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【看板管理】掌握Kanban 核心方法,提升你的專案管理能力!

想進一步提升自己的專案管理能力嗎?掌握kanban 看板管理核心方法必不可少!我們已經為你整理好了kanban 看板的核心元素分析、應用實例講解和流程步驟教學,讓你3分鐘成為看板管理高手!更為你推薦多個免費高效的kanban 看板管理軟體平台,千萬別錯過!

在現代的工作環境中,專案管理的有效性和效率是成功的關鍵。Kanban 看板管理是日本製造業所衍生出的一種流行敏捷專案管理方法,以視覺化、靈活和注重連續改進的理念,提供了簡單而實用的方式來管理工作流程。

接下來,我們將詳細介紹 Kanban 看板管理的核心元素和方法流程,用實際案例讓你快速掌握Kanban 看板管理方法!更有免費高效的Kanban 看板管理軟體平台推薦,絕對不容錯過!

Kanban 看板管理介紹

什麼是Kanban 看板管理?

Kanban 看板是一種用於管理工作流程並提高效率的方法,源自日本的汽車製造商豐田。Kanban 的核心概念是視覺化工作流程,限制進行中的工作(Work in Progress,WIP),並通過持續改進來提高效率和產出。

在 Kanban 看板系統中,工作項目(如任務,用戶故事或問題)通常以卡片的形式表示,並在一個看板上移動,這個看板代表了工作流程的不同階段。這種方法可以讓團隊成員清楚地看到工作的現狀,並理解什麼需要做、什麼正在做,以及什麼已經完成。

什麼是Kanban 看板管理
來源:The Kanban software to handle any workflow

為什麼你要使用 Kanban 看板管理?

Kanban 看板管理有許多優點:

  • 提高透明度:Kanban 看板使工作流程和工作狀態對所有團隊成員都清晰可見,這有助於提高透明度,並確保每個人都清楚自己的工作與整個團隊的目標如何相關。
  • 降低過度生產:通過限制進行中的工作(WIP),Kanban 防止團隊成員同時進行太多的工作項目,這有助於降低過度生產和浪費,並確保團隊專注於完成最重要的工作項目。
  • 靈活性:與其他一些更嚴格的敏捷方法(如 Scrum)相比,Kanban 更加靈活。在 Kanban 中,新的工作項目可以在出現時立即加入看板,而不需要等到下一個迭代或冲刺。
為什麼你要使用 Kanban 看板管理優點
來源:Board View in ClickUp™

Kanban 看板管理與 Scrum 管理比較

雖然 Kanban 和 Scrum 都是敏捷方法,但它們在一些重要方面有所不同:

  • 時間框架:Scrum 依賴於固定的冲刺(通常為一到四週),每個冲刺(Sprint)開始時,團隊會選擇一組要在冲刺期間完成的工作項目。相反,Kanban 沒有固定的時間框架,新的工作項目可以隨時加入看板。
  • 角色:Scrum 定義了特定的角色,如 Scrum Master 和 Product Owner。然而,Kanban 沒有這些特定的角色。
  • 流程:在 Scrum 中,當一個冲刺結束時,團隊會進行回顧會議,並計劃下一個冲刺。在 Kanban 中,改進是一個持續的過程,不需要特定的回顧或計劃會議。

總的來說,選擇 Kanban 還是 Scrum 取決於你的團隊、你的項目以及你的特定需要。有些團隊甚至選擇使用二者的混合方法,例如 Scrumban,結合了 Scrum 的結構和 Kanban 的流動性。

Kanban 看板管理的核心元素

Kanban 看板作為流行的專案管理方法,主要目的是增加效率並降低過度生產,由多個核心元素組成:

可視化工作流

Kanban 的第一個步驟是建立可視化的工作流程。這通常涉及創建一個看板,包含多個列,每一列代表工作流程的一個階段(例如:「待辦」、「分析中」、「開發中」、「測試中」、「進行中」、「已完成」)。

Kanban 看板管理的核心元素可視化工作流列表
來源:Trello 將您的所有任務、團隊成員和工具整合在一起

每個工作項目或任務都使用卡片的形式來表示,並根據其在工作流程中的位置放在適當的列中。

例如,一個軟體開發團隊可能有一個待辦列,裡面包含各種新功能和修復需求,這些需求在被分配給開發者後,將被移動到「開發中」列。

WIP 限制進行中的工作(Work In Progress)

在 Kanban 看板中,每個流程階段的進行中的工作數量都有上限,也就是 WIP (Work In Progress)限制。這有助於確保團隊專注於最重要的任務,並防止工作過度堆積,令團隊成員能夠專注於當前最重要的任務。

例如,如果一個團隊的「開發中」列的 WIP 限制設定為 5,那麼在任何時候,該列中最多只能有 5 個任務在進行。

kanban看板管理的核心元素WIP 限制進行中的工作(Work In Progress)
來源:在看板上使用WIP 限制 | Atlassian

流量管理

Kanban 的另一個重要概念是流量管理,這意味著監控並優化工作項目從開始到結束的時間(也稱為週期時間)。如果某個階段的卡片積聚,表示那裡可能存在瓶頸,需要進一步調查並解決。

例如,如果「測試中」列總是滿的,而「已完成」列則鮮有卡片,那可能意味著測試是一個瓶頸。團隊可能需要增加測試資源,或者尋找提高測試效率的方法。

kanban看板管理的核心元素流量管理週期時間
來源:The Kanban View – Support

明確規則和政策

每個團隊應該為其 Kanban 看板流程設定明確的規則和政策,例如何時移動卡片,如何確定 WIP 限制,以及如何處理阻塞問題。

例如,團隊可以在工作任務的開始就明確:只有當一個任務完全完成並已經過測試,才能將其卡片移動到「已完成」列。

持續改進思維

Kanban 鼓勵團隊進行持續學習和改進。這可能涉及定期的回顧會議,讓團隊一起檢視看板,討論什麼運作良好,什麼需要改進,並根據學習結果調整Kanban 看板流程和政策。

kanban看板管理的核心元素持續改進思維圖表檢視
來源:Sprint management with monday dev – Support

這些核心思維和方法共同提供了靈活而有效的Kanban 看板管理方式來管理工作流程,讓團隊可以迅速地適應變化,並隨時專注於最重要的工作項目。

掌握這些方法,不僅可以提升你的專案管理能力,也可以幫助你的團隊提高生產力,更好地適應變化,並持續提高工作能力。

Kanban 看板管理流程步驟

以下是實施 Kanban 管理的五個基本步驟:

確定你的工作流程階段

在開始前,你需要先確定你的工作流程。基本的工作流程可能包括「待處理」、「進行中」和「已完成」這三個階段,但你可以根據你的特定需求來調整。

例如,你可能需要添加「待審核」或「已驗證」等階段。

kanban看板管理流程步驟確定工作流程階段
來源:开始构建敏捷工作流| Atlassian

創建看板

看板是 Kanban 方法的核心。你可以在白板上創建一個實體看板,或使用軟體(如 Trello 或 Jira)來創建一個虛擬看板。每一個工作流程階段都應該在看板上有一個專用的區域或列。

kanban看板管理流程步驟創建看板
來源:Board View in ClickUp™

使用/創建卡片表示工作項目

每一個工作項目都應該有一張卡片來表示。卡片應該包括所有必要的信息,如工作項目的描述、負責人、截止日期等。

kanban看板管理流程步驟使用創建卡片表示工作項目
來源:The Kanban View – Support

在實體看板中,你可以使用便利貼或索引卡;在虛擬看板中,每個卡片會是一個可編輯的數據單元。

在看板上安排/編輯卡片

當你創建了卡片,就可以將它們安排在看板的適當區域或列中。所有的工作項目都應該從「待處理」區域開始,然後隨著它們的進展,移動到其他階段。

kanban看板管理流程步驟在看板上安排編輯卡片
來源:The Kanban View – Support

開始推動工作項目進行(工作量安排)

現在你已經設置好了你的 Kanban 看板系統,可以開始使用它來管理工作流程了。團隊成員應該定期檢查看板,並根據需要將卡片從一個階段移動到下一個階段。

重要的是要限制在「進行中」階段的工作量,以防止過度生產和混亂。

你可以前往看板配置的「欄」部分來配置看板的欄限制,並在這裡設置每一欄的上限和下限,如下圖所示:

kanban看板管理流程步驟開始推動工作項目進行(工作量安排)
來源:通过 Jira Software 了解看板

如果你的「選擇上用於開發」或「正在進行」欄中有超過10項事務,則欄頂部會顯示為紅色:

kanban看板管理的步驟流程看板配置的「欄」限制上限和下限
來源:通过 Jira Software 了解看板

通過這些步驟,你可以開始使用 Kanban 看板管理來提高你的工作效率和產出。不過,Kanban 是一種持續改進的方法,你應該定期回顧你的系統,並根據需要進行調整。

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Clickup

ClickUp 是一款全功能的專案項目管理工具,提供了多種不同的視圖,包括列表視圖、看板視圖、日曆視圖和 Gantt 甘特圖視圖,以適應不同的工作風格和需求。

它還提供了一系列的產品生產力工具,如文件共享、時間跟蹤和內置的聊天功能等。ClickUp 的免費版本非常強大,包括無限的任務和使用者,以及許多基本功能。

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來源:Board View in ClickUp™

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Monday.com

Monday.com 作為多功能的專案管理平台,提供了多種不同的視圖,如列表視圖、看板視圖、時間線視圖和 Gantt 甘特圖視圖。它的強大之處在於其自定義性和靈活性,你可以根據你的工作流程來設定和調整每個視圖。

此外,Monday.com 還提供了許多自動化和集成選項,以幫助你節省時間和減少手動工作。你還可以免費試用Monday.com 的各項功能。

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來源:The Kanban software to handle any workflow

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Notion

Notion 是一個全面的協作平台,提供了筆記數據庫看板和任務管理等功能。每個頁面都可以根據需要自定義,並且可以包含多種類型的內容塊,如文本、列表、看板和嵌入的文件。

Notion 的強大在於其靈活性和自定義性,可以根據團隊的特定需求來配置。Notion 的免費版本對於個人使用者已經完全足夠使用,團隊使用者如果想要更多功能則需要付費。

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來源:Notion

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Jira

Jira 是由 Atlassian 公司開發的一款強大敏捷專案管理工具,專為軟體開發團隊設計,具有專業看板功能,並提供了詳細的報告和度量工具,使團隊能夠追蹤項目進度、識別瓶頸並優化工作流程。

此外,Jira 還可以與 Atlassian 的其它工具(如 Confluence 和 Bitbucket)無縫集成,進一步提高團隊的生產力。Jira 對於少於 10 人的團隊提供了免費版本。

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來源:面向软件团队的敏捷项目管理工具| Atlassian

Trello

Trello 是一款簡單直觀且用戶友好的視覺化工具,讓你可以通過看板的形式來管理項目和任務。在 Trello 中,你可以為每個項目創建一個看板,並在看板上創建多個列表,代表工作流程的不同階段,如「待處理」、「進行中」和「已完成」。

每個列表中又包含多個卡片,每張卡片代表一個任務。你可以在卡片中添加描述、標籤、附件,並將其分配給特定的成員。

Trello 的免費版已經非常強大,但如果你需要額外的功能或集成,你也可以選擇升級到其商業版。

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來源:Workspace Views: Custom View of Work Across Multiple Boards | Trello

以上五個看板工具都有自己的特色和優勢,你可以根據你的需求來選擇最適合你的工具:

  • 團隊大小:一些工具(如 Jira)對於小型團隊提供了免費版本,但對於大型團隊則需要付費。
  • 功能需求:你可能需要某些特定的功能,如 Gantt 甘特圖視圖、時間跟蹤或者專為軟體開發設計的功能。你應該確保你選擇的工具提供了你需要的功能。
  • 集成需求:如果你的團隊已經使用了一些其他的工具(如 Slack、Google Drive 或 GitHub),你應該確保你選擇的看板工具可以與這些工具集成。
  • 預算:雖然這些工具都提供了免費版本,但如果你需要更多的功能或容量,你可能需要選擇付費版本。你應該考慮你的預算,並查看每個工具的價格與所提供的價值。

【進階技巧】如何提升Kanban 看板管理能力?

設定和調整 WIP 限制

工作進行中(Work In Progress,WIP)限制是 Kanban 方法的一個重要部分,其目的是防止過度生產和混亂。WIP 限制應該根據團隊的能力來設定,常見的策略是開始時設定一個寬鬆的限制,然後逐漸縮小,直到找到一個可以在保持流動性的同時最大化效率的數字。

如果你發現某個階段的卡片經常堆積起來,那麼可能需要降低該階段的 WIP 限制。這樣可以防止團隊在未完成的工作項目上分散注意力,並鼓勵他們專注於將現有的工作項目推進到下一個階段。

利用看板追蹤專案進度

看板提供了一個視覺化的方式來追蹤專案的進度。你可以快速地看到哪些工作項目正在進行,哪些已經完成,以及哪些還在等待。此外,你也可以看到工作項目在工作流程中的位置,這可以幫助你估計它們完成的時間。

如何提升Kanban 看板管理能力利用看板追蹤專案進度
來源:Workspace Views: Custom View of Work Across Multiple Boards | Trello

如果你使用的是數位看板,你可能還可以利用內建的報表和分析工具來獲取更多的信息。例如,你可能可以看到工作項目的平均流動時間,或者看到專案的累計流程圖,如下圖所示:

如何提升Kanban 看板管理能力利用看板追蹤專案進度流程圖報表
來源:通过 Jira Software 了解看板

識別和解決工作流程中的瓶頸

如果你發現某個階段的卡片經常堆積起來,這可能表明該階段是工作流程中的一個瓶頸。為了解決這個問題,你可能需要找出導致緩慢的原因。

可能的原因包括資源不足、技能匹配度不高或者過程不清晰。一旦你找到了問題的原因,你就可以採取措施來解決它。

可能的解決方案包括增加資源、提供培訓或者改進過程。在這個過程中,持續改進和學習是至關重要的。你應該定期回顧你的工作流程並調整你的策略,以確保你的 Kanban 看板系統可以有效地支持你的團隊。

如何提升kanban看板管理能力識別和解決工作流程中的瓶頸
來源:Workspace Views: Custom View of Work Across Multiple Boards | Trello

Kanban 看板在不同領域的應用

Kanban 看板作為一種流程可視化的方法工具,最初在豐田的製造線中使用,用於管理和改進工作流程。現在,Kanban 已被廣泛應用於許多不同的領域和行業,包括軟體開發、人力資源、市場營銷等。

Kanban 在軟體開發的應用

在軟體開發中,Kanban 通常用於管理工作流程,尤其是在敏捷開發團隊中。Kanban 看板通常包含多個列表,每個列表代表工作流程的一個階段(例如「待處理」、「進行中」、「測試」和「完成」)。

每個任務或工作項目都被表示為一張卡片,並隨著其在工作流程中的進展而在看板上移動。

Kanban 的主要優點是它提供了一個可視化的工作流程,使團隊成員可以清楚地看到所有的任務和它們的狀態。此外,Kanban 還能幫助團隊識別瓶頸,並優化工作流程,以提高效率和生產力。

Kanban 看板在不同領域的應用軟體開發人力資源HR市場行銷營銷marketing
來源:Jira 看板

Kanban 在其它領域(如人力資源、市場營銷等)的應用

除了軟體開發,Kanban 也被廣泛應用於其他領域。

  • 人力資源:HR 團隊可以使用 Kanban 管理招聘流程。例如,看板的列表可能包括「待審核的簡歷」、「初次面試」、「第二次面試」、「提供職位」和「完成」等階段。這不僅可以幫助 HR 團隊跟蹤每個候選人的進度,還可以讓團隊成員清楚地了解每個階段有多少工作需要完成。
  • 市場營銷:市場營銷團隊可以使用 Kanban 管理各種營銷活動和項目,例如內容創作、社交媒體策略、活動策劃等。看板可以幫助團隊跟蹤每個活動或項目的狀態,並確保所有的工作都按計劃進行。
  • 客戶服務:客戶服務團隊可以使用 Kanban 跟蹤客戶問題的解決狀況。每個問題都可以作為一張卡片,並在「新問題」、「處理中的問題」和「已解決的問題」等列表之間移動。

總的來說,無論在哪個領域,只要涉及到需要管理和跟蹤的流程或項目,Kanban 看板都可以提供有效的幫助。

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關於Kanban 看板管理的常見問題(FAQs)

看板管理系統 (Kanban) 是一種流行的工作流程管理方法,旨在最大化效率,降低浪費,並實現持續改進。以下是有關看板管理的一些常見問題(FAQs):

什麼是 Kanban 看板?

Kanban 看板是一種視覺化的工作流程管理工具,源於日本的豐田生產系統。Kanban 系統使用卡片、欄位和其他視覺元素顯示工作的進度,以幫助團隊更好地理解工作流程並找出效率低下的地方。

為什麼要使用 Kanban?

Kanban 可以提高團隊的透明度和生產率。通過使工作流程可視化,每個人都可以看到工作的進展,進而更好地協調他們的工作。

Kanban 和 Scrum 有什麼區別?

雖然 Kanban 和 Scrum 都是敏捷方法,但它們的焦點有所不同。Scrum 是基於迭代的,團隊在固定長度的 Sprint 中工作,而 Kanban 則強調持續流動的工作流程。Scrum 擁有更多的規定(如每日站立會議和 Sprint 規劃會議),而 Kanban 更靈活,可以隨時添加或移除任務。

如何實施 Kanban?

實施 Kanban 通常包括以下步驟:確定工作流程的階段,創建一個看板來表示這些階段,使用卡片來表示工作項目,並將這些卡片按照其在工作流程中的位置放在看板上。然後,團隊可以開始從一端的階段推動工作項目,直到它們達到工作流程的另一端。

什麼是 WIP 限制?

WIP(Work In Progress)限制是 Kanban 系統的一個重要元素。它限制了在特定階段可以進行的工作數量,這有助於防止工作過度堆積和保證質量。

Kanban 是否只適用於軟體開發?

不是。雖然 Kanban 在軟體開發和 IT 服務管理中廣泛使用,但其實任何需要管理工作流程的領域都可以使用 Kanban。例如,人力資源、銷售、市場營銷、生產和供應鏈等領域都可以受益於 Kanban 的概念。

Kanban 可以解決所有的生產問題嗎?

不會。Kanban 看板是一種強大的工具,可以幫助團隊更好地理解他們的工作流程並找出改進的地方,但它並不能自動解決所有問題。團隊仍需要致力於持續改進,並且可能需要結合其他工具或策略來解決特定的問題。

Kanban 看板管理適合所有的項目和團隊嗎?

Kanban 的靈活性使其可以適用於不同類型的項目和團隊。然而,它可能更適合於需要頻繁交付,並且變更可能隨時發生的項目。對於需要長期規劃和穩定的項目,其他的專案管理方法可能更為適合。

如何有效地使用 Kanban 看板?

有效地使用 Kanban 看板的關鍵在於持續的檢查和調整。團隊應定期檢查看板,確定是否有任何瓶頸或延誤,並根據需要調整 WIP 限制或工作流程。看板應該是動態的,能夠反映團隊的實際工作狀態。

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