（.mht），它能保留合併儲存格、框線樣式和部分底色。圖片和特殊框線仍需手動微調。
免費的 Word 轉 Excel 方法有哪些？
五種方法全部都可以免費完成。複製貼上、單一檔案網頁法、另存 CSV 是 Office 內建功能；線上工具中 Aspose Words 提供無限次免費轉換且不需註冊；VBA 自動化也不需要額外付費。
Word 表格轉 Excel 後欄位錯亂怎麼辦？
最常見的原因是 Word 表格中有合併儲存格。修復方式：選取錯亂的欄位，到「資料」→「資料剖析」使用文字分欄功能重新分配。或者重新貼上時選「選擇性貼上 → 只貼值」，避免格式干擾。
Mac 可以用單一檔案網頁法嗎？
不行。Mac 版 Word 的「另存新檔」格式選單中沒有 .mht 選項，這是 Windows 獨有的功能。Mac 使用者建議用複製貼上處理簡單表格，或使用 Aspose Words 等線上免費工具處理複雜文件。
如何一次轉換多個 Word 檔案的表格？
使用 VBA 自動化是最有效率的方式。在程式碼中加入 Dir() 函數，可以自動讀取整個資料夾中的所有 .docx 檔案並逐一匯入。如果不想寫程式，也可以用線上工具逐一上傳，但效率較低。
PDF 轉 Excel 也可以用這些方法嗎？
不完全適用。PDF 的結構與 Word 不同，無法直接用複製貼上或 .mht 方法。PDF 轉 Excel 建議使用專門的 PDF 轉換工具，或先將 PDF 轉成 Word 再轉 Excel。
