【WBS 是什麼】六步輕鬆學會工作結構分解 | 附WBS範例解析！

在專案管理中，有許多工具可以幫助專案經理和團隊有效地規劃、執行和控制專案，其中，工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）發揮著非常重要的作用。WBS可以將一個龐大且複雜的專案分解成更小、更易於管理的部分，讓專案團隊能夠更有效地規劃工作並監控專案進度。

那麼，WBS到底是什麼？它又該如何被適當地應用在專案管理中呢？接下來，讓我們一起深入探討WBS具體層次分析，並透過範例分析來一起學習如何使用WBS！

WBS 是什麼？WBS 意思 | WBS是什么

首先最重要的事情是釐清什麼是WBS、WBS意思的具體含義和組成。工作分解結構（Work Breakdown Structure 中文，簡稱WBS）是在專案管理中常用的工具，用於將複雜的專案分解成更小、更容易管理的部分。

WBS基本上是一種樹狀結構，展示了專案的主要交付物，以及為了完成這些交付物所需的各種任務和活動。

WBS的主要目的是提供一種計劃方法，讓專案經理和團隊可以更有效地規劃、排程、分配資源、追蹤和控制專案。透過將專案分解為更小的部分，WBS可以幫助專案團隊更清晰地理解專案的範圍和複雜性，並可以更容易地識別和管理專案的風險和問題。

何謂WBS：WBS包含了哪些內容？

既然WBS 是將工作分解為小的工作，那麼專案WBS（Project WBS） 的主要組成部分有哪些呢？往下看，你會有一個較為全面的了解~

• 專案交付物：這些是專案的最終產品或結果，例如一款新的軟體系統，某個建築物，或者一項研究報告。
• 工作包：這些是為了產生專案交付物所需的具體工作或任務。每個工作包都應該足夠小，以便可以被單獨規劃、執行和控制。
• 工作活動：這些是需要執行的具體步驟或活動，以完成工作包並產生專案交付物。
• 任務擁有者：明確指定每個任務的負責人，確保責任落實到個人，避免混亂和推諉。
• 任務預算：為每個任務分配相應的資源和預算，確保資源有效利用，避免浪費。
• 完成日期：設定每個任務的截止日期，確保專案按時完成，並方便進度追蹤。
• 任務狀態：定期更新任務的進度和狀態，便於監控和管理，及時發現問題並解決。

上面的三個專案交付物、工作包以及工作活動是WBS中必須要標註出來的重要內容，而下面的任務擁有者、任務預算、完成日期和任務狀態則是在WBS中需要你額外註解好，可能會以批註或者是筆記的方式存在WBS中，未必需要展示到WBS工作分解表範例圖中，不然會顯得資訊過多過雜，千萬要記住這一點哦~

專案管理WBS工作分解結構的用途

工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱 WBS）用於將複雜的專案分解為更小、更易於管理的任務或工作包，其用途有很多：

• 提高理解與溝通：WBS 以視覺化的方式呈現專案的所有組成部分，幫助團隊成員、持份者和專案經理更好地理解專案的範疇和需求。
• 助於規劃：WBS 可以作為製定專案計劃的基礎，包括時間排程規劃、資源規劃、費用預算等。它可以幫助專案經理確定需要完成的具體任務和相關的資源需求。
• 監控與控制：WBS 是衡量專案進度並確保專案按計劃進行的重要工具。通過與每個工作包關聯的時間和成本信息，專案經理可以追蹤並控制專案的進度和費用。
• 風險管理：WBS 也可以用於風險管理。通過將專案分解為更小的部分，可以更容易地識別和管理可能的風險。
• 品質管理：每個工作包的完成可以作為品質檢查的機會。這樣可以確保專案的每一部分都符合品質標準，從而提高整體專案的品質。

總的來說，WBS 是強大的專案管理工具，能夠幫助專案經理和團隊更有效地規劃、執行、監控和控制專案。

延伸閱讀 → 【專案規劃】分配資源、安排時間怎麼做？一文掌握專案規劃！

WBS 工作分解結構 4大 類型解析

那麼在專案管理中，WBS有哪些類型呢？哪種類型的WBS你可以使用？下面我們就一起來看看這四大類型都有哪些，你的工作又可以對應上哪種類型吧！

交付物導向的WBS（Deliverable-Oriented WBS）

這種類型的WBS以專案的交付物為導向，而非具體的工作或活動。它首先確定專案的主要交付物，然後將每個交付物分解成子交付物或工作包，直到達到足夠的細節級別。這是最常見的WBS類型，並且被廣泛推薦用於大多數專案。

活動導向的WBS（Activity-Oriented WBS）

與交付物導向的WBS不同，活動導向的WBS以專案的工作或活動為導向。這種類型的WBS可能對於那些重複性的或操作導向的專案更有效，但是它的主要風險可能是會忽略一些必要的交付物。

組織導向的WBS（Organization-Oriented WBS/Responsibility-Oriented WBS）

這種類型的WBS以專案組織或參與者為導向。它首先確定參與專案的主要組織或團隊，然後為每個組織或團隊指定專案交付物和工作包。這種類型的WBS可能對於那些有明確的組織結構或責任分配的專案更有效。

混合型的WBS（Hybrid WBS）

這種類型的WBS結合了上述的不同類型，以適應特定專案的需求。例如，我們創建WBS結構時可以首先將交付物作為導向來分解專案，然後為每個交付物指定負責的組織或團隊。

選擇哪種類型的WBS取決於專案的性質、專案經理的風格、以及組織的標準和偏好。不論哪種類型，WBS的主要目的都是為了幫助專案經理和團隊更有效地規劃、執行和控制專案。

WBS 工作分解結構的 3 個層次

工作分解結構 (WBS) 無固定的層次數量，具體層次數量取決於專案的規模和複雜度。不過，為了方便理解，我們可以將WBS工作結構分為三個主要層次：

第一層：專案層

最高層也就是整個專案，屬於摘要級別，代表了專案的總體目標和範圍。例如，如果你正在建設一個新的商業建築，這一層可能簡單地被標記為「新商業建築專案」。

第二層：主要交付物或階段

在第二層，專案被分解為主要的交付物或階段。這可能包括專案的主要組件或階段，每個組件或階段都有自己的目標和要求。在商業建築的例子中，這一層可能包括「設計」、「施工」，和「專案關閉」。

第三層：工作包

在第三層，每一項主要交付物或階段被分解為工作包。這些是具體的工作或任務，需要被完成以產生交付物或達成階段的目標。例如，「設計」階段可能被分解為「建築設計」、「電氣設計」和「管道設計」。

WBS專案管理第四層及以下（任務）

在第四層及以下，工作包可能被進一步分解為更細的專案流程任務。這些任務是具體的步驟或活動，需要執行以完成工作包。例如，「建築設計」工作包可能被分解為「初步設計」、「詳細設計」和「設計審查」。

優秀的WBS應該足夠詳細，以確保專案的每一部分都可以被有效地規劃、執行和控制，但也要避免過度分解，以免增加不必要的管理負擔和複雜性。最佳的層次數量和細節程度取決於專案的規模、複雜度以及管理團隊的需求和偏好。

專案管理 WBS在其中的重要作用

在正式進入到WBS的創建環節之前，我們再來了解一下WBS的在專案管理中的重要作用，這樣子你就會了解為什麼這麼多專案人使用它來管理專案了，下面的教學也會看得更加輕鬆一些：

• 明確定義專案範圍：WBS 可以幫助專案團隊明確定義和理解專案的範圍。每個工作包都是專案範圍的一部分，因此，WBS提供了專案需求和交付物的完整列表。
• 有效規劃專案：WBS 是專案規劃的基礎。它可以幫助專案團隊確定需要完成的工作，從而能夠確定所需的資源、時間和成本。
• 分配責任：WBS 使得專案經理可以清楚地指派責任。每個工作包都可以指派給對應的團隊成員或小組，從而確保所有的工作都有負責人。
• 追蹤和監控專案：WBS 以用來追蹤和監控專案進度。專案經理可以比較每個工作包的實際進度與預期進度，並且根據需要進行調整。
• 降低風險：WBS 可以幫助專案團隊識別和管理專案風險。通過將專案分解為較小的部分，可以更容易地識別可能的風險和問題。
• 提供溝通工具：WBS 作為視覺工具，可以幫助專案團隊、客戶和其他利益相關者理解專案的範圍和進度。這有助於確保所有人都對專案有共同的理解和期待。

也正是因為上面這些理由，WBS 是專案管理的基本工具，對於專案的成功至關重要。

六步創建WBS 工作分解結構！

接下來就到這篇文章重中之重了，就是創建工作分解結構！通常這個步驟都會被拆解為6步，我們在這裡也通過六個簡單的步驟，教你如何做好這項工作~

第一步：定義專案目標和範圍

在開始創建WBS之前，首要的步驟是明確定義你的專案目標和範圍，這個目標是需要符合SMART 目標的，也要是可衡量的KPI，這樣子在後期才會更加方便追蹤。

這會包括專案的主要交付物，以及完成這些交付物所需的各種任務。你也需要確定專案的關鍵成功因素，這是衡量專案成功的標準。

第二步：識別主要專案階段和交付物

將你的專案分解成主要的階段或交付物。這個階段可能會根據你的專案類型而有所不同。例如，如果你正在開發一款新的軟體應用，你可能會有「需求收集」，「設計」、「開發」、「測試」和「部署」等階段。

第三步：細分工作包和任務

接著，將每個階段或交付物分解成更小的工作包或任務。這些應該是可以獨立完成的工作單位。例如，「需求收集」階段可能會被分解成「識別利益相關者」、「設計問卷」、「進行訪談」等任務。

第四步：創建WBS圖

使用工具（如 ClickUp、monday.com、Notion、Microsoft Project、Excel，或任何其他專案管理軟體工具）創建WBS圖。這個圖應該呈樹狀結構，專案作為樹的根，然後是主要的階段或交付物，然後是工作包，最後是個別的任務。

第五步：分配責任

為每個工作包和任務分配責任。這通常涉及確定每個任務的所有者或負責人，他們將負責該任務的完成。

第六步：評估和驗證WBS

最後，你需要評估和驗證你的WBS。這意味著確保每個任務都被包括在內，並且所有的任務都明確地對應到一項交付物或目標。你也需要確認你的WBS與專案範圍和目標保持一致，並且所有的利益相關者都對其有共識。

創建WBS時的重要原則之一為「100%規則」。這個規則指的是你的WBS應該包括專案範圍的100%，這意味著所有的工作和任務都應該在WBS中有所反映。如果有任何工作沒有包括在WBS中，那麼這些工作就不應該在專案中進行，因為它們不屬於已定義的專案範圍。

• 100%規則：WBS應該包括專案範圍的100%，包括所有的工作和交付物。不在WBS中的工作不應該在專案中執行。
• MECE原則：WBS的每一層應該是互相排斥的（Mutually Exclusive），並且集合起來就是完整的（Collectively Exhaustive）。這意味著每一項工作只應該在WBS中出現一次，並且所有的工作加起來就是整個專案。
• 工作包的規模：每個工作包應該足夠小，可以被單獨規劃、執行和控制。不過，也要避免過度分解，以免增加不必要的管理負擔和複雜性。

WBS 與專案管理中實用工具的結合

在專案管理中，沒有工具，或者說分析方法是可以獨立在其他的方法之外的，WBS也不例外，這些方法共同將專案Push到完美的境地，在大部分的情境之下都要共同使用。

接下來我們就看看WBS是怎麼和時間軸、甘特圖等超強工具相結合，產生火花的吧~！

WBS 時間軸 相結合 | WBS 工具

工作分解結構（Work Breakdown Structure, WBS）和專案管理時間軸在專案管理中經常一起使用，這兩者的結合對於專案的成功執行有著重大意義。WBS與專案管理時間軸協同工作的主要優點為：

• 專案視覺化：通過WBS，我們可以將大型專案分解為更小、更可管理的任務。這些分解後的任務然後可以在時間軸上安排和視覺化，讓專案團隊能夠輕鬆理解專案的流程和期限。
• 更好的計劃和調度：WBS提供了專案的結構，讓專案經理能夠確定各任務之間的依賴關係。當這些依賴關係已知後，這些任務就可以在時間軸上順序排列，以確保專案按照計劃進行。
• 提高溝通效率：WBS和時間軸都可以作為溝通工具，幫助團隊成員、利益相關者和客戶理解專案的範疇和進度。這令各方能夠對專案有共同的理解，從而提高團隊合作的效率。
• 監控和控制專案進度：WBS和時間軸的結合也對專案的監控和控制非常有用。透過比較時間軸上的實際進度與計劃進度，專案經理可以及時識別到可能的問題或延遲，並採取相應的措施來調整專案計劃。

總的來說，WBS和專案管理時間軸結合使用，可以提供一個全面、結構化且易於理解的專案框架，從而廣泛提高專案管理的效率和效果。

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WBS 甘特圖 相結合

當 WBS甘特圖結合使用時，它們可以提供更深度的專案視覺化和更有效的專案進度控制：

• 資源分配的明確化：WBS 把大型專案分解成小型、易於管理的任務，這讓專案經理能夠更清楚地分配資源。甘特圖則能清楚顯示每項任務的時間安排，這樣專案經理就能視覺化較為繁重的任務，並確保有足夠的資源供這些任務使用。
• 提升團隊的參與度：由於甘特圖可視化了專案的時間表，團隊成員可以看到他們的任務在整個專案中的位置，也能看到他們的工作如何影響整個專案的進度。這能提高他們對專案的投入，並增加他們對達成專案目標的責任感。
• 促進跨部門或跨團隊的協調：WBS 與甘特圖的組合可以清楚顯示專案的各個部分以及這些部分之間的相互依賴關係。這可以幫助不同的部門或團隊理解他們的工作如何與其他部分相關，並協調他們的工作以達到專案的整體目標。
• 更有效地處理變更請求：變更請求是專案管理中的常見情況。通過 WBS 和甘特圖，專案經理可以更容易地評估變更請求如何影響專案的範疇、時間表和資源，並對專案計劃進行適當的調整。

總的來說，WBS 和甘特圖的組合為專案提供了一種結構化、視覺化並且能夠靈活應對變化的管理框架。

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WBS 行事曆 相結合

工作分解結構（WBS）和專案管理行事曆的結合使用可以提供許多優勢，幫助專案管理更加有效率。

• 明確的專案規劃與進度追蹤：通過將專案分解為更小的任務（WBS），並將這些任務添加到專案管理行事曆中，專案經理和團隊成員可以更清楚地了解專案的整體進度，並有效追蹤每個任務的進度。這樣，每個人都可以清楚地知道他們的責任和期限，從而提高專案的透明度和責任。
• 資源管理和分派：專案管理行事曆可以幫助專案經理更有效地分派資源。每個工作包在行事曆中都有明確的開始和結束日期，從而令專案經理可以看到何時需要更多的資源，並提前做出安排。
• 風險和問題的識別：通過使用WBS和專案管理行事曆，專案經理可以更早地識別出潛在的風險和問題。例如，如果某項關鍵任務的完成日期推遲，這可能會影響到其他相關任務的進度。專案經理可以提前識別這些問題，並制定應對策略，以減少專案延遲的風險。
• 促進團隊協作：專案管理行事曆為團隊提供了一個共享工作空間，讓每個人都可以看到整個專案的進度和他們的工作如何影響整體專案。這有助於提高團隊的協作效率，並確保每個人都朝著共同的目標努力。

總的來說，工作分解結構（WBS）和專案管理行事曆的結合使用，可以提供全面的視角來規劃、執行和監控專案，從而提高專案的成功率。

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WBS 專案管理看板kanban 相結合

WBS（工作分解結構）和Kanban看板是專案管理中兩個重要的組件，當它們一起使用時，可以提供許多的好處。

• 提高可視化：Kanban看板可以讓工作流程變得可視化，每個人都可以清楚地看到整個專案的進度，知道哪些任務正在進行，哪些已經完成，哪些在等待進行。而WBS則是將專案分解成許多容易管理的小任務或活動。當WBS與Kanban結合，每個小任務都可以在看板上以卡片的形式呈現，這樣就能讓團隊更好地理解專案的全貌以及各自的責任。
• 促進迭代進行：使用Kanban看板將專案分為一系列的階段或列，如「待辦」，「進行中」和「已完成」。當一項任務從上一階段移動到下一階段時，這種視覺表示可以幫助團隊看到專案的進展。同時，由於WBS令專案分解為更小的部分，這有助於團隊以迭代的方式工作，專注於一項或幾項任務，而不是整個專案。
• 提高生產力和效率：由於WBS與Kanban結合可以讓團隊清楚看到哪些任務需要優先處理，從而更好地分配資源和時間，這將有助於提高生產力和效率。此外，Kanban的限制進行中的工作數量（WIP限制）可以防止團隊超負荷工作，並確保工作流程順暢。

因此，WBS和Kanban看板的結合可以提供專案的結構和可視化，從而使專案管理變得更有效和高效。

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【WBS範例下載】創建WBS 工作分解結構

那麼上面看了這麼多的內容，我們接下來的部分就看看有什麼專業高效的專案管理工具，可以同時利用它們的時間軸、甘特圖、行事曆、看板等功能配合創建工作分解結構（WBS）！

monday.com-WBS表

monday.com是一個全功能的專案管理平台，可以通過它彈性看板來創建和視覺化 WBS。每個工作包可以作為一項任務添加到看板中，並且可以定義其屬性，如負責人、狀態、優先級等。此外，你還可以通過它內建的甘特圖和時間線視圖來視覺化你的專案計劃。

monday.com 包含了時間軸和甘特圖功能，可以用來視覺化專案的進度和任務間的依賴關係。你可以先通過其看板功能創建 WBS，將每個工作包作為一項任務添加到看板中，然後再使用其甘特圖或時間軸功能來排程這些任務。此外，你還可以通過其行事曆功能來查看和追蹤任務的截止日期。

如果你對看到這裡，對monday.com的功能感興趣的話，實不相瞞它確實是一款非常強大的軟體，所以為你讓你可以迅速上手，我們還寫了另外的一篇教學文章來介紹monday.com~

延伸閱讀：Monday.Com 好用嗎？專案管理功能實測｜個人使用評價分享！

ClickUp：WBS工具

ClickUp 是一款強大的專案管理工具，提供了多種方式來創建和視覺化 WBS，包括列表、看板、甘特圖和時間線等，你可以通過子任務和檢查清單來進一步細分你的工作包。

ClickUp 提供了列表、看板、甘特圖和時間線等多種視覺化方式，可以用來創建和管理 WBS。你可以先通過其列表或看板功能創建 WBS，然後再通過其甘特圖或時間線功能來排程和視覺化這些任務。

對ClickUp感興趣嗎？感興趣的話就直接點下面的連結了解更多！

延伸閱讀：ClickUp是什麼？最全ClickUp 教學，多視圖看板+甘特圖！

Notion WBS

WBS Notion 同樣是一款強大的組織協作工具，讓你創建和管理自己的 WBS。你可以創建新頁面用來代表你的專案，然後在該頁面下創建子頁面來代表各個工作包。每個頁面可以包含任務、筆記、檔案等資訊。你也可以通過其數據庫功能來創建自定義的任務排程和追蹤系統。

需要注意的是，下面這款WBS模板是要付費的哦~因為在台灣有許多小夥伴已經習慣了使用Notion這款軟體，所以我們在這裡也對Notion 做了一個推薦，讓你可以不用到處切換軟體去操作啦~

如果你沒用過Notion的話，其實蠻可惜的，因為它的功能真的強大到誇張，現在甚至可以直接將你的筆記以網頁的形式分享給別人了，別人甚至不用下載軟體或者PDF，直接點開就能看~所以如果你有興趣的花，可以看看我們的延伸閱讀哦，那裡對Notion有超級全面的介紹：

• 【Notion 教學】3分鐘上手Notion 筆記軟體｜最新最全！
• 【Notion 專案管理】解鎖Notion Projects必用功能｜最全面教學
• 【Notion 模板】最全Notion免費模板推薦，點擊即用！

Miro-工作分解表

Miro是一款專業的線上協作白板工具，可以用來創建和分享 WBS。它的無窮畫布讓你可以自由地擴展你的 WBS，並且你可以通過其豐富的圖形和註解工具來製作你的 WBS。

你也可以使用其豐富的圖形和註解工具來創建 WBS，然後將其與其他專案管理工具（如 Notion或 Trello）結合使用，來排程和追蹤你的任務。

同樣的，Miro的其他功能也是十分強大的哦，下面的連結會有更詳細的資訊介紹！

延伸閱讀：【Miro 教學】免費線上白板，便利貼+心智圖，遠距協作必備！

這些工具都有各自的特點，你可以根據自己的需求和偏好來進行選擇。無論你選擇哪一款工具，都要持續更新你的 WBS 以反映專案的最新狀態，並與團隊成員共享，以確保每個人都明白他們的任務和責任。

這些工具的時間軸、甘特圖、行事曆和看板功能都可以用來視覺化你的 WBS 和專案計劃，並幫助你更好地管理和追蹤你的任務。

WBS範例分析/WBS工作分解圖/工作分解結構WBS示例

在文章的末尾部分，我們來了解一個具體的工作分解結構例子——網站開發。讓我們簡單來了解一下，如果要開發網站的畫，這個專案 WBS應該要怎麼寫才對~

WBS 範例/WBS範本：開發一個新網站

在這個案例中，我們要開發一個新的公司網站，那麼其 WBS 結構範例為：

開發新網站

1.1. 專案計劃

1.1.1. 建立專案計劃

1.1.2. 獲得核准

1.2. 需求分析

1.2.1. 收集需求

1.2.2. 編寫需求規格

1.2.3. 獲得核准

1.3. 網站設計

1.3.1. 建立網站架構

1.3.2. 設計界面

1.3.3. 獲得核准

1.4. 網站開發

1.4.1. 編寫程式碼

1.4.2. 建立資料庫

1.5. 運行測試

1.5.1. 執行單元測試

1.5.2. 執行整合測試

1.5.3. 執行使用者驗收測試

1.6. 部署

1.6.1. 部署到生產環境

1.6.2. 進行性能測試

1.7. 專案結束

1.7.1. 評估專案結果

1.7.2. 編寫專案報告

這個 WBS 將專案分解為七個主要的組件或階段：專案計劃、需求分析、設計、開發、測試、部署和專案結束。每個主要組件又被進一步分解為更細小的任務。

WBS和專案管理工具甘特圖的區別

在文章的最最後，還有最後一個要提醒你的小tip，就是你可能會搞混WBS和Gantt，但這兩者是截然不同的，千萬不要弄錯了！下面我們通過一個表格來具體了解兩者的區別：

區別	工作分解結構 (WBS)	甘特圖 (Gantt Chart)
定義	WBS 是視覺工具之一，用於將專案分解為更小、更易於管理的部分或工作包。	甘特圖是專案規劃和排程工具，繪製了專案的各個任務以及它們的開始和結束日期。
主要目的	WBS 的主要目的是定義和組織專案的所有組成部分，以確保所有的工作都被包含在內。	甘特圖的主要目的是視覺化專案的時間規劃，包括各個任務的開始和結束日期，以及任務之間的依賴關係。
呈現方式	WBS 通常以樹狀圖的形式呈現，每個節點代表一個工作包或任務。	甘特圖以橫條圖的形式呈現，每條橫條代表一項任務，橫條的長度表示任務的持續時間。
時間因素	WBS 本身並不包含時間因素，它主要關注的是專案的「工作內容」，而不是「時間」。	甘特圖的核心就是時間，它顯示了各個任務的排程和持續時間，以及任務之間的依賴關係。
依賴關係	WBS 並不直接表示任務之間的依賴關係。	甘特圖可以明確表示任務之間的依賴關係，例如，某項任務必須在另一項任務完成後開始。

雖然 WBS 和甘特圖有很大的區別，但他們都是專案管理的重要工具，並且經常一起使用。例如，你可以首先使用 WBS 來定義和組織專案的所有任務，然後使用甘特圖來排程這些任務並視覺化專案的時間規劃。

結語

透過本文的介紹，相信你已經對WBS（工作分解結構）有了更深入的了解。掌握了這一工具，不僅能夠讓你的專案管理更加有條不紊，也能提升整體效率。下一次當你面對龐大而複雜的專案時，不妨試試應用WBS，將專案分解成小部分，逐步完成目標。

希望這篇文章能對你有所幫助，如果有任何疑問或需要進一步討論，不要害羞，訂閱我們的網站或者給我們留言，我們會盡力幫助你的~好了，就說到這了，我們下篇文章再見吧！

關於WBS (工作分解結構) 的常見問題（FAQs）